ERP theo từng giai đoạn: Cách xây dựng an toàn hơn
Xây dựng ERP cùng một lúc là cách các dự án vượt quá ngân sách, trễ thời hạn và cung cấp thứ gì đó không phù hợp với những gì hoạt động thực sự cần. Triển khai theo từng giai đoạn có nghĩa là bạn xác định giai đoạn đầu tiên để giải quyết một vấn đề thực sự, làm cho nó hoạt động, trình bày với người dùng và sử dụng những gì bạn học được để định hình giai đoạn tiếp theo.
Nó không phải là một cách giải quyết. Chính cách tiếp cận này tạo ra những hệ thống mà mọi người thực sự sử dụng.
# Tại sao bản dựng Big-Bang ERP không thành công
Bản dựng ERP toàn phạm vi thường kéo dài từ 12 đến 24 tháng. Trong thời gian đó:
- Việc kinh doanh thay đổi. Các quy trình được ghi lại trong tháng một có thể không phản ánh cách thức hoạt động của doanh nghiệp trong tháng thứ mười tám.
- Yêu cầu mở rộng. Mỗi cuộc họp đều có những tính năng mới. Vào thời điểm dự án "gần như hoàn thành", phạm vi đã tăng 40%.
- Người dùng không có thông tin đầu vào trên hệ thống mà họ chưa từng thấy. Lần đầu tiên họ tương tác với nó là ngày go-live. Phản hồi đến quá muộn để thay đổi bất cứ điều gì mà không phải trả chi phí đáng kể.
- Nếu dự án bị hủy bỏ hoặc bị đình trệ thì khoản đầu tư không có gì đáng chú ý.
Quá trình xây dựng theo từng giai đoạn sẽ đảo ngược những rủi ro này.
# Một giai đoạn trông như thế nào trong thực tế
Giai đoạn là một phần chức năng khép kín nhằm giải quyết một vấn đề vận hành đã xác định. Nó được phân phối, thử nghiệm trong sản xuất và được sử dụng bởi các nhân viên thực sự trước khi giai đoạn tiếp theo được thiết kế.
Ví dụ về các ứng cử viên Giai đoạn 1:
- Đơn đặt hàng và mô-đun GRN — số hóa việc mua sắm và nhận hàng trước khi chạm vào quản lý hoặc kế toán hàng tồn kho.
- Mô-đun đơn đặt hàng và lệnh giao hàng — cung cấp cho nhóm bán hàng và điều động một hệ thống làm việc trước khi xây dựng lớp hàng tồn kho hoặc tài chính đầy đủ.
- Theo dõi hàng tồn kho bằng GRN di động — độ chính xác của hàng tồn kho ở mức sàn trước khi báo cáo quản lý.
- Quản lý con nợ và lập hóa đơn — khả năng hiển thị tài chính trước các mô-đun hoạt động.
Giai đoạn 1 đúng là giai đoạn loại bỏ quy trình thủ công khó khăn nhất trong doanh nghiệp hiện nay. Không phải là mô-đun đầy tham vọng về mặt kỹ thuật. Không phải là thứ gây ấn tượng với một bảng. Điều mà các hoạt động sẽ cảm nhận được trong vòng hai tuần sau khi đi vào hoạt động.
# Triển khai theo giai đoạn điển hình
| Giai đoạn | Phạm vi | Kết quả |
|---|---|---|
| 1 | Quy trình vận hành cốt lõi (ví dụ: PO + GRN hoặc Sales + DO) | Nhóm sử dụng hệ thống trong vòng 6-10 tuần |
| 2 | Độ chính xác của hàng tồn kho và kiểm soát hàng tồn kho | Dữ liệu chứng khoán đáng tin cậy trong AutoCount hoặc ERP |
| 3 | Tích hợp tài chính, lập hóa đơn, thanh toán | Đội ngũ kế toán tự động nhận dữ liệu sạch |
| 4 | Báo cáo, bảng thông tin, khả năng hiển thị của quản lý | Người ra quyết định nhìn thấy số trực tiếp |
| 5+ | Các mô-đun nâng cao: CRM, tự động hóa mua sắm, AI | Khả năng gia tăng trên nền tảng ổn định |
Các giai đoạn 1 và 2 cùng nhau thường có chi phí thấp hơn đáng kể so với việc xây dựng toàn bộ phạm vi và mang lại đủ giá trị để đảm bảo cho toàn bộ dự án trước khi hoàn thành. Để biết bối cảnh về chi phí của các giai đoạn điển hình, hướng dẫn chi phí ERP tùy chỉnh cho Vietnam phân tích chi phí này theo phạm vi và độ phức tạp.
