Mengapa Saldo Saham AutoCount Berbeda Dengan Hitungan Fisik Anda
Anda membuka AutoCount.
Saldo stok menunjukkan satu angka.
Hitungan gudang menunjukkan yang lain.
Sekarang akun, penjualan, dan gudang menanyakan hal yang sama:
Mengapa stok AutoCount tidak sesuai dengan hitungan fisik?
Seringkali, jawaban pertama bukanlah "AutoCount salah".
Ketidakcocokan biasanya dimulai ketika pergerakan saham sebenarnya dan dokumen AutoCount tidak lagi cocok.
Hal ini mungkin disebabkan oleh waktu, pengaturan posting, transfer dokumen, kesalahan penerimaan, lokasi stok, satuan ukuran, pergerakan stok yang tidak tercatat, atau penyesuaian stok.
Cara tercepat untuk menemukan masalahnya adalah sederhana:
Pilih satu item dengan ketidakcocokan dan lacak di mana stok fisik dan stok AutoCount mulai terpecah.
Ini adalah diagnosis hitung-untuk-laporan.
Tujuannya adalah untuk membandingkan item yang sama, lokasi yang sama, unit yang sama, dan batas yang sama sebelum mengubah pengaturan atau memposting penyesuaian lainnya.
Mengapa AutoCount Terlihat Benar, Tapi Jumlah Raknya Berbeda
AutoCount menampilkan stok berdasarkan dokumen, tanggal, lokasi, unit, dan aturan postingan.
Jumlah rak menunjukkan apa yang secara fisik ada di gudang.
Jika keduanya tidak dicentang dengan menggunakan cut-off yang sama dan lokasi yang sama, maka angkanya bisa berbeda.
Penyebab umum meliputi:
- stok dipindahkan sebelum dokumen diperbarui
- dokumen telah dibuat tetapi tidak diposting ke stok
- Delivery Order (DO) atau Faktur diketik ulang dan bukannya ditransfer
- laporan itu dicetak pada tanggal yang salah
- stok diposting ke lokasi yang salah
- karton, kotak, dan potongan tercampur
- sampel, barang rusak, penggunaan internal, atau barang gratis (FOC) tidak dicatat
Jadi daripada hanya bertanya, "Apakah AutoCount salah?", tanyakan:
Gerakan fisik manakah yang terjadi, dan dokumen AutoCount manakah yang mencatatnya?
Pertama, Periksa Tanggal Penghitungan Dan Tanggal Laporan
Sebelum memeriksa pengaturan, periksa waktunya.
Apakah penghitungan fisik dilakukan pada tanggal dan waktu yang sama dengan laporan AutoCount?
Contoh:
Gudang Anda selesai menghitung pada jam 5 sore.
Kemudian, seseorang memasukkan dokumen menggunakan tanggal yang lebih awal.
Sekarang laporan AutoCount berubah setelah lembar penghitungan ditandatangani.
Hal ini dapat membuat masalah waktu terlihat seperti stok hilang.
Periksa ini terlebih dahulu:
- tanggal penghitungan fisik
- waktu penghitungan fisik
- Tanggal laporan AutoCount
- filter laporan
- filter lokasi stok
- transaksi dikunci setelah penghitungan
- Catatan Penerimaan Barang (GRN), Surat Pengiriman (DO), Faktur, Faktur Pembelian, atau penyesuaian stok yang sudah ketinggalan zaman
Jika penghitungan dan laporan tidak menggunakan batas yang sama, Anda mungkin membandingkan dua momen berbeda.
Periksa Dokumen Mana yang Diposting ke Stok
Selanjutnya, cari tahu dokumen mana yang sebenarnya mengubah saldo stok.
Di AutoCount, dokumen yang berbeda dapat memengaruhi stok secara berbeda bergantung pada pengaturan dan alur dokumen Anda.
Misalnya:
Catatan Penerimaan Barang (GRN) biasanya mencatat barang yang diterima ke dalam persediaan.
Delivery Order biasanya mencatat stok yang keluar.
Faktur dan Faktur Pembelian perlu lebih diperhatikan, terutama jika dipindahkan dari dokumen sebelumnya.
Jika Faktur ditransfer dari Surat Pengiriman yang stoknya sudah berkurang, jejak dokumen menjadi penting.
Jika Faktur Pembelian ditransfer dari GRN yang stoknya sudah bertambah, jejak sumbernya juga penting.
Jadi jangan hanya bertanya:
Apakah dokumen itu dibuat?
Bertanya:
Dokumen mana yang diposting ke stok dalam pengaturan ini, dan apakah dokumen tersebut ditransfer dari sumber yang benar?
Periksa Apakah Faktur Telah Ditransfer atau Diketik Ulang
Pemindahan dokumen adalah tempat umum di mana jejak terputus.
Ketika staf berpindah dari dokumen sumber yang benar, lebih mudah untuk melacak apa yang terjadi.
Ketika staf membuat dokumen baru dengan mengetik ulang, nomornya mungkin terlihat benar, namun jejak dokumen menjadi lemah.
Contoh:
- Pesanan Pengiriman mengurangi stok.
- Kemudian, staf membuat Faktur baru secara manual dan bukannya mentransfer dari DO.
- Faktur terlihat benar bagi pelanggan.
- Namun hubungan antara pengiriman dan penagihan terputus.
Hal yang sama bisa terjadi di sisi pembelian.
- Catatan GRN menerima stok.
- Nantinya, akun membuat Faktur Pembelian baru secara manual dan bukannya mentransfer dari GRN.
- Tagihan pemasok mungkin terlihat benar.
