Masih mengupload pesanan pembelian secara manual ke AutoCount?

Pekerjaan PO manual terasa kecil hingga volumenya bertambah.

Penjualan mengirimkan permintaan. Pembelian memeriksa pemasok dan biaya. Persetujuan menunggu di chat. Admin memasukkan dokumen. Akun diperiksa lagi. Stok tiba kemudian dan tim mencoba mencocokkan semuanya.

Alur kerja otomatisasi PO dapat mengurangi entri berulang dan membuat pengadaan lebih mudah dikendalikan.

• Petakan Alur Kerja PO Saya*

# Anda tidak terjebak karena pembeliannya sederhana

Anda terjebak karena pengadaan menyentuh banyak departemen.

Pesanan pembelian menghubungkan permintaan penjualan, persyaratan pemasok, perencanaan stok, persetujuan manajemen, penerimaan, dan akuntansi.

Jika alur kerja ditangani melalui obrolan, Excel, dan entri manual, kesalahan menjadi normal.

# Dimana alur kerja PO biasanya terputus

# 01

Penjualan dan pembelian tidak berbagi satu aliran

Penjualan mungkin mengetahui apa yang dibutuhkan, namun pembelian memerlukan rincian pemasok, biaya, waktu, dan persetujuan.

# 02

Persetujuan terjadi di luar sistem

Ketika persetujuan terjadi di WhatsApp, buktinya sulit untuk diaudit nanti.

# 03

Data PO diketik lagi

Masuk kembali secara manual ke AutoCount atau sistem lain menimbulkan kesalahan dan penundaan.

# 04

Penerimaan terputus

Barang mungkin sampai, namun tim perlu mencocokkan PO, jumlah yang diterima, dan dokumen pemasok secara manual.

# 05

Manajemen terlambat melihat biaya

Jika data pengadaan hanya jelas setelah entri akuntansi, maka pengambilan keputusan akan tertunda.

# Jadi, otomatisasi alur sebelum mengotomatiskan dokumen

Tujuannya bukan hanya membuat PO lebih cepat. Tujuannya adalah untuk memperjelas aturan bisnis: siapa yang meminta, siapa yang menyetujui, pemasok mana, harga berapa, stok yang mana, dokumen yang mana, dan apa yang harus masuk ke AutoCount.

# Apa yang bisa kita bangun

• Alur kerja permintaan pembelian
• Alur pemilihan pemasok
• Aturan persetujuan pembelian
• Generasi PO
• Unggah PO atau sinkronkan ke AutoCount
• Penerimaan barang sesuai
• Alur kerja penerimaan sebagian
• Visibilitas harga dan margin
• Jejak audit persetujuan
• Dasbor pengadaan manajemen

# Proses kami

# 01

Permintaan peta untuk menerima

Kami mempelajari bagaimana pembelian diminta, disetujui, dipesan, diterima, dan diposting.

# 02

Tentukan aturan persetujuan

Kami mengklarifikasi siapa yang menyetujui apa, berdasarkan jumlah, item, pemasok, cabang, atau departemen.

# 03

Terhubung dengan AutoCount

Kami menentukan data apa yang harus dialirkan ke AutoCount dan kapan.

# 04

Uji dengan kasus PO nyata

Kami menguji PO normal, PO mendesak, PO ditolak, penerimaan sebagian, perubahan pemasok, dan ketidaksesuaian dokumen.

# Pertanyaan Umum

# Apakah sales bisa langsung upload PO?

Ya, namun alur kerjanya tetap harus mencakup pemeriksaan dan persetujuan yang tepat jika diperlukan.

# Bisakah ini mengurangi entri admin?

Ya. Sistem dapat mengurangi pengetikan berulang jika aliran data dirancang dengan baik.

# Bisakah ini menangani tingkat persetujuan yang berbeda?

Ya. Aturan persetujuan dapat didasarkan pada kebutuhan bisnis.

# Bisakah ini terhubung ke inventaris?

Ya. Pengadaan dan inventaris biasanya harus terhubung.

# Masih belum yakin?

Itulah sebabnya langkah pertama adalah memahaminya terlebih dahulu.

• Pesan Audit Sistem*