Quy trình làm việc # AutoCount: Điều gì cần tiếp cận với bộ phận kế toán trước tiên
Không nên đổ lỗi cho AutoCount cho mọi hoạt động lộn xộn.
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam sử dụng AutoCount vì nó hữu ích cho việc kế toán, bán hàng, mua hàng, kiểm kê, thanh toán và báo cáo. Tùy thuộc vào phiên bản, mô-đun và thiết lập, nó có thể hỗ trợ rất nhiều hồ sơ kinh doanh hàng ngày.
Vấn đề thường bắt đầu khi công ty mong đợi AutoCount sẽ hoàn thành các quyết định mà bộ phận vận hành chưa quyết định.
Lệnh này có nên được chấp thuận?
Hàng có thực sự có sẵn không?
Việc giao hàng đã hoàn thành hay một phần?
Khách hàng đã xác nhận mức giá nào?
Khoản hoàn trả này có nên trở thành giấy báo có không?
Yêu cầu mua hàng này có được phê duyệt hay chỉ được thảo luận trong WhatsApp?
Những câu hỏi đó có thể trở thành bản ghi AutoCount sau này. Nhưng họ có thể cần một bước được kiểm soát trước khi đăng hoặc đồng bộ hóa.
Đó là câu hỏi về quy trình làm việc AutoCount thực sự:
Điều gì cần đạt tới AutoCount và điều gì cần kiểm soát trước tiên?
Đối với quy trình vận hành AutoCount, ranh giới này quan trọng hơn việc buộc mọi bước chưa hoàn thành vào một màn hình.
# Vấn đề không phải là AutoCount
AutoCount thường là trụ cột kế toán của doanh nghiệp.
Nó chứa các hồ sơ mà các tài khoản cần kiểm tra, đăng tải, đối chiếu và báo cáo. Đối với nhiều công ty, nó còn xử lý các tài liệu bán hàng, mua hàng và chứng khoán.
Vì vậy, câu trả lời không phải lúc nào cũng là "thay thế AutoCount."
Câu trả lời thường cụ thể hơn:
- AutoCount có được thiết lập phù hợp với cách thức hoạt động của doanh nghiệp không?
- Đúng mô-đun, cấu hình đại lý hoặc báo cáo đã đủ chưa?
- Quy trình làm việc bên ngoài AutoCount có quá lộn xộn trước khi nhập bản ghi không?
- Có cần tích hợp vì dữ liệu bắt đầu trong hệ thống khác không?
- Có cần hệ thống vận hành tùy chỉnh trước khi dữ liệu được chuyển đến bộ phận kế toán không?
Đó là những câu hỏi khác nhau.
Nếu doanh nghiệp bỏ qua chúng, AutoCount sẽ trở thành nơi giải quyết các quyết định vận hành chưa được giải quyết quá muộn.
# Một bài kiểm tra ranh giới đơn giản
Trước khi quyết định vị trí của quy trình làm việc, hãy hỏi một câu hỏi:
Hồ sơ này đã sẵn sàng cho hoạt động kế toán, chứng khoán, thanh toán hoặc mua hàng chưa?
Nếu có, AutoCount có thể là nơi thích hợp để ghi lại, tùy thuộc vào thiết lập.
Nếu không, trước tiên, hồ sơ có thể cần có bản nháp, trạng thái, phê duyệt, ngoại lệ hoặc bước xem xét.
Ví dụ:
- Một đơn đặt hàng của khách hàng đã được xác nhận có thể sẵn sàng cho một tài liệu bán hàng.
- Cuộc thảo luận bán hàng trong WhatsApp có thể chưa sẵn sàng.
- Việc giao hàng đã kiểm tra có thể sẵn sàng để thanh toán.
- Việc giao hàng bị thiếu, bị từ chối hoặc thiếu xác nhận có thể cần xử lý ngoại lệ trước.
- Hóa đơn nhà cung cấp khớp với PO và GRN có thể sẵn sàng cho các tài khoản.
- Hóa đơn của nhà cung cấp có tranh chấp về giá hoặc số lượng có thể cần được phê duyệt trước.
Ranh giới này bảo vệ AutoCount.
