Pelacakan Batch & Kedaluwarsa untuk Perdagangan F&B dan Farmasi

• Jawaban singkat:* Catatan pelacakan batch dan kadaluarsa di lot produksi masing-masing unit dan kapan kadaluwarsanya — baik pada penerimaan barang maupun pengeluaran barang. Tanpa ini, Anda tidak dapat melacak penarikan produk, membuktikan kepatuhan FEFO, atau menilai secara akurat stok yang hampir kadaluwarsa.

# Mengapa Hal Ini Penting Selain Kepatuhan

Persyaratan peraturan mendorong sebagian besar perusahaan untuk menerapkan pelacakan batch dan kadaluwarsa. Namun nilai operasionalnya terpisah dari kepatuhan, dan seringkali lebih besar.

Pertimbangkan apa yang terjadi tanpanya:

• Penarikan produk mengharuskan Anda mengidentifikasi pelanggan mana yang menerima unit dari batch tertentu. Tanpa pelacakan batch pada masalah barang, Anda menghubungi setiap pelanggan yang pernah membeli produk tersebut.
• Stok yang hampir kadaluarsa dikeluarkan setelah stok dengan umur simpan lebih lama karena urutan pengambilan mengabaikan tanggal kadaluwarsa. Anda berakhir dengan penghapusan yang sudah kadaluarsa dan sebenarnya bisa dicegah.
• Penilaian saham mencakup unit yang secara efektif tidak dapat dijual. Neraca melebih-lebihkan nilai persediaan.

Bagi perusahaan dagang yang mendistribusikan produk makanan dan minuman atau produk farmasi, hal ini bukanlah risiko hipotetis.

# FEFO: Kedaluwarsa Pertama, Keluar Pertama

Aturan pengambilan untuk stok yang masa kadaluwarsanya adalah FEFO — First Expired, First Out — bukan FIFO standar. Sistem perlu:

1. Catat tanggal kadaluarsa pada penerimaan barang (berdasarkan batch)
2. Urutkan batch yang tersedia berdasarkan tanggal kedaluwarsa ketika pekerjaan pengambilan dibuat
3. Arahkan staf gudang untuk memilih dari batch yang paling awal kadaluarsanya terlebih dahulu
4. Catat batch mana yang dipilih berdasarkan setiap pesanan pengiriman

Ini kedengarannya mudah. Permasalahannya sedang terjadi: staf gudang memerlukan sistem yang memberi tahu mereka batch mana yang harus diambil pada saat pengambilan, bukan batch mana yang harus mereka pilih setelah dipikir-pikir. Artinya, informasi batch harus ada di slip pengambilan atau perangkat genggam — tidak hanya di catatan back-end.

# Yang Perlu Diabadikan

Hilangnya referensi batch pada salah satu titik ini akan memutus rantai.

# AutoCount dan Batch/Kedaluwarsa

AutoCount mendukung pelacakan batch dan kedaluwarsa melalui modul nomor seri/batchnya. Pengaturan standar menangani pelacakan lot dasar. Untuk persyaratan yang lebih menuntut — penegakan FEFO saat pengambilan, peringatan hampir habis masa berlakunya, pemisahan batch multi-lokasi — modul standar memerlukan konfigurasi atau perluasan.

Sistem gudang inventaris dapat dibangun untuk menerapkan FEFO pada tingkat pengambilan, menghasilkan laporan hampir habis masa berlakunya pada ambang batas yang dapat dikonfigurasi (misalnya, menandai stok dalam waktu 30 hari setelah habis masa berlakunya), dan menghasilkan laporan ketertelusuran batch yang diperlukan oleh audit peraturan atau penarikan kembali pelanggan.

# Manajemen Hampir Kedaluwarsa

Sistem pelacakan batch yang tidak bertindak berdasarkan data kedaluwarsa adalah solusi yang tidak lengkap. Peringatan hampir habis masa berlakunya akan memicu:

• Tinjauan tentang tindakan promosi atau izin apa yang dapat menggerakkan saham
• Tinjauan biaya jika stok akan dicatat
• Pemberitahuan ke bagian pengadaan untuk menyesuaikan pesanan pembelian berikutnya

Peringatan otomatis berdasarkan ambang batas masa berlaku — dikirim ke orang yang tepat pada waktu yang tepat — merupakan perpanjangan praktis dari fungsi pelacakan dasar.

# Pertanyaan Umum

# Apakah sistem saya perlu melacak batch untuk setiap produk, atau hanya produk yang diatur?

Anda dapat mengonfigurasi pelacakan batch per item. Barang-barang bernilai tinggi, kategori yang diatur, dan barang-barang dengan umur simpan yang bervariasi adalah prioritasnya. Item yang tidak memiliki persyaratan kadaluarsa atau ketertelusuran tidak memerlukannya dan menambahkan pelacakan batch secara universal menambah overhead pengambilan tanpa manfaat.

# Bagaimana cara menangani penarikan produk jika saya hanya memiliki sebagian catatan batch?

Catatan parsial membatasi Anda pada penelusuran parsial. Anda dapat mengidentifikasi pesanan pengiriman mana yang membawa unit dari batch yang bersangkutan, namun hanya untuk bagian riwayat yang dicatat. Cakupan penarikan kembali ditetapkan secara default untuk semua hal di luar bagian yang dilacak. Ini adalah argumen untuk mendapatkan pelacakan batch langsung dari go-live, bukan melakukan retrofit di kemudian hari.

# Bisakah pelacakan batch berfungsi dengan pemindaian kode batang di lantai gudang?

Ya, dan itu adalah implementasi yang direkomendasikan. Pemindaian barcode atau QR pada resi barang mencatat batch dan tanggal kadaluwarsa tanpa entri manual. Pemindaian yang sama saat pengambilan mengonfirmasi alokasi batch. Hal ini mengurangi kesalahan pengetikan dan mempercepat penerimaan dan pengiriman.

• Pesan Audit Sistem*