Kết nối Hoàn thành Giao hàng với Thanh toán AutoCount

• Câu trả lời ngắn:* Khi tài xế xác nhận việc giao hàng trên thiết bị di động của họ, hệ thống sẽ tạo một bản ghi sẵn sàng thanh toán trong AutoCount — được điền sẵn khách hàng, mặt hàng, số lượng và giá cả — để bộ phận tài chính có thể đăng hóa đơn mà không cần nhập lại dữ liệu giao hàng. Độ trễ thanh toán giảm từ vài ngày xuống vài giờ.

# Vấn đề: Hai hệ thống không nói chuyện được

Hầu hết các doanh nghiệp logistics của Vietnam đều vận hành một bên là hệ thống phân phối (hoặc quy trình thủ công) và một bên là AutoCount. Khoảng cách giữa chúng được lấp đầy bởi một nhân viên tài chính xem xét các DO đã hoàn thành, mở AutoCount và tạo từng hóa đơn theo cách thủ công.

Quá trình này là:

• Chậm — việc lập hóa đơn diễn ra một ngày hoặc hơn sau khi giao hàng
• Dễ xảy ra lỗi - nhập sai số lượng, sai mã khách hàng, bỏ sót mặt hàng
• Phụ thuộc vào giấy DO đến tận văn phòng còn nguyên vẹn
• Tắc nghẽn vào cuối tháng khi khối lượng giao dịch cao nhất

Giải pháp không phải là thay thế AutoCount. Đó là kết nối trực tiếp dữ liệu xác nhận giao hàng với AutoCount.

# Cách thức hoạt động của tích hợp

Kết nối giữa phân phối và thanh toán AutoCount bao gồm ba điểm dữ liệu được ánh xạ:

Khi tài xế xác nhận việc giao hàng trong ứng dụng di động, các trường này sẽ được điền từ lệnh giao hàng đã được tạo trong công văn. AutoCount nhận dữ liệu được ánh xạ trước và tạo hóa đơn nháp. Tài chính xem xét nó và đăng nó. Không được vào lại.

# Tại sao kiến thức AutoCount lại quan trọng ở đây

AutoCount có các yêu cầu cụ thể về cách cấu trúc hồ sơ mua bán - mã con nợ, mã chứng khoán, mã số thuế, trình tự đánh số tài liệu. Tích hợp API chung không tính đến các chi tiết cụ thể này sẽ tạo ra các lỗi cần sửa thủ công, điều này làm mất đi mục đích.

Wei Yot trước đây đã làm việc tại AutoCount. Tích hợp mà chúng tôi xây dựng được thiết kế xoay quanh cách AutoCount thực sự xử lý các bản ghi này chứ không phải cách tích hợp chung giả định chúng hoạt động. Điều đó có nghĩa là ít lỗi ánh xạ hơn và dữ liệu trong tài khoản của bạn sạch hơn.

Toàn bộ các tùy chọn Tích hợp AutoCount bao gồm các điểm kết nối khác ngoài thanh toán hậu cần.

# Việc giao hàng một phần có ý nghĩa gì đối với việc thanh toán

Khi tài xế chỉ giao một phần đơn hàng, hồ sơ thanh toán chỉ phản ánh những gì đã được giao. Bộ phận tài chính không lập hóa đơn cho toàn bộ giá trị DO - họ lập hóa đơn cho số lượng đã giao đã được xác nhận. Số dư vẫn mở trong hệ thống phân phối để phân phối lại và lần phân phối tiếp theo sẽ tạo ra một bản ghi thanh toán riêng.

Điều này yêu cầu hệ thống phân phối phải theo dõi các xác nhận từng phần trên mỗi chi tiết đơn hàng chứ không chỉ trạng thái nhị phân "đã phân phối/chưa phân phối". Hệ thống đặt hàng hậu cần và giao hàng xử lý việc này ở cấp độ quy trình làm việc của tài xế.

# Thông báo tài chính gì

Các nhóm tài chính trong hoạt động hậu cần sử dụng tính năng tích hợp này thường nhận thấy:

• Việc lập hóa đơn hàng ngày trở thành thói quen thay vì công việc tồn đọng
• Chốt sổ cuối tháng nhanh hơn vì hóa đơn không bị xếp chồng lên nhau chờ nhập
• Các thắc mắc của khách hàng về hóa đơn có thể được trả lời nhanh hơn — biên bản giao hàng có ảnh và chữ ký được đính kèm vào biên bản hóa đơn
• Lỗi hóa đơn liên quan đến việc nhập lại dữ liệu giảm đáng kể

# Thông báo hoạt động gì

Nhóm vận hành nhận thấy rằng chu kỳ thanh toán không còn là lý do gây tranh chấp về tài chính. Khi dữ liệu phân phối chuyển trực tiếp đến phần thanh toán, câu hỏi "chúng tôi đã phân phối cái này chưa?" có đáp án rõ ràng: hồ sơ xác nhận của tài xế, có dấu thời gian, GPS và chữ ký.

Câu hỏi thường gặp

# AutoCount có cần sửa đổi hoặc bổ sung gì để nhận dữ liệu gửi không?

Không. Việc tích hợp sử dụng API hiện có của AutoCount. AutoCount không cần phải sửa đổi hoặc nâng cấp — nó nhận dữ liệu ở định dạng tiêu chuẩn mà nó đã chấp nhận.

# Chúng tôi có thể tự động ánh xạ các mặt hàng giao hàng của mình tới mã chứng khoán AutoCount không?

Đúng. Trong quá trình thiết lập, chúng tôi xây dựng bảng ánh xạ giữa mã mặt hàng được sử dụng trong hệ thống phân phối của bạn và mã kho trong AutoCount. Ánh xạ này được duy trì và cập nhật khi danh sách chứng khoán của bạn thay đổi.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu một đơn hàng được lập hóa đơn nhưng sau đó khách hàng trả lại hàng?

Quá trình hoàn trả và ghi chú tín dụng được xử lý riêng biệt. Bản ghi trả lại hàng hóa được tạo ra trong hệ thống phân phối, tạo ra một bản nháp ghi chú tín dụng trong AutoCount để bộ phận tài chính xem xét và đăng tải. Logic tích hợp tương tự được áp dụng ngược lại.

• • Sẵn sàng xuất hóa đơn ngay trong ngày tài xế của bạn xác nhận giao hàng? WhatsApp cho chúng tôi biết kết nối AutoCount hoạt động như thế nào đối với hoạt động của bạn.**