Nó cũng bảo vệ các tài khoản khỏi trở thành nhóm sửa chữa mọi hoạt động không rõ ràng sau sự việc.
# Những gì cần được kiểm soát trước khi đăng
Ranh giới chính xác tùy thuộc vào công ty, nhưng mô hình thường rõ ràng.
| Quy trình làm việc | AutoCount sẽ nhận được gì | Điều gì cần được kiểm soát trước tiên | Rủi ro nếu được đăng trước khi quá trình kiểm soát hoàn tất |
|---|---|---|---|
| Lệnh bán hàng | Xác nhận đơn hàng của khách hàng | giá cả, số lượng, điều kiện khách hàng, phê duyệt | hồ sơ bán hàng thay đổi sau khi tài khoản sử dụng nó |
| Giao hàng | xác nhận giao hàng hoặc chuyển động trong kho | tình trạng chọn hàng, giao hàng một phần, thiếu hàng, trả lại | tồn kho và thanh toán không còn phù hợp với thực tế |
| Mua hàng | hồ sơ mua hàng đã được phê duyệt | yêu cầu, nhà cung cấp, giá cả, ngân sách, phê duyệt | tài khoản nhận được PO có đường dẫn phê duyệt yếu |
| Nhận | đã nhận hàng đã kiểm tra | số lượng, UOM, hàng hư hỏng, nhà cung cấp DO | kho vào hệ thống sai chi tiết |
| Trở về | thỏa thuận hoàn trả hoặc hành động tín dụng | điều kiện, lý do, phê duyệt, thỏa thuận với khách hàng | giấy báo có hoặc lợi nhuận chứng khoán trở nên không rõ ràng |
| Tích hợp | bản ghi được đồng bộ hóa sạch sẽ | trạng thái, ánh xạ, quy tắc trùng lặp, quy tắc ngoại lệ | dữ liệu sai di chuyển nhanh hơn vào AutoCount |
Điều này không có nghĩa là tất cả các bước này phải diễn ra bên ngoài AutoCount.
Một số có thể được xử lý bên trong AutoCount khi thiết lập phù hợp. Một số có thể được xử lý bằng cấu hình mô-đun, quyền truy cập của người dùng, tùy chỉnh của người bán lại hoặc thay đổi báo cáo.
Nhưng khi bước vận hành chưa sẵn sàng để trở thành hồ sơ kế toán hoặc chứng khoán, doanh nghiệp cần có quy trình làm việc được kiểm soát trước khi đăng tải.
# Khi thiết lập AutoCount có thể đủ
Đừng xây dựng một hệ thống mới quá sớm.
Đôi khi vấn đề thực sự là việc thiết lập đơn giản.
Doanh nghiệp có thể cần:
- thực hành chuyển giao tài liệu tốt hơn;
- quyền người dùng rõ ràng hơn;
- cải tiến vật phẩm, vị trí hoặc thiết lập UOM;
- một báo cáo đã tồn tại nhưng không được sử dụng;
- điều chỉnh của người bán lại;
- một mô-đun chưa được kích hoạt;
- đào tạo nhân viên về quy trình AutoCount chính xác.
Trong trường hợp đó, AutoCount sẽ vẫn là công cụ chính.
Cách khắc phục là cải thiện việc thiết lập và sử dụng chứ không phải tạo hệ thống khác.
Đây là lý do tại sao [kiểm tra hệ thống](/kiểm tra hệ thống) không nên bắt đầu bằng "ERP tùy chỉnh hay không?" Nó sẽ bắt đầu với quy trình làm việc thực tế và thiết lập AutoCount hiện tại.
# Khi lớp quy trình làm việc có ý nghĩa
Lớp quy trình làm việc có ý nghĩa khi công việc bắt đầu trước khi hạch toán.
Ví dụ: doanh nghiệp có thể cần kiểm soát:
- theo dõi doanh số bán hàng trước khi đơn hàng được xác nhận;
- phê duyệt báo giá trước khi tạo đơn đặt hàng;
- lấy hàng tại kho trước khi giao hàng sẵn sàng;
- yêu cầu chuyển chi nhánh trước khi chuyển hàng;
- phê duyệt yêu cầu mua hàng trước khi tạo PO;
- kiểm tra lại trước khi ghi chú tín dụng;
- phê duyệt ngoại lệ trước khi thanh toán;
- dữ liệu biểu mẫu, ứng dụng hoặc cổng thông tin bên ngoài trước khi đồng bộ hóa AutoCount.
