Bingung dengan ERP, akuntansi, inventory, gudang, logistik, pengadaan dan CRM?
Anda bukan satu-satunya.
Banyak pemilik bisnis menggunakan satu nama sistem untuk menjelaskan banyak masalah berbeda. Terkadang semuanya disebut ERP. Terkadang semuanya dimasukkan ke AutoCount. Terkadang CRM berarti daftar pelanggan. Terkadang gudang dan inventaris diperlakukan sebagai hal yang sama.
Kebingungan ini normal karena alur kerja ini saling terhubung. Tapi keduanya tidak sama.
- Pahami Alur Kerja Saya*
# Anda tidak terjebak karena Anda tidak memahami perangkat lunak
Anda terjebak karena istilah perangkat lunak sering kali digunakan terlalu longgar.
Vendor mungkin mengatakan ERP. Seorang akuntan mungkin mengatakan sistem akuntansi. Gudang mungkin mengatakan inventaris. Penjualan mungkin mengatakan CRM. Operasi mungkin mengatakan logistik.
Setiap orang menggambarkan bagian dari bisnis.
# Penjelasan praktis
# Sistem akuntansi
Ini mencatat transaksi keuangan: faktur, pembelian, pembayaran, pajak, rekening, dan laporan keuangan.
Bagi banyak perusahaan Indonesia, AutoCount merupakan tulang punggung akuntansi yang penting.
# Sistem inventaris
Ini melacak stok apa yang ada, berapa banyak yang tersedia, dan bagaimana jumlah stok berubah.
Jawaban inventaris: apa yang kita miliki?
# Sistem gudang
Ini mengontrol pergerakan stok fisik: penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengepakan, transfer, penyesuaian, pengembalian, dan serah terima pengiriman.
Jawaban gudang: dimana stoknya dan siapa yang memindahkannya?
# Sistem logistik
Ini mengatur alur kerja pengiriman: pengiriman, penugasan pengemudi, rute, status pengiriman, bukti pengiriman, dan serah terima penagihan.
Jawaban logistik: bagaimana pesanan sampai ke pelanggan?
# Sistem pengadaan
Ini mengelola permintaan pembelian, persetujuan, pesanan pembelian, pemasok, penerimaan, dan pengendalian biaya.
Jawaban pengadaan: apa yang perlu kita beli, dari siapa, dan siapa yang menyetujuinya?
# Sistem CRM
Ini mengelola hubungan pelanggan, tindak lanjut, aktivitas penjualan, saluran, segmentasi, dan tindakan selanjutnya.
Jawaban CRM: siapa yang harus kami hubungi, mengapa, dan apa yang terjadi selanjutnya?
# Sistem ERP
ERP menghubungkan beberapa alur kerja bisnis ke dalam satu sistem terkontrol.
ERP yang bagus tidak berarti memaksakan semuanya ke dalam satu layar. Artinya aturan bisnisnya terhubung dengan baik.
# Mengapa ini penting
Jika Anda bingung dengan alur kerjanya, Anda mungkin membeli perangkat lunak yang salah.
Masalah stok yang hilang mungkin memerlukan pengendalian gudang, bukan hanya laporan akuntansi. Masalah tindak lanjut pelanggan mungkin memerlukan CRM, bukan ekspor lain dari akuntansi. Masalah pengadaan mungkin memerlukan alur kerja persetujuan, tidak hanya entri PO. Masalah logistik mungkin memerlukan status dan bukti pengiriman, bukan hanya pembuatan faktur.
# Jadi, sebutkan dulu masalah sebenarnya
Sebelum memilih perangkat lunak, tanyakan:
- Apakah rasa sakitnya tentang catatan uang?
- Apakah ini tentang pergerakan stok fisik?
- Apakah ini tentang persetujuan pembelian?
- Apakah ini tentang tindak lanjut pelanggan?
- Apakah ini tentang visibilitas pengiriman?
- Apakah ini tentang pelaporan manajemen?
- Apakah ini tentang menghubungkan departemen?
# Pertanyaan Umum
# Apakah AutoCount merupakan ERP?
Banyak perusahaan menggunakan AutoCount sebagai sistem pusat bisnis, terutama untuk akuntansi dan pencatatan terkait. Apakah itu harus menangani seluruh alur kerja ERP Anda bergantung pada proses bisnis dan kebutuhan integrasi Anda.
# Apakah kita memerlukan sistem terpisah untuk semuanya?
Belum tentu. Yang penting adalah memisahkan tanggung jawab dengan jelas, meskipun sistemnya terhubung.
# Apa yang harus kita bangun terlebih dahulu?
Mulailah dengan alur kerja yang menyebabkan kerugian, penundaan, atau risiko bisnis terbesar.
# Bagaimana kita tahu apa yang kita butuhkan?
Audit sistem dapat memetakan alur kerja sebelum Anda memutuskan.
# Masih belum yakin?
Itulah sebabnya langkah pertama adalah memahaminya terlebih dahulu.
- Pesan Audit Sistem*