Menghubungkan Penyelesaian Pengiriman ke Penagihan AutoCount

• Jawaban singkat:* Saat pengemudi mengonfirmasi pengiriman di perangkat selulernya, sistem akan membuat catatan siap penagihan di AutoCount — yang sudah diisi sebelumnya dengan pelanggan, item, jumlah, dan harga — sehingga bagian keuangan dapat memposting faktur tanpa memasukkan kembali data pengiriman. Kelambatan penagihan berkurang dari hari ke jam.

# Masalahnya: Dua Sistem Yang Tidak Berbicara

Sebagian besar bisnis logistik Indonesia menjalankan sistem pengiriman (atau proses manual) di satu sisi dan AutoCount di sisi lain. Kesenjangan di antara keduanya diisi oleh petugas keuangan yang melihat DO yang telah selesai, membuka AutoCount, dan secara manual membuat setiap faktur.

Proses ini adalah:

• Lambat — pembuatan faktur terjadi satu hari atau lebih setelah pengiriman
• Rawan kesalahan — jumlah yang salah ketik, kode pelanggan salah, item terlewat
• Bergantung pada kertas DO yang sampai di kantor dalam keadaan utuh
• Kemacetan di akhir bulan saat volume tertinggi

Solusinya jangan ganti AutoCount. Ini untuk menghubungkan data konfirmasi pengiriman ke AutoCount secara langsung.

# Cara Kerja Integrasi

Koneksi antara pengiriman dan penagihan AutoCount melibatkan tiga titik data yang dipetakan:

Saat pengemudi mengonfirmasi pengiriman di aplikasi seluler, kolom ini diisi dari pesanan pengiriman yang dibuat di pengiriman. AutoCount menerima data yang telah dipetakan sebelumnya dan membuat draf faktur. Keuangan meninjaunya dan mempostingnya. Tidak boleh masuk kembali.

# Mengapa Pengetahuan AutoCount Penting Di Sini

AutoCount memiliki persyaratan khusus tentang bagaimana catatan pembelian dan penjualan disusun — kode debitur, kode stok, kode pajak, urutan penomoran dokumen. Integrasi API generik yang tidak memperhitungkan hal spesifik ini akan menimbulkan kesalahan yang memerlukan koreksi manual, sehingga menggagalkan tujuannya.

Wei Yot sebelumnya bekerja di AutoCount. Integrasi yang kami bangun dirancang berdasarkan cara AutoCount sebenarnya memproses data ini, bukan bagaimana integrasi umum menganggap data tersebut berfungsi. Itu berarti lebih sedikit kesalahan pemetaan dan data yang lebih bersih di akun Anda.

Pilihan lengkap integrasi AutoCount mencakup titik koneksi lain di luar penagihan logistik.

# Arti Pengiriman Sebagian bagi Penagihan

Ketika pengemudi hanya mengirimkan sebagian pesanan, catatan penagihan hanya mencerminkan apa yang telah dikirimkan. Bagian Keuangan tidak menagih seluruh nilai DO — mereka menagih jumlah pengiriman yang telah dikonfirmasi. Saldo tetap terbuka di sistem pengiriman untuk pengiriman ulang, dan pengiriman berikutnya akan menghasilkan catatan penagihan terpisah.

Hal ini memerlukan sistem pengiriman untuk melacak konfirmasi parsial per item baris, bukan hanya status biner "terkirim/tidak terkirim". sistem pemesanan logistik dan pengiriman menangani hal ini pada tingkat alur kerja pengemudi.

# Pemberitahuan Keuangan Apa

Tim keuangan dalam operasi logistik yang menggunakan integrasi ini biasanya memperhatikan:

• Pembuatan faktur harian menjadi rutinitas dan bukan tugas simpanan
• Penutupan akhir bulan lebih cepat karena invoice tidak bertumpuk menunggu masuk
• Pertanyaan pelanggan tentang invoice dapat dijawab lebih cepat — catatan pengiriman, beserta foto dan tanda tangan, dilampirkan pada catatan invoice
• Kesalahan faktur terkait entri ulang data turun secara signifikan

# Pemberitahuan Pengoperasian Apa

Tim operasional menyadari bahwa siklus penagihan tidak lagi menjadi alasan perselisihan dengan pihak keuangan. Ketika data pengiriman mengalir langsung ke penagihan, pertanyaan "apakah kami mengirimkan ini?" memiliki jawaban yang jelas: catatan konfirmasi pengemudi, dengan stempel waktu, GPS, dan tanda tangan.

# Pertanyaan Umum

# Apakah AutoCount memerlukan modifikasi atau tambahan untuk menerima data pengiriman?

Tidak. Integrasi menggunakan API yang sudah ada dari AutoCount. AutoCount tidak perlu dimodifikasi atau ditingkatkan — ia menerima data dalam format standar yang sudah diterimanya.

# Bisakah kami memetakan item pengiriman kami ke kode stok AutoCount secara otomatis?

Ya. Selama penyiapan, kami membuat tabel pemetaan antara kode item yang digunakan dalam sistem pengiriman Anda dan kode stok di AutoCount. Pemetaan ini dipertahankan dan diperbarui seiring perubahan daftar stok Anda.

# Bagaimana jika pengiriman telah ditagih tetapi kemudian pelanggan mengembalikan barangnya?

Proses pengembalian dan nota kredit ditangani secara terpisah. Catatan pengembalian barang diajukan dalam sistem pengiriman, yang membuat draft nota kredit di AutoCount untuk ditinjau dan diposting oleh keuangan. Logika integrasi yang sama berlaku sebaliknya.

• Siap untuk menagih pada hari yang sama ketika pengemudi Anda mengonfirmasi pengiriman? WhatsApp kami untuk melihat cara kerja koneksi AutoCount untuk operasi Anda.*