Đây không phải lúc nào cũng là nhiệm vụ kế toán.
Chúng là những quyết định hoạt động.
Khi chúng không rõ ràng, các tài khoản sẽ nhận được một bản ghi lộn xộn và phải dọn dẹp nó sau đó.
Lớp quy trình công việc có thể giữ bản ghi cho đến khi nó sẵn sàng. Nó có thể hiển thị trạng thái nháp, đang chờ xử lý, được phê duyệt, bị từ chối, một phần, ngoại lệ hoặc sẵn sàng cho AutoCount.
Sau đó AutoCount nhận được dữ liệu sạch hơn.
# Khi hội nhập là bước đi đúng đắn
Tích hợp rất hữu ích khi dữ liệu bắt đầu trong một hệ thống khác và không nên gõ lại.
Ví dụ:
- đơn đặt hàng từ CRM;
- trạng thái giao hàng từ hệ thống kho;
- các yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt từ quy trình phê duyệt;
- bán hàng thương mại điện tử hoặc POS;
- biến động cổ phiếu chi nhánh;
- bản ghi ứng dụng tùy chỉnh phải trở thành tài liệu AutoCount.
Nhưng việc tích hợp không nên đẩy các bản ghi chưa hoàn thành vào AutoCount.
Trước khi kết nối hệ thống, hãy xác định:
- trạng thái nào được phép đồng bộ hóa;
- trường nào ánh xạ tới AutoCount;
- mã mặt hàng, UOM, vị trí và mã khách hàng khớp với nhau như thế nào;
- điều gì xảy ra khi một bản ghi thay đổi;
- cách ngăn chặn sự trùng lặp;
- những gì được đưa vào hàng đợi ngoại lệ.
Nếu đây là sự cố bạn đang gặp phải, hãy đọc AutoCount có thể kết nối với phần mềm khác hoặc bắt đầu với AutoCount Integration. Để biết công việc kết nối rộng hơn trên nhiều hệ thống, hãy xem tích hợp hệ thống API.
# Khi ERP tùy chỉnh quá nhiều
Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển từ "AutoCount không thể giải quyết vấn đề này" sang "chúng tôi cần ERP".
Điều đó có thể đúng với một số công ty.
Nhưng nó không phải lúc nào cũng là bước tiếp theo.
Nếu bạn đang quyết định giữa thiết lập, tùy chỉnh, tích hợp và ERP, hãy so sánh tùy chỉnh AutoCount với ERP tùy chỉnh trước khi triển khai một bản dựng lớn.
Doanh nghiệp có thể chỉ cần một lớp vận hành nhỏ xung quanh AutoCount:
- phê duyệt đơn đặt hàng;
- kiểm soát chuyển động kho;
- chuyển giao từ giao hàng đến thanh toán;
- Phê duyệt PO;
- dọn dẹp dữ liệu bảng điều khiển;
- các biểu mẫu tùy chỉnh đồng bộ hóa với AutoCount.
Điều đó khác với việc thay thế toàn bộ hệ thống.
Nếu vấn đề thực sự là quy trình làm việc trước khi tính toán, thì hệ thống tùy chỉnh hoặc lớp tích hợp nhỏ hơn có thể là đủ.
Nếu vấn đề thực sự là sự phức tạp trên toàn công ty thì một cuộc thảo luận lớn hơn về phát triển ERP tùy chỉnh có thể có ý nghĩa.
Vấn đề là phải chẩn đoán trước khi trích dẫn. Để biết quyết định rộng hơn ở cấp chủ sở hữu, hãy đọc bạn đã phát triển hơn AutoCount hay chỉ là các hoạt động do kế toán chỉ đạo.
# Tài khoản nào sẽ nhận được
Tài khoản không nên nhận được một bí ẩn.
