Persetujuan Pembelian Bertingkat berdasarkan Jumlah, Pemasok & Cabang

• Jawaban singkat:* Sistem persetujuan pembelian multi-level merutekan setiap pesanan pembelian ke pemberi persetujuan yang benar secara otomatis, berdasarkan aturan yang dapat dikonfigurasi — jumlah, jenis pemasok, departemen, atau cabang. Tidak ada yang perlu memutuskan siapa yang harus melihat PO; sistem sudah mengetahuinya.

# Mengapa Persetujuan Tingkat Tunggal Gagal

Banyak bisnis memulai dengan satu pemberi persetujuan untuk semua pembelian. Seiring berkembangnya bisnis, orang tersebut menjadi penghambat. Alternatifnya, mereka mendelegasikan secara informal, dan tiba-tiba tidak ada seorang pun yang yakin siapa yang mempunyai wewenang atas apa.

Gejala khasnya:

• MD menyetujui pesanan alat tulis RM 300 dan pesanan bahan baku RM 300.000 menggunakan proses yang sama
• Seorang kepala departemen menyetujui pembelian yang seharusnya dibiayai terlebih dahulu
• Sebuah cabang di Johor menunggu tiga hari hingga KL menyetujui pembelian lokal yang mendesak
• Tidak ada seorang pun yang mengetahui batasan otoritas persetujuan yang sebenarnya — batasan tersebut hanya ada di kepala seseorang

Tak satu pun dari hal ini yang luar biasa. Hal ini merupakan hasil alami dari bisnis yang tumbuh lebih cepat daripada struktur persetujuannya.

# Cara Kerja Matriks Bertingkat

Matriks persetujuan adalah seperangkat aturan yang diterapkan sistem secara otomatis ketika PO diserahkan. Setiap aturan menentukan:

• Kondisi pemicu — jumlah, kategori pemasok, departemen, cabang, atau jenis barang
• Pemberi persetujuan pertama — yang meninjau PO terlebih dahulu
• Pemberi persetujuan kedua — yang meninjau setelah persetujuan pertama, jika diperlukan
• Eskalasi — apa yang terjadi jika tidak ada yang merespons dalam waktu yang ditentukan

Contoh matriks untuk perusahaan dagang:

Matriks ini dikonfigurasikan satu kali. Setelah itu, setiap PO melakukan rute sendiri.

# Pemisahan Cabang dan Entitas

Untuk bisnis dengan banyak cabang atau perusahaan yang beroperasi, matriks persetujuan dapat dicakup per entitas. PO cabang Penang dikirim ke GM Penang terlebih dahulu. PO cabang Kuala Lumpur dikirimkan ke kepala operasi KL. Konsolidasi lintas cabang masih terlihat pada keuangan kelompok – tetapi persetujuan operasional tetap bersifat lokal.

Hal ini sangat berguna untuk grup yang menjalankan perusahaan AutoCount terpisah di bawah satu entitas induk.

# Penanganan Delegasi dan Absensi

Sistem persetujuan yang berhenti bekerja ketika pemberi persetujuan sedang cuti bukanlah sistem yang berfungsi. Persetujuan multi-level menangani hal ini melalui:

• Delegasi manual — pemberi persetujuan menetapkan delegasi untuk jangka waktu tertentu
• Eskalasi otomatis — jika tidak ada respons dalam X jam, PO akan berpindah ke pemberi persetujuan berikutnya dalam rantai tersebut
• Peraturan di luar kantor — dikonfigurasikan terlebih dahulu, tidak diacak pada menit-menit terakhir

# Apa yang Dihapus dari Hari Anda

Untuk MD atau direktur: Anda berhenti melihat setiap pembelian RM 200. Kotak masuk Anda hanya menampilkan apa yang benar-benar memerlukan perhatian Anda.

Untuk keuangan: setiap PO yang mencapai tahap pembayaran memiliki rantai persetujuan yang terdokumentasi. Audit menjadi mudah.

Untuk pengoperasian: permintaan pembelian tidak perlu mengantri menunggu seseorang memutuskan siapa yang harus menyetujuinya.

Hal ini sesuai dengan pendekatan otomatisasi alur kerja yang lebih luas dan merupakan bagian dari sistem otomatisasi pengadaan dan PO secara penuh.

# Pertanyaan Umum

# Bisakah aturan persetujuan diubah setelah go-live?

Ya. Matriks persetujuan dapat dikonfigurasi oleh pengguna admin. Perubahan akan segera berlaku pada PO baru — PO yang sedang dalam proses mengikuti aturan yang berlaku saat PO tersebut diserahkan.

# Bagaimana jika PO perlu dibagi menjadi dua departemen?

Jika PO berisi item dari pusat biaya yang berbeda, sistem dapat membagi rute persetujuan sehingga setiap kepala departemen menyetujui porsinya sebelum PO diselesaikan.

# Bisakah kita memiliki mata uang persetujuan yang berbeda — misalnya, pembelian USD memerlukan persetujuan terpisah?

Ya. Mata uang dapat digunakan sebagai kondisi perutean tambahan. Pembelian USD di atas nilai setara yang ditetapkan dalam MYR dapat dialihkan ke pemberi persetujuan yang berbeda dari pembelian MYR biasa.

• Ingin berhenti menjadi penghambat setiap pembelian? WhatsApp kami akan merancang matriks persetujuan Anda.*