Bạn bối rối vì ERP, kế toán, hàng tồn kho, kho bãi, hậu cần, mua sắm và CRM?
Bạn không phải là người duy nhất.
Nhiều chủ doanh nghiệp sử dụng một tên hệ thống để mô tả nhiều vấn đề khác nhau. Đôi khi mọi thứ đều được gọi là ERP. Đôi khi mọi thứ đều được đẩy vào AutoCount. Đôi khi CRM có nghĩa là danh sách khách hàng. Đôi khi kho và hàng tồn kho được coi là giống nhau.
Sự nhầm lẫn là bình thường vì các quy trình công việc này được kết nối với nhau. Nhưng chúng không giống nhau.
- Hiểu quy trình làm việc của tôi*
Bạn không bị mắc kẹt vì không hiểu phần mềm
Bạn đang bế tắc vì thuật ngữ phần mềm thường được sử dụng quá lỏng lẻo.
Một nhà cung cấp có thể nói ERP. Một kế toán viên có thể nói hệ thống kế toán. Kho có thể nói hàng tồn kho. Doanh số bán hàng có thể ghi là CRM. Hoạt động có thể nói là hậu cần.
Mọi người đang mô tả một phần của công việc kinh doanh.
# Giải thích thực tế
Hệ thống kế toán
Điều này ghi lại các giao dịch tài chính: hóa đơn, mua hàng, thanh toán, thuế, tài khoản và báo cáo tài chính.
Đối với nhiều công ty Vietnam, AutoCount là nền tảng kế toán quan trọng.
# Hệ thống tồn kho
Điều này theo dõi những hàng tồn kho, số lượng có sẵn và số lượng hàng tồn kho thay đổi như thế nào.
Câu trả lời về hàng tồn kho: chúng ta có gì?
Hệ thống kho bãi
Điều này kiểm soát sự di chuyển vật lý của hàng hóa: nhận, lưu trữ, chọn hàng, đóng gói, chuyển giao, điều chỉnh, trả lại và bàn giao giao hàng.
Câu trả lời của kho: hàng ở đâu và ai đã chuyển nó?
Hệ thống hậu cần
Điều này quản lý quy trình giao hàng: gửi đi, phân công lái xe, lộ trình, trạng thái giao hàng, bằng chứng giao hàng và bàn giao thanh toán.
Câu trả lời của Logistics: đơn hàng đến tay khách hàng như thế nào?
# Hệ thống đấu thầu
Điều này quản lý yêu cầu mua hàng, phê duyệt, đơn đặt hàng, nhà cung cấp, nhận hàng và kiểm soát chi phí.
Câu trả lời của bộ phận mua sắm: chúng ta cần mua gì, từ ai và ai phê duyệt?
# Hệ thống CRM
Điều này quản lý mối quan hệ khách hàng, theo dõi, hoạt động bán hàng, quy trình bán hàng, phân khúc và hành động tiếp theo.
CRM trả lời: chúng tôi nên liên hệ với ai, tại sao và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo?
# Hệ thống ERP
ERP kết nối nhiều quy trình công việc kinh doanh vào một hệ thống được kiểm soát.
Một ERP tốt không có nghĩa là buộc mọi thứ vào một màn hình. Nó có nghĩa là các quy tắc kinh doanh được kết nối đúng cách.
# Tại sao điều này lại quan trọng
Nếu bạn nhầm lẫn quy trình làm việc, bạn có thể mua nhầm phần mềm.
Vấn đề thiếu hàng có thể cần kiểm soát kho chứ không chỉ báo cáo kế toán. Vấn đề theo dõi khách hàng có thể cần CRM chứ không phải xuất khác từ kế toán. Một vấn đề mua sắm có thể cần quy trình phê duyệt chứ không chỉ cần nhập PO. Một vấn đề hậu cần có thể cần tình trạng giao hàng và bằng chứng chứ không chỉ tạo hóa đơn.
# Vì vậy, hãy đặt tên vấn đề thực sự trước
Trước khi chọn phần mềm, hãy hỏi:
- Có phải nỗi đau về hồ sơ tiền bạc?
- Có phải về chuyển động vật chất của hàng hóa?
- Có phải là về việc phê duyệt mua hàng?
- Có phải là về việc theo dõi khách hàng?
- Có phải về khả năng hiển thị giao hàng?
- Có phải về báo cáo quản lý không?
- Là về việc kết nối các phòng ban phải không?
Câu hỏi thường gặp
# AutoCount có phải là ERP không?
Nhiều công ty sử dụng AutoCount làm hệ thống kinh doanh trung tâm, đặc biệt là cho các hồ sơ kế toán và liên quan. Việc nó có xử lý toàn bộ quy trình làm việc ERP của bạn hay không tùy thuộc vào quy trình kinh doanh và nhu cầu tích hợp của bạn.
# Chúng ta có cần hệ thống riêng biệt cho mọi thứ không?
Không nhất thiết phải như vậy. Điều quan trọng là phân chia trách nhiệm rõ ràng, ngay cả khi các hệ thống được kết nối.
# Chúng ta nên xây dựng cái gì trước?
Bắt đầu với quy trình làm việc gây ra tổn thất, chậm trễ hoặc rủi ro lớn nhất cho doanh nghiệp.
# Làm sao chúng ta biết mình cần gì?
Kiểm tra hệ thống có thể lập sơ đồ quy trình làm việc trước khi bạn quyết định.
# Vẫn chưa chắc chắn?
Đó chính xác là lý do tại sao bước đầu tiên là phải hiểu trước.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*