Trước khi bản ghi đến tài khoản, nhóm nên biết:
- ai đã yêu cầu nó;
- ai đã phê duyệt nó;
- khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng, UOM và địa điểm nào áp dụng;
- số lượng còn đầy đủ, một phần, bị trả lại hay bị từ chối;
- giá cả có phải là quyết định cuối cùng hay không;
- liệu tài liệu đã sẵn sàng để đăng hay chưa;
- chủ sở hữu ngoại lệ nào đã phê duyệt trường hợp đặc biệt.
Điều này không loại bỏ sự phán xét kế toán.
Nó cung cấp cho các tài khoản một bản ghi rõ ràng hơn để kiểm tra.
Đó là cách AutoCount luôn vững mạnh với vai trò là trụ cột kế toán thay vì trở thành nơi mọi nhóm gửi công việc còn dang dở.
Câu hỏi thường gặp
# AutoCount có thể xử lý việc bán hàng, mua hàng và hàng tồn kho không?
Đúng. Tùy thuộc vào phiên bản, mô-đun và thiết lập, AutoCount có thể xử lý các hồ sơ kế toán, bán hàng, mua hàng, tồn kho, thanh toán và các hồ sơ liên quan. Vấn đề không phải là liệu AutoCount có thể hỗ trợ những bản ghi này hay không. Vấn đề là liệu doanh nghiệp có gửi thông tin sạch sẽ, được phê duyệt và kiểm soát vào các hồ sơ đó hay không.
# AutoCount có nên là toàn bộ hệ thống vận hành không?
Đôi khi thiết lập AutoCount là đủ. Đôi khi doanh nghiệp cần một lớp quy trình công việc trước AutoCount. Câu trả lời đúng tùy thuộc vào nơi bắt đầu công việc, nơi diễn ra quá trình phê duyệt và thời điểm bản ghi sẵn sàng để đăng hoặc đồng bộ hóa.
# Khi nào một bản ghi sẽ đạt AutoCount?
Bản ghi phải đạt AutoCount khi nó sẵn sàng cho hoạt động kế toán, tồn kho, thanh toán hoặc mua hàng. Nếu hồ sơ vẫn là bản nháp, đang chờ phê duyệt, đang tranh chấp, đã hoàn thành một phần hoặc đang chờ xử lý ngoại lệ, thì hồ sơ đó có thể cần được kiểm soát trước khi đăng.
# Tích hợp AutoCount có tốt hơn việc nhập thủ công không?
Tích hợp có thể giảm việc gõ lại và cải thiện tính nhất quán, nhưng chỉ khi quy trình làm việc nguồn rõ ràng. Nếu dữ liệu nguồn không rõ ràng, việc tích hợp có thể chuyển bản ghi sai vào AutoCount nhanh hơn.
# Chúng ta có cần ERP tùy chỉnh nếu AutoCount cảm thấy bị hạn chế không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Một số vấn đề có thể được giải quyết thông qua thiết lập AutoCount, cấu hình đại lý, báo cáo, mô-đun hoặc tích hợp. ERP tùy chỉnh chỉ có ý nghĩa sau khi ranh giới quy trình làm việc rõ ràng.
# Phải làm gì tiếp theo
Đừng bắt đầu bằng cách hỏi xem có nên thay thế AutoCount hay không.
Bắt đầu bằng cách ánh xạ một quy trình làm việc.
Chọn đơn đặt hàng, giao hàng, mua hàng, nhận hàng, trả lại hoặc tích hợp.
Sau đó hỏi:
- Điều gì xảy ra trước khi điều này đạt tới AutoCount?
- Ai phê duyệt?
- Trạng thái nào có nghĩa là nó đã sẵn sàng?
- Ngoại lệ nào nên ngăn chặn nó?
- Ruộng nào phải sạch?
- Tài khoản nên kiểm tra cái gì, không đuổi theo?
Bản đồ đó sẽ cho biết bạn cần thiết lập, tích hợp AutoCount tốt hơn, lớp quy trình công việc hay thiết kế lại hệ thống lớn hơn.
Result Marketing giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ lập bản đồ ranh giới đó trước khi xây dựng hoặc kết nối hệ thống.