Cara Memilih Penyedia ERP di Indonesia

• Jawaban singkat:* pilih penyedia ERP yang dapat membantu Anda merancang sistem bisnis, tidak hanya melaksanakan ringkasan teknis. Anda tidak membeli ERP karena Anda menginginkan lebih banyak layar. Anda membelinya karena bisnis tersebut sudah melampaui pekerjaan yang terputus-putus.

# Mengapa saya peduli tentang ini

Saya menulis ini sebagai Jared Loo, pemilik/operator Terasek Supply Sdn Bhd dan mitra pendiri Result Marketing. Saya juga membantu membangun Sense Bordir dari operasi satu orang menjadi bisnis lima cabang dengan teknologi.

Saya telah menghabiskan lebih dari RM1.000.000 untuk teknologi karena saya tidak membeli perangkat lunak untuk bersenang-senang. Saya mencoba meningkatkan skala bisnis nyata, menghemat waktu, mengurangi sakit kepala pemilik, dan menghentikan pertumbuhan dari ketergantungan pada pengejaran yang lebih manual.

Itu sebabnya saya tidak memandang penyedia hanya sebagai pekerja teknis. Seorang pekerja lepas dapat membantu melaksanakan ringkasan, tetapi jika Anda harus merancang keseluruhan sistem untuk mereka, sakit kepala tetap ada pada Anda. Untuk sistem bisnis, Anda memerlukan seseorang yang dapat membantu merencanakan, merancang, menantang ruang lingkup, dan menghubungkan kembali keputusan perangkat lunak dengan skala bisnis.

Ini penting ketika memilih penyedia ERP. Jika penyedia menunggu Anda memberi tahu mereka setiap bidang, setiap layar, setiap pengecualian, setiap persetujuan, dan setiap laporan, maka Anda tetaplah perancang sistem. Anda hanya membayar orang lain untuk membuat kode.

Mitra sistem yang dipimpin oleh bisnis akan membantu Anda memutuskan apa yang harus dibangun, apa yang harus menunggu, apa yang harus terhubung ke sistem yang ada, dan apa hasil yang harus dicapai pada tahap pertama.

# Apa yang harus dilakukan oleh penyedia ERP yang baik

• memetakan alur kerja sebelum mengutip
• menjelaskan pentahapan alih-alih mendorong peluncuran besar-besaran
• berbicara tentang adopsi staf dan visibilitas pemilik
• dapat menjelaskan bagaimana akuntansi, stok, penjualan, dan operasi harus terhubung

Penyedia tidak perlu mengetahui setiap detail pada hari pertama. Namun mereka harus tahu cara mengungkap detailnya sebelum menentukan harga proyek dengan terlalu percaya diri.

# Pertanyaan untuk ditanyakan sebelum Anda merekrut

• Alur kerja apa yang akan Anda petakan sebelum mengutip?
• Modul mana yang harus ditayangkan terlebih dahulu dan mengapa?
• Bagaimana Anda menguji adopsi dengan staf sebenarnya?
• Bagaimana kita menghindari membayar untuk sistem yang tidak digunakan oleh siapa pun?

Dengarkan jawaban spesifik. Jawaban yang baik harus menyebutkan alur kerja nyata, kasus edge, kepemilikan data, adopsi staf, dan bagaimana versi pertama menciptakan nilai. Jika jawabannya terdengar seperti brosur perangkat lunak umum, teruslah bertanya.

# Bendera merah yang harus dihindari

• kutipan sebelum melihat alur kerja
• hanya berbicara tentang fitur dan modul
• menjanjikan semuanya sekaligus
• tidak dapat menjelaskan dukungan setelah peluncuran

Bendera merah terbesar bukanlah perusahaan kecil atau pekerja lepas itu sendiri. Risiko sebenarnya adalah pekerja teknis yang bergantung pada Anda untuk mendefinisikan keseluruhan sistem bisnis. Jika Anda sudah tahu persis bagaimana merancang sistem, Anda hanya perlu tangan coding. Kebanyakan pemilik tidak memerlukannya. Mereka membutuhkan bantuan perencanaan.

