Alur Kerja AutoCount: Apa yang Harus Dicapai Akuntansi Terlebih Dahulu
AutoCount tidak boleh disalahkan atas setiap operasi yang berantakan.
Banyak UKM Indonesia yang menggunakan AutoCount karena berguna untuk akuntansi, penjualan, pembelian, inventaris, penagihan, dan pelaporan. Tergantung pada edisi, modul, dan pengaturannya, ini dapat mendukung banyak catatan bisnis harian.
Masalahnya biasanya dimulai ketika perusahaan mengharapkan AutoCount menyelesaikan keputusan yang belum diputuskan oleh operasi.
Apakah perintah ini harus disetujui?
Apakah stoknya benar-benar tersedia?
Apakah pengirimannya lengkap atau sebagian?
Harga manakah yang dikonfirmasi pelanggan?
Haruskah pengembalian ini menjadi nota kredit?
Apakah permintaan pembelian ini disetujui atau hanya dibahas di WhatsApp?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut nantinya dapat menjadi catatan AutoCount. Namun mereka mungkin memerlukan langkah terkontrol sebelum memposting atau menyinkronkan.
Itulah pertanyaan alur kerja AutoCount yang sebenarnya:
Apa yang harus mencapai AutoCount, dan apa yang harus dikontrol terlebih dahulu?
Untuk alur kerja operasi AutoCount, batasan ini lebih penting daripada memaksa setiap langkah yang belum selesai ke dalam satu layar.
Masalahnya Bukan AutoCount
AutoCount sering kali menjadi tulang punggung akuntansi bisnis.
Ini menyimpan catatan yang perlu diperiksa, diposting, direkonsiliasi, dan dilaporkan oleh akun. Bagi banyak perusahaan, ini juga menangani dokumen penjualan, pembelian, dan stok.
Jadi jawabannya tidak selalu "ganti AutoCount".
Jawabannya biasanya lebih spesifik:
- Apakah AutoCount dikonfigurasi dengan benar agar sesuai dengan cara kerja bisnis?
- Apakah modul, konfigurasi reseller, atau laporan yang tepat sudah cukup?
- Apakah alur kerja di luar AutoCount terlalu berantakan sebelum catatan dimasukkan?
- Apakah integrasi diperlukan karena data dimulai di sistem lain?
- Apakah sistem operasional khusus diperlukan sebelum data mencapai akuntansi?
Itu adalah pertanyaan yang berbeda.
Jika bisnis melewatkannya, AutoCount menjadi tempat di mana keputusan operasional yang belum terselesaikan terlambat diselesaikan.
Tes Batas Sederhana
Sebelum memutuskan di mana alur kerja berada, ajukan satu pertanyaan:
Apakah catatan ini siap untuk tindakan akuntansi, stok, penagihan, atau pembelian?
Jika ya, AutoCount mungkin merupakan tempat yang tepat untuk merekamnya, tergantung pada pengaturannya.
Jika tidak, catatan tersebut mungkin memerlukan langkah draf, status, persetujuan, pengecualian, atau peninjauan terlebih dahulu.
Misalnya:
- Pesanan pelanggan yang dikonfirmasi mungkin siap untuk dokumen penjualan.
- Diskusi penjualan di WhatsApp mungkin belum siap.
- Pengiriman yang sudah diperiksa mungkin siap untuk ditagih.
- Pengiriman dengan kekurangan, penolakan, atau konfirmasi yang hilang mungkin memerlukan penanganan pengecualian terlebih dahulu.
- Faktur pemasok yang cocok dengan PO dan GRN mungkin siap untuk dipertanggungjawabkan.
- Faktur pemasok yang mengalami perselisihan harga atau kuantitas mungkin memerlukan persetujuan terlebih dahulu.
Batas ini melindungi AutoCount.
Ini juga melindungi akun agar tidak menjadi tim yang memperbaiki setiap operasi yang tidak jelas setelah kejadian tersebut.
Apa yang Harus Dikontrol Sebelum Diposting
Batasan pastinya bergantung pada perusahaannya, namun polanya biasanya jelas.
| Alur kerja | Apa yang harus diterima AutoCount | Apa yang harus dikontrol terlebih dahulu | Risiko jika diposting sebelum pengendalian selesai |
|---|---|---|---|
| Pesanan penjualan | Pesanan pelanggan dikonfirmasi | harga, kuantitas, persyaratan pelanggan, persetujuan | catatan penjualan berubah setelah akun menggunakannya |
| Pengiriman | pengiriman yang dikonfirmasi atau pergerakan stok | status pengambilan, pengiriman sebagian, kekurangan, pengembalian | stok dan billing sudah tidak sesuai kenyataan |
| Pembelian | catatan pembelian yang disetujui | permintaan, pemasok, harga, anggaran, persetujuan | akun menerima PO dengan jejak persetujuan yang lemah |
| Menerima | barang sudah dicek diterima | kuantitas, UOM, barang rusak, pemasok DO | stok memasuki sistem dengan detail yang salah |
| Kembali | tindakan pengembalian atau kredit yang disepakati | kondisi, alasan, persetujuan, persetujuan pelanggan | nota kredit atau return saham menjadi tidak jelas |
| Integrasi | bersihkan catatan yang disinkronkan | status, pemetaan, aturan duplikat, aturan pengecualian | data yang salah dipindahkan lebih cepat ke AutoCount |
Ini tidak berarti semua langkah ini harus dilakukan di luar AutoCount.
