ERP Bertahap: Cara Membangun yang Lebih Aman

Membangun ERP sekaligus menyebabkan proyek melebihi anggaran, melewati tenggat waktu, dan memberikan sesuatu yang tidak sesuai dengan kebutuhan operasi sebenarnya. Implementasi bertahap berarti Anda menentukan fase pertama yang memecahkan satu masalah nyata, menjalankannya, menyajikannya kepada pengguna, dan menggunakan apa yang Anda pelajari untuk membentuk fase berikutnya.

Ini bukanlah solusi. Pendekatan inilah yang menghasilkan sistem yang benar-benar digunakan oleh masyarakat.

# Mengapa Pembuatan Big-Bang ERP Gagal

Pembuatan ERP cakupan penuh biasanya memerlukan waktu 12 hingga 24 bulan. Selama waktu itu:

• Bisnisnya berubah. Proses yang didokumentasikan pada bulan pertama mungkin tidak mencerminkan bagaimana bisnis beroperasi pada bulan kedelapan belas.
• Persyaratan diperluas. Setiap pertemuan memunculkan fitur-fitur baru. Pada saat proyek ini "hampir selesai", cakupannya telah berkembang sebesar 40%.
• Pengguna tidak memiliki masukan pada sistem yang belum pernah mereka lihat. Pertama kali mereka berinteraksi dengannya adalah hari go-live. Umpan balik datang terlambat untuk mengubah apa pun tanpa biaya yang signifikan.
• Jika proyek dibatalkan atau terhenti, tidak ada yang bisa ditunjukkan untuk investasi tersebut.

Pembangunan bertahap akan membalikkan risiko-risiko ini.

# Seperti Apa Fase dalam Praktek

Fase adalah bagian fungsionalitas mandiri yang memecahkan satu masalah operasional tertentu. Ini dikirimkan, diuji dalam produksi, dan digunakan oleh staf sebenarnya sebelum tahap berikutnya dirancang.

Contoh kandidat Tahap 1:

• Pesanan pembelian dan modul GRN — mendigitalkan pengadaan dan penerimaan barang sebelum menyentuh manajemen inventaris atau akuntansi.
• Modul pesanan penjualan dan pesanan pengiriman — memberikan tim penjualan dan mengirimkan sistem kerja sebelum membangun lapisan inventaris atau keuangan penuh.
• Pelacakan inventaris dengan GRN seluler — akurasi stok tingkat dasar sebelum pelaporan manajemen.
• Manajemen dan penagihan debitur — visibilitas keuangan sebelum modul operasional.

Fase 1 yang benar adalah fase yang menghilangkan proses manual paling menyakitkan dalam bisnis saat ini. Bukan modul yang paling ambisius secara teknis. Bukan yang membuat dewan terkesan. Perasaan yang akan dirasakan oleh pengoperasian dalam waktu dua minggu setelah ditayangkan.

# Peluncuran Bertahap yang Khas

Fase 1 dan 2 secara bersamaan sering kali memerlukan biaya yang jauh lebih murah dibandingkan pembangunan cakupan penuh dan memberikan nilai yang cukup untuk membenarkan keseluruhan proyek sebelum selesai. Untuk konteks mengenai biaya tahapan pada umumnya, panduan biaya khusus ERP untuk Indonesia mengelompokkannya berdasarkan cakupan dan kompleksitas.

# Mengapa Fase Meningkatkan Adopsi

Setiap fase diakhiri dengan pengguna nyata dalam kondisi nyata. Putaran umpan baliknya pendek. Jika aplikasi GRN Tahap 1 membingungkan, Anda memperbaikinya di Tahap 2 — bukan setelah satu tahun menggunakan sistem yang tidak pernah berfungsi.

Ini adalah argumen yang dibuat secara rinci dalam [cara mendesain ERP yang benar-benar akan digunakan oleh staf](/blog/cara-mendesain-erp-staf-akan-benar-benar digunakan). Pengiriman bertahap adalah mekanisme struktural yang menjaga desain tetap berdasarkan pada apa yang benar-benar dibutuhkan pengguna.

Layanan pengembangan ERP khusus disusun untuk mendukung pengiriman bertahap, dengan setiap fase diberi cakupan dan harga secara independen sehingga bisnis tidak berkomitmen terhadap total biaya sebelum mengetahui apakah Fase 1 berfungsi.

# Bila Pentahapan Tidak Berlaku

Beberapa integrasi memerlukan lapisan dasar sebelum semuanya berfungsi. Jika Anda menghubungkan sistem e-commerce ke AutoCount, misalnya, integrasinya akan berhasil atau tidak — tidak ada setengah integrasi yang berguna. Dalam kasus tersebut, "fase" adalah ukuran cakupan yang ditentukan untuk integrasi tersebut, bukan peluncuran berurutan.

Demikian pula, jika suatu bisnis menjalankan sistem paralel dan memerlukan peralihan pada tanggal tertentu karena alasan peraturan atau akhir tahun keuangan, pendekatan bertahap mungkin perlu disusun secara berbeda untuk memenuhi tenggat waktu.

# Pertanyaan Umum

# Apakah penerapan bertahap berarti kita harus membayar lebih banyak secara keseluruhan?

Belum tentu. Pengiriman bertahap sering kali mengurangi pemborosan karena Anda tidak membangun fitur-fitur di fase selanjutnya yang akan ditinggalkan jika dibangun sekaligus. Total biaya bergantung pada cakupan semua fase, yang biasanya dicakup setelah fase selesai — tidak semuanya di muka.

# Bisakah kita berhenti setelah Fase 1 jika kita memutuskan tidak ingin melanjutkan?

Ya. Setiap fase dirancang untuk berdiri sendiri dan memberikan nilai nyata. Jika bisnis memutuskan Tahap 1 sudah cukup untuk saat ini, sistem akan terus beroperasi. Tidak ada ketergantungan arsitektur yang memaksa Anda menyelesaikan semua fase.

# Bagaimana kita memutuskan apa yang akan terjadi di Fase 1 versus nanti?

Tantangannya adalah: alur kerja mana, jika didigitalisasi dan berfungsi dengan baik, yang akan memberikan dampak paling cepat terhadap operasional? Itu adalah Fase 1. Segala sesuatu yang lain diurutkan berdasarkan ketergantungan dan prioritas dari sana.

• Jika Anda mencoba mencari cara untuk mendekati build ERP tanpa mempertaruhkan segalanya dalam satu pengiriman, WhatsApp kami — kami akan membantu Anda menyusun fase berdasarkan prioritas operasional aktual Anda.*