# Tại sao các giai đoạn cải thiện việc áp dụng
Mọi giai đoạn đều kết thúc với người dùng thực trong điều kiện thực. Vòng phản hồi ngắn. Nếu ứng dụng GRN Giai đoạn 1 gây nhầm lẫn, bạn sẽ khắc phục nó trong Giai đoạn 2 — không phải sau một năm sử dụng một hệ thống không bao giờ hoạt động.
Đây là lập luận được đưa ra chi tiết trong cách thiết kế ERP mà nhân viên sẽ thực sự sử dụng. Phân phối theo từng giai đoạn là cơ chế cấu trúc giúp thiết kế luôn bám sát những gì người dùng thực sự cần.
Dịch vụ phát triển ERP tùy chỉnh được cấu trúc để hỗ trợ phân phối theo từng giai đoạn, với mỗi giai đoạn được xác định phạm vi và định giá độc lập nên doanh nghiệp không phải cam kết tổng chi phí trước khi biết liệu Giai đoạn 1 có hoạt động hay không.
# Khi không áp dụng phân kỳ
Một số tích hợp yêu cầu một lớp nền tảng trước khi mọi thứ hoạt động. Ví dụ: nếu bạn đang kết nối một hệ thống thương mại điện tử với AutoCount thì tích hợp có hoạt động hoặc không - không có tích hợp nửa vời nào hữu ích. Trong những trường hợp đó, "giai đoạn" là quy mô của phạm vi được xác định cho hoạt động tích hợp đó chứ không phải là triển khai tuần tự.
Tương tự, nếu một doanh nghiệp đang vận hành các hệ thống song song và cần chuyển giao rõ ràng trước một ngày cụ thể vì lý do pháp lý hoặc cuối năm tài chính, thì cách tiếp cận theo từng giai đoạn có thể cần phải được cấu trúc khác nhau để đáp ứng thời hạn.
Câu hỏi thường gặp
# Việc triển khai theo từng giai đoạn có nghĩa là cuối cùng chúng tôi phải trả nhiều tiền hơn không?
Không nhất thiết phải như vậy. Phân phối theo từng giai đoạn thường giảm lãng phí vì bạn không xây dựng các tính năng ở các giai đoạn sau mà lẽ ra sẽ bị bỏ đi nếu được xây dựng một lần. Tổng chi phí phụ thuộc vào phạm vi của tất cả các giai đoạn, thường được xác định khi các giai đoạn được hoàn thành — không phải tất cả đều được trả trước.
# Chúng tôi có thể dừng lại sau Giai đoạn 1 nếu quyết định không muốn tiếp tục không?
Đúng. Mỗi giai đoạn được thiết kế để hoạt động độc lập và mang lại giá trị thực. Nếu doanh nghiệp quyết định Giai đoạn 1 hiện tại là đủ thì hệ thống sẽ tiếp tục hoạt động. Không có sự phụ thuộc về kiến trúc nào buộc bạn phải hoàn thành tất cả các giai đoạn.
# Làm cách nào để chúng tôi quyết định những gì sẽ diễn ra trong Giai đoạn 1 so với giai đoạn sau?
Bài kiểm tra là: quy trình làm việc đơn lẻ nào, nếu được số hóa và hoạt động đáng tin cậy, sẽ có tác động tức thời nhất đến hoạt động? Đó là Giai đoạn 1. Mọi thứ khác sẽ được sắp xếp theo thứ tự phụ thuộc và mức độ ưu tiên từ đó.
- Nếu bạn đang cố gắng tìm cách tiếp cận bản dựng ERP mà không đặt cược mọi thứ vào một lần phân phối, [WhatsApp chúng tôi](/liên hệ) — chúng tôi sẽ giúp bạn cấu trúc các giai đoạn dựa trên mức độ ưu tiên hoạt động thực tế của bạn.*