Beberapa dapat ditangani di dalam AutoCount jika pengaturannya sesuai. Beberapa dapat ditangani dengan konfigurasi modul, hak akses pengguna, penyesuaian reseller, atau perubahan laporan.
Namun ketika langkah operasional belum siap menjadi akuntansi atau pencatatan stok, bisnis memerlukan alur kerja yang terkendali sebelum diposting.
Ketika Pengaturan AutoCount Mungkin Cukup
Jangan membangun sistem baru terlalu dini.
Terkadang masalah sebenarnya adalah pengaturan yang sederhana.
Bisnis mungkin memerlukan:
- praktik transfer dokumen yang lebih baik;
- izin pengguna yang lebih jelas;
- peningkatan item, lokasi, atau pengaturan UOM;
- laporan yang sudah ada namun tidak digunakan;
- penyesuaian pengecer;
- modul yang tidak diaktifkan;
- pelatihan staf tentang aliran AutoCount yang benar.
Dalam hal ini, AutoCount harus tetap menjadi alat utama.
Cara mengatasinya adalah meningkatkan pengaturan dan penggunaan, bukan membuat sistem lain.
Inilah sebabnya mengapa audit sistem tidak boleh dimulai dengan "ERP khusus atau tidak?" Ini harus dimulai dengan alur kerja sebenarnya dan pengaturan AutoCount saat ini.
Ketika Lapisan Alur Kerja Masuk Akal
Lapisan alur kerja masuk akal ketika pekerjaan dimulai sebelum akuntansi.
Misalnya, bisnis mungkin perlu mengendalikan:
- tindak lanjut penjualan sebelum pesanan dikonfirmasi;
- persetujuan penawaran sebelum pesanan penjualan dibuat;
- pengambilan di gudang sebelum pengiriman siap;
- permintaan pemindahan cabang sebelum pergerakan stok;
- persetujuan permintaan pembelian sebelum pembuatan PO;
- pemeriksaan pengembalian sebelum nota kredit;
- persetujuan pengecualian sebelum penagihan;
- formulir eksternal, aplikasi, atau data portal sebelum sinkronisasi AutoCount.
Ini tidak selalu merupakan tugas akuntansi.
Itu adalah keputusan operasional.
Jika tidak jelas, akun menerima catatan yang berantakan dan harus membersihkannya nanti.
Lapisan alur kerja dapat menyimpan rekaman hingga siap. Ini dapat menunjukkan status draf, tertunda, disetujui, ditolak, sebagian, pengecualian, atau siap untuk AutoCount.
Kemudian AutoCount menerima data yang lebih bersih.
Ketika Integrasi Adalah Langkah yang Tepat
Integrasi berguna ketika data dimulai di sistem lain dan tidak boleh diketik ulang.
Misalnya:
- pesanan penjualan dari CRM;
- status pengiriman dari sistem gudang;
- permintaan pembelian yang disetujui dari alur kerja persetujuan;
- penjualan e-commerce atau POS;
- pergerakan stok cabang;
- catatan aplikasi khusus yang harus menjadi dokumen AutoCount.
Namun integrasi tidak boleh memasukkan catatan yang belum selesai ke AutoCount.
Sebelum menghubungkan sistem, tentukan:
- status mana yang diizinkan untuk disinkronkan;
- bidang mana yang dipetakan ke AutoCount;
- bagaimana kode item, UOM, lokasi dan kode pelanggan dicocokkan;
- apa yang terjadi ketika suatu catatan berubah;
- bagaimana duplikasi dicegah;
- apa yang masuk ke antrian pengecualian.
Jika ini masalah yang Anda hadapi, baca dapatkah AutoCount terhubung ke perangkat lunak lain atau mulai dengan integrasi AutoCount. Untuk pekerjaan koneksi yang lebih luas di beberapa sistem, lihat integrasi sistem API.
Ketika Kustom ERP Terlalu Banyak
Beberapa UKM beralih dari "AutoCount tidak dapat menyelesaikan masalah ini" menjadi "kita memerlukan ERP".
Hal ini mungkin berlaku untuk beberapa perusahaan.
Namun hal ini tidak selalu merupakan langkah selanjutnya.
