Vẫn đang tải đơn đặt hàng lên AutoCount theo cách thủ công?
Công việc PO thủ công có vẻ nhỏ bé cho đến khi âm lượng tăng lên.
Bán hàng gửi yêu cầu. Mua hàng kiểm tra nhà cung cấp và chi phí. Phê duyệt đang chờ trong cuộc trò chuyện. Quản trị viên nhập tài liệu. Kiểm tra lại tài khoản. Hàng đến sau và nhóm cố gắng khớp mọi thứ.
Quy trình làm việc tự động hóa PO có thể giảm bớt việc nhập lặp lại và giúp kiểm soát hoạt động mua hàng dễ dàng hơn.
- Ánh xạ quy trình làm việc PO của tôi*
# Bạn không bị mắc kẹt vì việc mua hàng rất đơn giản
Bạn đang bế tắc vì việc mua sắm liên quan đến nhiều bộ phận.
Đơn đặt hàng kết nối nhu cầu bán hàng, điều khoản nhà cung cấp, lập kế hoạch tồn kho, phê duyệt quản lý, tiếp nhận và kế toán.
Nếu quy trình làm việc được xử lý thông qua trò chuyện, Excel và nhập thủ công thì lỗi sẽ trở nên bình thường.
# Nơi quy trình làm việc PO thường bị gián đoạn
01
Bán và mua không chia sẻ một luồng
Bộ phận bán hàng có thể biết những gì cần thiết, nhưng bộ phận mua hàng cần thông tin chi tiết về nhà cung cấp, chi phí, thời gian và sự chấp thuận.
02
Phê duyệt xảy ra bên ngoài hệ thống
Khi quá trình phê duyệt xảy ra trong WhatsApp, bằng chứng sẽ khó được kiểm tra sau này.
03
Dữ liệu PO được gõ lại
Việc nhập lại thủ công vào AutoCount hoặc hệ thống khác sẽ gây ra sai sót và chậm trễ.
04
Việc nhận bị ngắt kết nối
Hàng có thể đến nhưng nhóm cần đối chiếu thủ công PO, số lượng nhận được và chứng từ nhà cung cấp.
05
Ban quản lý thấy chi phí quá muộn
Nếu dữ liệu mua sắm chỉ rõ ràng sau khi ghi sổ kế toán thì việc ra quyết định sẽ bị trì hoãn.
# Vì vậy, hãy tự động hóa quy trình trước khi tự động hóa tài liệu
Mục tiêu không chỉ là tạo PO nhanh hơn. Mục tiêu là làm cho quy tắc kinh doanh trở nên rõ ràng: ai đã yêu cầu, ai đã phê duyệt, nhà cung cấp nào, giá nào, cổ phiếu nào, tài liệu nào, và những gì sẽ có trong AutoCount.
# Những gì chúng ta có thể xây dựng
- Quy trình yêu cầu mua hàng
- Quy trình lựa chọn nhà cung cấp
- Quy tắc phê duyệt mua hàng
- Tạo PO
- Tải lên hoặc đồng bộ hóa PO với AutoCount
- Nhận hàng trùng khớp
- Quy trình tiếp nhận một phần
- Khả năng hiển thị giá và lợi nhuận
- Hồ sơ kiểm tra phê duyệt
- Bảng điều khiển quản lý mua sắm
Quy trình của chúng tôi
01
Bản đồ yêu cầu để nhận
Chúng tôi nghiên cứu cách yêu cầu, phê duyệt, đặt hàng, nhận và đăng tải các giao dịch mua hàng.
02
Xác định quy tắc phê duyệt
Chúng tôi làm rõ ai phê duyệt cái gì, dựa trên số lượng, mặt hàng, nhà cung cấp, chi nhánh hoặc bộ phận.
03
Kết nối với AutoCount
Chúng tôi xác định dữ liệu nào sẽ chuyển vào AutoCount và khi nào.
04
Thử nghiệm với các trường hợp PO thực
Chúng tôi kiểm tra PO bình thường, PO khẩn cấp, PO bị từ chối, nhận một phần, thay đổi nhà cung cấp và tài liệu không khớp.
Câu hỏi thường gặp
# Bộ phận bán hàng có thể tải PO trực tiếp lên được không?
Có, nhưng quy trình làm việc vẫn phải bao gồm việc kiểm tra và phê duyệt phù hợp khi cần thiết.
# Điều này có thể làm giảm quyền truy cập của quản trị viên không?
Đúng. Hệ thống có thể giảm việc gõ lặp lại nếu luồng dữ liệu được thiết kế phù hợp.
# Điều này có thể xử lý các cấp độ phê duyệt khác nhau không?
Đúng. Quy tắc phê duyệt có thể dựa trên nhu cầu kinh doanh.
# Cái này có thể kết nối với kho hàng không?
Đúng. Mua sắm và tồn kho thường phải được kết nối.
# Vẫn chưa chắc chắn?
Đó chính xác là lý do tại sao bước đầu tiên là phải hiểu trước.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*