- Namun hubungan antara penerimaan dan faktur pemasok lemah.
Apabila stok AutoCount tidak sesuai dengan hitungan fisik, periksa apakah dokumen sudah dipindahkan atau diketik ulang.
Periksa Alur Penerimaan Dari PO Ke GRN Untuk Faktur Pembelian
Penerimaan adalah tempat dimulainya nomor stok Anda.
Jika nomor penerima salah, rak dan AutoCount mungkin tidak setuju nantinya.
Masalah penerimaan yang umum meliputi:
- pemasok mengirimkan 80 unit, tetapi staf mencatat 100
- barang rusak diterima sebagai stok normal yang dapat dijual
- kuantitas DO pemasok tidak dicentang
- GRN terlambat dibuat
- barang ditempatkan di rak sebelum lokasinya dicatat
- Faktur Pembelian dikunci nanti tanpa memeriksa GRN
Anda tidak perlu memeriksa setiap masalah penerimaan sekaligus.
Mulailah dengan pertanyaan ini:
Apakah PO, dokumen pemasok, GRN, Faktur Pembelian, lokasi stok, dan satuan ukuran semuanya menunjukkan cerita yang sama?
Untuk lebih jelasnya, baca mengapa penerimaan barang adalah tempat dimulainya masalah inventaris.
Periksa Lokasi Stok Dan Satuan Ukuran Sebelum Penyesuaian
Tidak setiap ketidakcocokan berarti stok hilang.
Terkadang stok berada di lokasi yang salah.
Terkadang stok dicatat pada satuan yang salah.
Contoh:
AutoCount menunjukkan total 50 unit.
Tapi semua 50 ditampilkan di Gudang Utama.
Secara fisik 30 di Gudang Utama dan 20 di Cabang.
Total stok benar, tapi lokasi salah.
Contoh lain:
Pemasok mengirimkan 10 karton.
Setiap karton memiliki 24 buah.
Sistem mencatat 10 buah, bukan 10 karton.
Raknya ada 240 buah, tapi laporannya menunjukkan 10 buah.
Sebelum memposting penyesuaian stok, periksa:
- lokasi stok
- lokasi bawaan
- satuan ukuran laju
- satuan ukuran laporan
- apakah laporan tersebut memperlihatkan karton, kotak, atau potongan
Pisahkan Pergerakan Stok Normal Dari Penyesuaian Stok
Tidak setiap pergerakan saham merupakan penjualan.
Saham juga dapat bergerak karena:
- sampel
- kerusakan
- kadaluarsa
- penggantian garansi
- item FOC
- penggunaan ruang pamer
- penggunaan internal
- mengemas ulang
- penghapusan
Gerakan-gerakan ini memerlukan aturan yang jelas.
Beberapa mungkin memerlukan dokumen penerbitan saham.
Beberapa mungkin dihapuskan.
Beberapa mungkin memerlukan persetujuan.
Jika pergerakan ini hanya terjadi melalui pesan WhatsApp atau memori staf, AutoCount mungkin tidak akan pernah diperbarui.
Nanti hitungan fisiknya pendek.
Kemudian seseorang memposting penyesuaian stok.
Penyesuaian tersebut menetapkan angka tersebut, tetapi tidak menjelaskan mengapa saham tersebut berpindah.
Jika penyesuaian sudah normal, baca mengapa penyesuaian stok menyembunyikan masalah.
Lacak Satu SKU Sebelum Mengubah Pengaturan
Sebelum mengubah setting AutoCount, pilih salah satu item yang sering ada ketidakcocokan.
Lacak langkah demi langkah.
Memeriksa:
- Kartu Stok
- Saldo Stok berdasarkan lokasi
- Dokumen sumber
- Status postingan
- Lokasi stok
- Satuan ukuran
- Menerima catatan
- Catatan pengiriman atau pengeluaran stok
- Catatan transfer
- Sejarah penyesuaian
Anda mencari titik pertama dimana gerakan fisik dan gerakan AutoCount menjadi berbeda.
Poin itu memberi tahu Anda apa yang harus diperbaiki.
Ini mungkin:
- waktu laporan
- pengaturan posting
- proses penerimaan
- pemindahan dokumen
- lokasi stok
- satuan ukuran
- kontrol penyesuaian
Lakukan ini sebelum memposting penyesuaian stok buta lainnya.
Jika Masalahnya Adalah Alur Kerja, Bukan AutoCount
Jika ketidakcocokan stok Anda kecil dan jarang terjadi, daftar periksa mungkin cukup.
Mulailah dengan [daftar periksa stok hilang](/resources/daftar periksa stok hilang).
Namun jika stok berpindah melalui gudang, penjualan, pengiriman, pembelian, cabang, dan rekening, daftar periksa mungkin tidak cukup.
Anda memerlukan alur kerja yang menangkap pergerakan fisik terlebih dahulu, lalu mengirimkan data bersih ke AutoCount pada waktu yang tepat.
Itu mungkin berarti meningkatkan sistem inventaris dan gudang di sekitar AutoCount, bukan menggantikan AutoCount itu sendiri.
AutoCount masih bisa menjadi tulang punggung akuntansi Anda.
Namun proses gudang disekitarnya harus jelas.
Jika stok AutoCount tidak sesuai dengan hitungan fisik Anda, jangan mulai menyalahkan.
Pilih satu varian stok berulang dan lacak dari rak, ke dokumen, hingga AutoCount.
Untuk jalur perbaikan, baca solusi penghitungan fisik stok AutoCount tidak cocok atau tinjau integrasi AutoCount.