Theo dõi lô & hạn sử dụng cho giao dịch thực phẩm và dược phẩm
- Câu trả lời ngắn:* Hồ sơ theo dõi lô và hạn sử dụng cho biết lô sản xuất của từng đơn vị và thời điểm hết hạn — ở cả khâu nhận hàng và phát hành hàng hóa. Nếu không có điều này, bạn không thể theo dõi việc thu hồi sản phẩm, chứng minh sự tuân thủ FEFO hoặc định giá chính xác hàng tồn kho sắp hết hạn.
# Tại sao vấn đề này lại quan trọng hơn việc tuân thủ
Các yêu cầu pháp lý thúc đẩy hầu hết các công ty thực hiện theo dõi lô và hạn sử dụng. Nhưng giá trị hoạt động tách biệt với việc tuân thủ và thường lớn hơn.
Hãy xem xét điều gì sẽ xảy ra nếu không có nó:
- Việc thu hồi sản phẩm yêu cầu bạn xác định khách hàng nào đã nhận được sản phẩm từ một lô cụ thể. Nếu không theo dõi lô hàng khi xảy ra vấn đề về hàng hóa, bạn đang liên hệ với mọi khách hàng đã từng mua sản phẩm.
- Hàng sắp hết hạn được xuất sau hàng có thời hạn sử dụng lâu hơn vì trình tự lấy hàng bỏ qua ngày hết hạn. Bạn kết thúc với việc xóa sổ đã hết hạn mà có thể ngăn ngừa được.
- Định giá cổ phiếu bao gồm các đơn vị thực tế không thể bán được. Bảng cân đối kế toán phóng đại giá trị hàng tồn kho.
Đối với [các công ty thương mại](/các ngành/công ty thương mại) phân phối sản phẩm F&B hoặc dược phẩm, đây không phải là những rủi ro giả định.
# FEFO: Hết hạn lần đầu, xuất trước
Quy tắc chọn hàng đối với hàng tồn kho theo dõi hết hạn là FEFO - Hết hạn trước, xuất trước - thay vì FIFO tiêu chuẩn. Hệ thống cần phải:
- Ghi hạn sử dụng khi nhận hàng (theo đợt)
- Sắp xếp các lô có sẵn theo ngày hết hạn khi tạo công việc lấy hàng
- Chỉ đạo nhân viên kho chọn lô hàng hết hạn sớm nhất trước
- Ghi lại lô hàng được lấy theo từng lệnh giao hàng
Điều này nghe có vẻ đơn giản. Rắc rối đang diễn ra: nhân viên kho hàng cần một hệ thống cho họ biết nên chọn lô hàng nào tại thời điểm lấy hàng, chứ không phải lô hàng nào lẽ ra họ nên chọn sau này. Điều đó có nghĩa là thông tin lô cần phải có trên phiếu lấy hàng hoặc thiết bị cầm tay — không chỉ trong hồ sơ phụ trợ.
# Những gì cần được nắm bắt
| Giao dịch | Yêu cầu dữ liệu hàng loạt |
|---|---|
| Đơn đặt hàng/nhận hàng | Số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng mỗi lô |
| Chuyển khoản nội bộ | Việc theo dõi hàng loạt phải thực hiện thông qua việc thay đổi vị trí |
| Đặt hàng/giao hàng | (Các) số lô được phân bổ cho từng dòng đơn hàng |
| Trả lại / ghi chú tín dụng | Số lô ban đầu (để quay lại nhóm lô hoặc vùng cách ly chính xác) |
| Điều chỉnh cổ phiếu | Tài liệu tham khảo hàng loạt về việc xóa sổ (hư hỏng, hết hạn) |
Thiếu tham chiếu lô tại bất kỳ điểm nào trong số này sẽ phá vỡ chuỗi.
# AutoCount và Lô/Hết hạn
AutoCount hỗ trợ theo dõi lô và hạn sử dụng thông qua mô-đun số sê-ri/số lô. Thiết lập tiêu chuẩn xử lý việc theo dõi lô cơ bản. Đối với các yêu cầu khắt khe hơn — thực thi FEFO khi chọn, cảnh báo sắp hết hạn, phân chia lô ở nhiều vị trí — mô-đun tiêu chuẩn cần được cấu hình hoặc mở rộng.
Hệ thống kho hàng tồn kho có thể được xây dựng để thực thi FEFO ở cấp độ lấy hàng, tạo báo cáo gần hết hạn ở các ngưỡng có thể định cấu hình (ví dụ: gắn cờ hàng tồn kho trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết hạn) và tạo báo cáo truy xuất nguồn gốc hàng loạt mà các cuộc kiểm tra theo quy định hoặc thu hồi của khách hàng yêu cầu.
# Quản lý gần hết hạn
Hệ thống theo dõi hàng loạt không hoạt động dựa trên dữ liệu hết hạn là một giải pháp chưa hoàn chỉnh. Cảnh báo sắp hết hạn sẽ kích hoạt:
- Đánh giá về hành động khuyến mãi hoặc giải phóng mặt bằng nào có thể di chuyển hàng tồn kho
- Đánh giá chi phí nếu hàng tồn kho sẽ được ghi sổ
- Thông báo thu mua để điều chỉnh đơn mua hàng tiếp theo
Cảnh báo tự động dựa trên ngưỡng hết hạn — được gửi đến đúng người vào đúng thời điểm — là một phần mở rộng thực tế của chức năng theo dõi cơ sở.
Câu hỏi thường gặp
# Hệ thống của tôi có cần theo dõi lô cho từng sản phẩm hay chỉ những lô được quy định?
Bạn có thể định cấu hình theo dõi hàng loạt cho mỗi mặt hàng. Ưu tiên các mặt hàng có giá trị cao, danh mục được quản lý và các mặt hàng có thời hạn sử dụng thay đổi. Các mặt hàng không có yêu cầu về thời hạn sử dụng hoặc truy xuất nguồn gốc thì không cần đến nó và việc thêm tính năng theo dõi lô hàng sẽ làm tăng thêm chi phí lấy hàng mà không mang lại lợi ích gì.
# Làm cách nào để xử lý việc thu hồi sản phẩm nếu tôi chỉ có một phần hồ sơ lô?
Bản ghi một phần giới hạn bạn ở một phần dấu vết. Bạn có thể xác định đơn hàng giao hàng nào mang các đơn vị từ lô được đề cập, nhưng chỉ đối với phần lịch sử đã được ghi lại. Phạm vi thu hồi mặc định là mọi thứ nằm ngoài phần được theo dõi. Đây là lập luận ủng hộ việc theo dõi hàng loạt ngay từ khi đưa vào sử dụng chứ không phải trang bị thêm sau này.
# Tính năng theo dõi hàng loạt có thể hoạt động bằng chức năng quét mã vạch trên sàn kho không?
Có, và đó là cách triển khai được đề xuất. Quét mã vạch hoặc QR tại hồ sơ nhận hàng theo lô, hạn sử dụng mà không cần nhập thủ công. Việc quét tương tự lúc chọn sẽ xác nhận việc phân bổ hàng loạt. Điều này làm giảm lỗi gõ phím và tăng tốc cả việc nhận và gửi.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*