Cara mendesain ERP yang benar-benar akan digunakan oleh staf Anda

Sebuah perusahaan dapat menghabiskan ratusan ribu untuk ERP dan tetap menjalankan bisnis di Excel. Jika hal ini terjadi, masalahnya jarang sekali terletak pada kodenya. Itu adalah desainnya.

Orang-orang menggunakan perangkat lunak ketika itu membuat pekerjaan nyata mereka menjadi lebih mudah. Mereka menghindarinya ketika hal itu memperlambat mereka, menambahkan langkah-langkah yang membingungkan, atau tidak dapat menangani pengecualian yang terjadi setiap hari. Inilah cara kami merancang adopsi sejak awal.

# 1. Mulailah dari proses sehari-hari, bukan layarnya

Layar bersih yang tidak sesuai dengan cara kerja tim sebenarnya akan ditinggalkan. Kami memetakan proses sebenarnya terlebih dahulu — termasuk siapa melakukan apa, dalam urutan apa, dan di mana pengecualiannya — dan baru kemudian merancang modul. Ini adalah inti dari pendekatan pengembangan ERP khusus kami.

# 2. Rancang pengecualian, bukan hanya jalan bahagia

Operasi nyata penuh dengan pengecualian: pengiriman sebagian, pesanan mendesak, harga khusus pelanggan, penundaan pemasok, stok hilang. Jika sistem hanya menangani kasus yang sempurna, staf akan menyelesaikan pengecualian di luar sistem — dan sistem akan segera kehilangan kendali.

# 3. Mintalah data paling sedikit pada saat tersibuk

Ketika staf dipaksa untuk mengisi kolom yang tidak perlu saat terburu-buru, mereka menolak keseluruhan sistem. Tangkap hanya apa yang penting pada titik tindakan; kumpulkan sisanya nanti, atau biarkan sistem menyimpulkannya.

# 4. Kurangi langkah versus cara lama

Jika ERP memerlukan lebih banyak klik dibandingkan spreadsheet yang digantikannya, adopsi gagal. Setiap alur kerja harus jauh lebih cepat dibandingkan metode manual yang digantikannya — jika tidak, Anda telah menambahkan pekerjaan, bukan menghapusnya.

# 5. Bangun secara bertahap, uji dengan pengguna sebenarnya

Mencoba meluncurkan semuanya sekaligus akan melipatgandakan risiko. Versi pertama yang lebih kecil yang memecahkan alur kerja yang paling sulit — dan bertahan di hari yang sangat sibuk — mendapatkan kepercayaan. Kepercayaan itulah yang membawa fase selanjutnya. Hal ini juga yang menyebabkan sebagian besar ERP yang gagal dapat dipulihkan melalui ERP audit penyelamatan dan sistem yang terfokus, bukan pembangunan kembali secara penuh.

# 6. Berikan alur kerja tujuan bisnis yang jelas

ERP harus meningkatkan sesuatu yang spesifik: akurasi stok, waktu admin, kecepatan pemesanan, waktu tindak lanjut, atau visibilitas margin. Ketika tim memahami mengapa sistem itu ada, mereka menggunakannya dengan niat alih-alih menganggapnya sebagai dokumen tambahan.

# Adopsi adalah bagian dari pembangunan, bukan sebuah renungan

Perusahaan yang ERP-nya "tidak digunakan oleh siapa pun" hampir selalu menganggap adopsi sebagai masalah pelatihan pada akhirnya. Ini adalah keputusan desain pada awalnya.

Jika Anda pernah mengalami implementasi yang gagal, baca mengapa proyek ERP gagal dan ERP dibuat tetapi tidak ada yang menggunakannya. Jika Anda merencanakan build baru, langkah pertama yang paling aman adalah menerapkan versi bertahap pertama.

• Rencanakan Lingkup ERP Saya*