Jika Anda memutuskan antara penyiapan, penyesuaian, integrasi, dan ERP, bandingkan penyesuaian AutoCount vs ERP khusus sebelum melakukan build besar.
Bisnis mungkin hanya memerlukan lapisan operasional kecil di sekitar AutoCount:
- persetujuan pesanan penjualan;
- pengendalian pergerakan gudang;
- serah terima pengiriman ke penagihan;
- persetujuan PO;
- pembersihan data dasbor;
- formulir khusus yang disinkronkan ke AutoCount.
Hal ini berbeda dengan mengganti seluruh sistem.
Jika masalah sebenarnya adalah alur kerja sebelum akuntansi, sistem kustom atau lapisan integrasi yang lebih kecil mungkin sudah cukup.
Jika masalah sebenarnya adalah kompleksitas seluruh perusahaan, maka diskusi pengembangan ERP khusus yang lebih besar mungkin masuk akal.
Intinya adalah mendiagnosis sebelum mengutip. Untuk keputusan tingkat pemilik yang lebih luas, baca apakah Anda sudah melampaui AutoCount atau hanya operasi yang dipimpin akuntansi.
Akun Apa yang Harus Diterima
Akun tidak boleh menerima misteri.
Sebelum rekor mencapai rekening, tim harus mengetahui:
- siapa yang memintanya;
- siapa yang menyetujuinya;
- pelanggan, pemasok, barang, UOM, dan lokasi mana yang berlaku;
- apakah kuantitasnya penuh, sebagian, dikembalikan atau ditolak;
- apakah penetapan harga sudah final;
- apakah dokumen siap untuk dikirim;
- pemilik pengecualian mana yang menyetujui kasus khusus tersebut.
Hal ini tidak menghilangkan pertimbangan akuntansi.
Ini memberi akun catatan yang lebih bersih untuk diperiksa.
Itulah sebabnya AutoCount tetap kuat sebagai tulang punggung akuntansi alih-alih menjadi tempat setiap tim mengirimkan pekerjaan yang belum selesai.
Pertanyaan Umum
Bisakah AutoCount menangani penjualan, pembelian, dan inventaris?
Ya. Bergantung pada edisi, modul, dan pengaturan, AutoCount dapat menangani akuntansi, penjualan, pembelian, inventaris, penagihan, dan catatan terkait. Masalahnya bukan apakah AutoCount dapat mendukung catatan ini. Masalahnya adalah apakah bisnis mengirimkan informasi yang bersih, disetujui, dan terkendali ke dalam catatan tersebut.
Haruskah AutoCount menjadi keseluruhan sistem operasi?
Terkadang pengaturan AutoCount sudah cukup. Terkadang bisnis memerlukan lapisan alur kerja sebelum AutoCount. Jawaban yang tepat bergantung pada tempat pekerjaan dimulai, tempat persetujuan dilakukan, dan kapan rekaman siap untuk diposkan atau disinkronkan.
Kapan rekor harus mencapai AutoCount?
Catatan harus mencapai AutoCount ketika siap untuk tindakan akuntansi, stok, penagihan, atau pembelian. Jika catatan masih dalam bentuk draf, menunggu persetujuan, dalam sengketa, dipenuhi sebagian, atau menunggu penanganan pengecualian, maka catatan tersebut mungkin perlu dikontrol sebelum diposting.
Apakah integrasi AutoCount lebih baik daripada entri manual?
Integrasi dapat mengurangi pengetikan ulang dan meningkatkan konsistensi, namun hanya jika alur kerja sumber bersih. Jika data sumber tidak jelas, integrasi dapat memindahkan catatan yang salah ke AutoCount dengan lebih cepat.
Apakah kami memerlukan ERP khusus jika AutoCount dirasa terbatas?
Tidak selalu. Beberapa masalah dapat diselesaikan melalui penyiapan AutoCount, konfigurasi pengecer, laporan, modul, atau integrasi. ERP khusus hanya masuk akal setelah batas alur kerja jelas.
Apa yang Harus Dilakukan Selanjutnya
Jangan memulai dengan menanyakan apakah AutoCount harus diganti.
Mulailah dengan memetakan satu alur kerja.
Pilih pesanan penjualan, pengiriman, pembelian, penerimaan, pengembalian, atau integrasi.
Lalu tanyakan:
- Apa yang terjadi sebelum mencapai AutoCount?
- Siapa yang menyetujuinya?
- Statusnya apa artinya siap?
- Pengecualian apa yang harus menghentikannya?
- Bidang apa saja yang harus bersih?
- Apa yang harus diperiksa, bukan dikejar oleh akun?
Peta tersebut akan menunjukkan apakah Anda memerlukan penyiapan AutoCount yang lebih baik, integrasi, lapisan alur kerja, atau desain ulang sistem yang lebih besar.
Result Marketing membantu UKM memetakan batasan tersebut sebelum membangun atau menghubungkan sistem.