Penerimaan Sebagian dan Pemesanan di Awal Tanpa Kekacauan

• Jawaban singkat:* Saat pemasok mengirimkan sebagian pesanan, sistem mencatat apa yang tiba, memperbarui stok untuk item tersebut, menyimpan sisanya sebagai pesanan awal yang terbuka, dan mencegah pencocokan faktur hingga jumlah penuh diterima — atau mengizinkan pencocokan sebagian faktur jika itu adalah proses yang disepakati.

# Mengapa Pengiriman Sebagian Merupakan Masalah Umum

Pemasok kekurangan pasokan karena berbagai alasan: keterlambatan produksi, kapasitas transportasi, ketersediaan bahan baku. Dalam bisnis manufaktur dan perdagangan di Indonesia, pengiriman sebagian bukanlah hal yang aneh – hal ini merupakan hal yang rutin.

Masalahnya adalah sebagian besar sistem sederhana mengharapkan hasil biner: pesanan lengkap telah tiba, atau tidak ada yang berhasil. Ketika 60% pesanan tiba:

• Staf tidak yakin apakah akan menutup PO atau membiarkannya terbuka
• Keuangan tidak tahu apakah harus membayar tagihan secara penuh atau menahannya
• Gudang memperbarui stok barang yang tiba tetapi 40% sisanya hilang dari pandangan
• Seseorang harus mengejar pemasok untuk mendapatkan saldo — tanpa pengingat sistem

Ini semua adalah masalah yang bisa dipecahkan. Mereka memerlukan sistem yang menangani penerimaan sebagian sebagai alur kerja kelas satu, tidak terkecuali.

# Cara Kerja Penerimaan Sebagian

Pada saat kiriman tiba, tim gudang mencatat Nota Penerimaan Barang (GRN) terhadap PO terkait. Dalam alur kerja penerimaan sebagian:

1. GRN hanya mencatat apa yang diterima secara fisik — barang, jumlah, batch, lokasi
2. Sistem membandingkannya dengan kuantitas PO asli
3. Sisa kuantitas menjadi open backorder pada PO yang sama
4. Status PO diperbarui menjadi "diterima sebagian" — tidak ditutup
5. Tingkat stok segera diperbarui untuk barang yang diterima
6. Bagian keuangan dapat mencocokkan sebagian GRN dengan sebagian faktur jika pemasok menagih secara bertahap

PO tetap terlihat sebagai diterima sebagian hingga pengiriman akhir tiba dan pemesanan di awal ditutup.

# Visibilitas Pemesanan di Awal

Pemesanan di awal hanya berguna jika ada yang memperhatikannya. Sistem menyediakan:

Ini menggantikan spreadsheet yang dikelola secara manual oleh seseorang — dan pembaruannya tidak konsisten.

# Koneksi AutoCount untuk Faktur Parsial

Pemasok dapat membuat faktur dalam dua bagian: satu faktur untuk pengiriman pertama, faktur kedua untuk saldo. AutoCount perlu mencerminkan hal ini secara akurat tanpa menghitung ulang tanggung jawabnya.

Dengan sebagian GRN yang dicatat terhadap PO yang sama, proses pencocokan faktur — yang dibahas secara rinci dalam alur kerja pencocokan tiga arah — dapat mencocokkan setiap faktur pemasok dengan sebagian GRN yang terkait. Saldo kreditur pada AutoCount hanya mencerminkan jumlah yang telah ditagih atas barang yang benar-benar diterima.

Untuk akurasi inventaris yang lebih luas, data penerimaan sebagian dimasukkan ke dalam sistem inventaris dan gudang sehingga catatan stok sesuai dengan kenyataan fisik di seluruh siklus pengiriman parsial.

Proses pengadaan secara menyeluruh, mulai dari pembuatan PO hingga persetujuan hingga penerimaan, merupakan bagian dari pengadaan dan otomatisasi PO.

# Yang Diperhatikan Tim Gudang

Tim gudang menyadari bahwa mereka tidak lagi harus melacak daftar terpisah "apa yang masih kami tunggu". Mereka memindai atau memasukkan apa yang masuk, dan sistem mengetahui apa yang diharapkan selanjutnya. Jika saldo tidak sampai pada tanggal yang diharapkan, sistem akan menandainya tanpa ada yang harus ingat untuk memeriksanya.

# Pertanyaan Umum

# Dapatkah pengiriman sebagian menutup PO jika jumlah yang tersisa cukup kecil untuk dihapuskan?

Ya. Anda dapat mengonfigurasi toleransi — misalnya, jika jumlah pesanan tersisa kurang dari 5%, PO dapat ditandai sebagai diterima sepenuhnya. Hal ini mencegah jumlah kecil yang terutang menghasilkan pesanan di awal yang tidak terbatas.

# Apa yang terjadi jika pemasok mengirimkan lebih dari jumlah PO?

Penerimaan berlebih ditandai. Sistem mencatat jumlah sebenarnya yang diterima dan menandai kelebihannya untuk ditinjau — biasanya memerlukan otorisasi sebelum kelebihan jumlah tersebut diterima ke dalam stok.

# Bisakah staf di gudang mencatat GRN di perangkat seluler?

Ya. Layar GRN dirancang untuk berfungsi pada tablet atau ponsel sehingga staf gudang dapat mencatat penerimaan pada titik pengiriman tanpa harus kembali ke desktop. Pendekatan desain Jacob Ng secara khusus berfokus pada menjaga antarmuka tetap sederhana bagi pekerja garis depan dan migran.

• Berurusan dengan pengiriman yang tidak lengkap dan pesanan awal yang hilang? WhatsApp kami untuk melihat cara kerja penerimaan sebagian dalam operasi Anda.*