Phê duyệt mua hàng đa cấp theo số lượng, nhà cung cấp và chi nhánh

• Câu trả lời ngắn:* Hệ thống phê duyệt mua hàng đa cấp tự động định tuyến từng đơn đặt hàng đến người phê duyệt chính xác, dựa trên các quy tắc có thể định cấu hình — số lượng, loại nhà cung cấp, bộ phận hoặc chi nhánh. Không ai cần quyết định ai sẽ xem PO; hệ thống đã biết rồi.

# Tại sao phê duyệt một cấp lại thất bại

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu với một người phê duyệt cho tất cả các giao dịch mua hàng. Khi doanh nghiệp phát triển, người đó trở thành nút thắt cổ chai. Ngoài ra, họ ủy quyền một cách không chính thức và đột nhiên không ai chắc chắn ai có thẩm quyền về việc gì.

Các triệu chứng điển hình:

• MD phê duyệt đơn đặt hàng văn phòng phẩm trị giá 300 RM và đơn đặt hàng nguyên liệu thô trị giá 300.000 RM bằng cùng một quy trình
• Trưởng bộ phận phê duyệt một giao dịch mua hàng đáng lẽ phải được tài trợ trước
• Một chi nhánh ở Johor đợi ba ngày để KL phê duyệt giao dịch mua khẩn cấp tại địa phương
• Không ai biết giới hạn thực tế của thẩm quyền phê duyệt là gì - chúng chỉ tồn tại trong đầu ai đó

Không ai trong số này là bất thường. Chúng là kết quả tự nhiên của một doanh nghiệp phát triển nhanh hơn cơ cấu được phê duyệt.

# Cách thức hoạt động của Ma trận đa cấp

Ma trận phê duyệt là một bộ quy tắc mà hệ thống sẽ tự động áp dụng khi PO được gửi. Mỗi quy tắc chỉ định:

• Điều kiện kích hoạt — số lượng, danh mục nhà cung cấp, bộ phận, chi nhánh hoặc loại mặt hàng
• Người phê duyệt đầu tiên — người đánh giá PO trước
• Người phê duyệt thứ hai — người đánh giá sau lần đầu tiên, nếu được yêu cầu
• Mức nâng cấp — điều gì sẽ xảy ra nếu không có ai phản hồi trong một khoảng thời gian nhất định

Ma trận ví dụ cho một công ty thương mại:

Ma trận này được cấu hình một lần. Sau đó, mọi PO đều tự định tuyến.

# Tách nhánh và thực thể

Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc công ty điều hành, ma trận phê duyệt có thể được áp dụng cho từng thực thể. PO chi nhánh Penang đến Penang GM trước tiên. PO chi nhánh Kuala Lumpur tới người đứng đầu hoạt động của KL. Việc hợp nhất giữa các chi nhánh vẫn được thực hiện đối với hoạt động tài chính của nhóm - nhưng các phê duyệt hoạt động vẫn ở địa phương.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm điều hành các công ty AutoCount riêng biệt dưới một tổ chức mẹ.

# Xử lý việc ủy quyền và vắng mặt

Hệ thống phê duyệt ngừng hoạt động khi người phê duyệt nghỉ phép không phải là một hệ thống hoạt động. Phê duyệt đa cấp xử lý việc này thông qua:

• Ủy quyền thủ công — người phê duyệt chỉ định người được ủy quyền trong một khoảng thời gian xác định
• Tự động chuyển cấp — nếu không có phản hồi trong vòng X giờ, PO sẽ chuyển sang người phê duyệt tiếp theo trong chuỗi
• Quy tắc vắng mặt — được định cấu hình trước, không bị xáo trộn vào phút cuối

# Điều này sẽ loại bỏ điều gì khỏi ngày của bạn

Đối với MD hoặc giám đốc: bạn sẽ không còn thấy mỗi lần mua 200 RM. Hộp thư đến của bạn chỉ hiển thị những gì thực sự cần bạn chú ý.

Đối với tài chính: mọi PO đến giai đoạn thanh toán đều có chuỗi phê duyệt được ghi lại. Kiểm toán trở nên đơn giản.

Đối với hoạt động: các yêu cầu mua hàng không xếp hàng đợi ai đó quyết định ai sẽ phê duyệt chúng.

Điều này phù hợp với cách tiếp cận tự động hóa quy trình làm việc rộng hơn và là một phần của hệ thống tự động hóa mua sắm và PO đầy đủ.

Câu hỏi thường gặp

# Quy tắc phê duyệt có thể thay đổi sau khi đi vào hoạt động không?

Đúng. Ma trận phê duyệt có thể được cấu hình bởi người dùng quản trị. Các thay đổi sẽ có hiệu lực ngay lập tức đối với các PO mới — các PO đang được thực hiện hiện tại tuân theo các quy tắc đã có khi chúng được gửi.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu PO cần được chia thành hai bộ phận?

Nếu PO chứa các mục từ các trung tâm chi phí khác nhau, hệ thống có thể phân chia lộ trình phê duyệt để mỗi trưởng bộ phận phê duyệt phần của họ trước khi PO được hoàn tất.

# Chúng tôi có thể có các loại tiền phê duyệt khác nhau không - ví dụ: mua USD cần phê duyệt riêng?

Đúng. Tiền tệ có thể được sử dụng như một điều kiện định tuyến bổ sung. Giao dịch mua USD trên giá trị tương đương đã đặt bằng MYR có thể được chuyển đến người phê duyệt khác với giao dịch mua MYR thông thường.

• Bạn muốn không còn là điểm nghẽn cho mỗi lần mua hàng? WhatsApp để chúng tôi thiết kế ma trận phê duyệt của bạn.*