Nhận một phần và đặt hàng lại mà không gây lộn xộn

• Câu trả lời ngắn:* Khi nhà cung cấp giao một phần đơn đặt hàng, hệ thống sẽ ghi lại những gì đã đến, cập nhật kho cho các mặt hàng đó, giữ phần còn lại dưới dạng đơn đặt hàng chờ mở và ngăn không cho khớp hóa đơn cho đến khi nhận được toàn bộ số lượng — hoặc cho phép khớp một phần hóa đơn nếu đó là quy trình đã thỏa thuận.

# Tại sao việc giao hàng một phần lại là một vấn đề phổ biến

Các nhà cung cấp giao hàng thiếu vì nhiều lý do: chậm trễ sản xuất, năng lực vận chuyển, nguồn nguyên liệu sẵn có. Trong các doanh nghiệp sản xuất và thương mại ở Vietnam, việc giao hàng một phần không phải là điều bất thường - đó là chuyện thường ngày.

Vấn đề là hầu hết các hệ thống đơn giản đều mong đợi một kết quả nhị phân: hoặc đơn hàng đầy đủ đã đến hoặc không có gì xảy ra. Khi 60% đơn hàng đến:

• Nhân viên không biết nên đóng PO hay để mở
• Tài chính không biết nên thanh toán đầy đủ hay giữ lại
• Kho cập nhật hàng hóa đã đến nhưng 40% còn lại biến mất khỏi tầm nhìn
• Ai đó phải theo đuổi nhà cung cấp để lấy số dư — không có hệ thống nhắc nhở

Đây đều là những vấn đề có thể giải quyết được. Họ yêu cầu một hệ thống xử lý việc nhận một phần như quy trình làm việc hạng nhất, không phải là ngoại lệ.

# Cách thức hoạt động của việc nhận một phần

Khi giao hàng đến, nhóm kho hàng sẽ ghi lại Phiếu nhận hàng (GRN) đối với PO liên quan. Trong quy trình nhận một phần:

1. GRN chỉ ghi lại những gì đã được nhận thực tế — mặt hàng, số lượng, lô, địa điểm
2. Hệ thống so sánh số lượng PO ban đầu
3. Số lượng còn lại sẽ trở thành đơn hàng đặt sẵn mở trên cùng một PO
4. Trạng thái PO cập nhật thành "đã nhận một phần" — chưa đóng
5. Mức tồn kho cập nhật ngay lập tức cho các mặt hàng đã nhận
6. Bộ phận tài chính có thể khớp một phần GRN với một phần hóa đơn nếu nhà cung cấp lập hóa đơn theo từng giai đoạn

PO vẫn hiển thị khi đã nhận được một phần cho đến khi đợt giao hàng cuối cùng đến và đơn hàng đặt sẵn được đóng lại.

# Hiển thị đơn hàng đặt sẵn

Đơn đặt hàng trước chỉ hữu ích nếu có ai đó đang theo dõi chúng. Hệ thống cung cấp:

Điều này thay thế bảng tính mà ai đó duy trì theo cách thủ công — và chắc chắn cập nhật không nhất quán.

# Kết nối AutoCount cho hóa đơn một phần

Nhà cung cấp có thể lập hóa đơn làm hai phần: một hóa đơn cho lần giao hàng đầu tiên, một hóa đơn thứ hai cho số dư. AutoCount cần phản ánh chính xác điều này mà không tính gấp đôi trách nhiệm pháp lý.

Với GRN một phần được ghi lại dựa trên cùng một PO, quy trình đối chiếu hóa đơn — được trình bày chi tiết trong quy trình đối chiếu ba chiều — có thể khớp từng hóa đơn của nhà cung cấp với GRN một phần tương ứng. Số dư bên nợ trong AutoCount chỉ phản ánh những gì đã được lập hóa đơn cho hàng hóa thực tế nhận được.

Để có độ chính xác cao hơn về hàng tồn kho, dữ liệu nhận một phần sẽ được cung cấp cho hệ thống hàng tồn kho và kho hàng để hồ sơ hàng tồn kho khớp với thực tế thực tế trong suốt chu kỳ phân phối một phần.

Quy trình mua sắm đầy đủ, từ tạo PO đến phê duyệt đến nhận, là một phần của tự động hóa mua sắm và PO.

# Nhóm Kho thông báo gì

Nhóm kho hàng nhận thấy rằng họ không còn phải theo dõi một danh sách riêng về "những gì chúng tôi vẫn đang chờ đợi". Họ quét hoặc nhập những gì đến và hệ thống biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Nếu số dư không đến đúng ngày dự kiến, hệ thống sẽ gắn cờ số dư mà không cần ai phải nhớ kiểm tra.

Câu hỏi thường gặp

# Giao hàng một phần có thể đóng PO nếu số lượng còn lại đủ nhỏ để xóa bỏ không?

Đúng. Bạn có thể định cấu hình dung sai - ví dụ: nếu còn lại ít hơn 5% số lượng đặt hàng, PO có thể được đánh dấu là đã nhận đầy đủ. Điều này ngăn cản số lượng tồn đọng nhỏ tạo ra các đơn đặt hàng dự phòng vô thời hạn.

# Điều gì xảy ra nếu nhà cung cấp giao nhiều hơn số lượng PO?

Biên lai vượt mức được gắn cờ. Hệ thống ghi lại số lượng thực tế nhận được và đánh dấu phần vượt quá để xem xét - thường yêu cầu ủy quyền trước khi số lượng vượt quá được chấp nhận vào kho.

# Nhân viên tại kho có thể ghi GRN trên thiết bị di động không?

Đúng. Màn hình GRN được thiết kế để hoạt động trên máy tính bảng hoặc điện thoại để nhân viên kho có thể ghi lại biên lai tại điểm giao hàng mà không cần quay lại máy tính để bàn. Phương pháp thiết kế của Jacob Ng đặc biệt tập trung vào việc giữ cho giao diện đơn giản dành cho người lao động ở tuyến đầu và người lao động nhập cư.

• • Xử lý việc giao hàng không đầy đủ và mất đơn đặt hàng? WhatsApp cho chúng tôi biết cách nhận một phần hoạt động trong hoạt động của bạn.**