# Bukti apa yang harus ditunjukkan oleh penyedia?

Mintalah bukti yang berhubungan dengan hasil bisnis, bukan hanya screenshot saja.

Bukti yang baik meliputi:

• Alur kerja yang mereka sederhanakan.
• Staf sistem benar-benar digunakan setelah peluncuran.
• Contoh pekerjaan manual dihilangkan.
• Kasus di mana fase pertama membantu skala bisnis.
• Penjelasan yang jelas tentang apa yang mereka tolak untuk dibangun terlebih dahulu.

Untuk Result Marketing, bukti paling jelas adalah bahwa pengalaman operator kami membentuk cara kami membangun: Jared adalah klien pertama, dan Desain ulang alur kerja Terasek menunjukkan apa yang terjadi ketika sistem menghapus pengejaran manual alih-alih menambahkan layar lain.

# Apa saja yang harus disertakan dalam proposal?

Sebelum ditandatangani, proposal harus menjelaskan:

Proposal yang hanya mencantumkan modul dan harga tidak cukup untuk sistem bisnis penting.

# Model penetapan harga apa yang normal?

Untuk sistem bisnis, harga harus mengikuti ruang lingkup dan risiko. Versi pertama yang lebih kecil seharusnya lebih murah karena mengontrol alur kerja yang lebih sedikit. Sistem yang lebih besar membutuhkan biaya lebih banyak bila memiliki lebih banyak peran, persetujuan, integrasi, layar seluler, laporan, pembersihan data, dan penanganan pengecualian.

Hati-hati dengan penawaran yang terlalu tetap sebelum penyedia memahami alur kerjanya. Ini mungkin terlihat lebih murah, tetapi pemikiran yang hilang biasanya muncul kembali nanti karena permintaan perubahan, penundaan, atau menghindari staf sistem.

# Apa yang harus dilakukan sebelum penandatanganan?

Sebelum menandatangani versi lengkap, Anda harus menjalani audit alur kerja atau sesi pelingkupan. Tujuannya adalah untuk menyepakati:

1. Masalah bisnis yang sebenarnya.
2. Alur kerja pertama yang harus diperbaiki.
3. Para pengguna yang harus mengadopsinya.
4. Sistem yang harus terhubung dengannya.
5. Pekerjaan manual yang harus dihilangkan.
6. Pembuktian diperlukan sebelum tahap kedua.

Jika Anda ingin kami membantu dalam hal tersebut, mulailah dengan Audit Sistem. Kami akan memetakan alur kerja sebelum merekomendasikan apa yang akan dibangun.

# Pertanyaan Umum

# Haruskah saya menyewa pekerja lepas atau perusahaan?

Seorang pekerja lepas bisa saja melakukan tugas teknis yang kecil dan jelas. Untuk sistem yang memengaruhi pelaporan stok, penagihan, penjualan, operasional, atau manajemen, Anda memerlukan perencanaan berbasis bisnis. Jika tidak, Anda mungkin akan mengelola seluruh proyek sendiri.

# Apakah penyedia termurah selalu berisiko?

Tidak selalu. Namun bangunan murah dengan perencanaan yang lemah menjadi mahal jika staf tidak menggunakannya atau alur kerjanya masih bergantung pada pekerjaan manual.

# Apa hal pertama yang harus saya tanyakan?

Tanyakan: "Alur kerja apa yang akan Anda petakan sebelum mengutip ini?" Jika mereka tidak dapat menjawabnya dengan jelas, mereka mungkin hanya menebak-nebak.

# Mengapa Result Marketing dimulai dengan audit?

Karena software seharusnya membantu skala bisnis. Audit ini memungkinkan kami memutuskan lapisan sistem terkecil yang berguna sebelum ada orang yang mengeluarkan banyak uang untuk membangun yang salah.

• Pesan Audit Sistem*