Cách thiết kế ERP mà nhân viên của bạn sẽ thực sự sử dụng

Một công ty có thể chi hàng trăm nghìn cho ERP nhưng cuối cùng vẫn điều hành hoạt động kinh doanh trong Excel. Khi điều đó xảy ra, vấn đề hiếm khi nằm ở mã. Đó là thiết kế.

Mọi người sử dụng phần mềm khi nó giúp công việc thực sự của họ trở nên dễ dàng hơn. Họ tránh nó khi nó làm họ chậm lại, thêm các bước khó hiểu hoặc không thể xử lý các trường hợp ngoại lệ xảy ra hàng ngày. Đây là cách chúng tôi thiết kế để áp dụng ngay từ đầu.

# 1. Bắt đầu từ quy trình hàng ngày, không phải màn hình

Một màn hình sạch sẽ không phù hợp với cách nhóm thực sự làm việc sẽ bị loại bỏ. Trước tiên, chúng tôi lập bản đồ quy trình thực tế — bao gồm ai làm gì, theo thứ tự nào và vị trí của các ngoại lệ — và chỉ sau đó mới thiết kế các mô-đun. Đây là cốt lõi của phương pháp tiếp cận phát triển ERP tùy chỉnh của chúng tôi.

# 2. Thiết kế cho những trường hợp ngoại lệ, không chỉ là con đường hạnh phúc

Hoạt động thực tế có rất nhiều trường hợp ngoại lệ: giao hàng từng phần, đơn đặt hàng khẩn cấp, định giá đặc biệt cho khách hàng, sự chậm trễ của nhà cung cấp, thiếu hàng. Nếu hệ thống chỉ xử lý trường hợp hoàn hảo, nhân viên sẽ giải quyết ngoại lệ bên ngoài hệ thống — và hệ thống sẽ mất khả năng kiểm soát ngay lập tức.

# 3. Yêu cầu ít dữ liệu nhất vào thời điểm bận rộn nhất

Khi nhân viên bị buộc phải điền vào những khu vực không cần thiết trong thời gian gấp rút, họ sẽ chống lại toàn bộ hệ thống. Chỉ nắm bắt những gì cần thiết tại thời điểm hành động; thu thập phần còn lại sau hoặc để hệ thống suy ra.

# 4. Giảm bước so với cách cũ

Nếu ERP nhận được nhiều lượt nhấp chuột hơn bảng tính mà nó thay thế thì việc áp dụng sẽ không thành công. Mọi quy trình công việc phải nhanh hơn đáng kể so với phương pháp thủ công mà nó thay thế — nếu không, bạn đã thêm công việc chứ không phải xóa công việc đó.

# 5. Xây dựng theo từng giai đoạn, thử nghiệm với người dùng thực

Cố gắng khởi động mọi thứ cùng một lúc sẽ làm tăng gấp bội rủi ro. Phiên bản đầu tiên nhỏ hơn giúp giải quyết quy trình làm việc khó khăn nhất — và tồn tại sau một ngày thực sự bận rộn — đã giành được sự tin tưởng. Sự tin tưởng đó chính là điều mang đến giai đoạn tiếp theo. Đây cũng là lý do tại sao hầu hết các ERP bị lỗi đều có thể được khôi phục thông qua kiểm tra hệ thống và cứu hộ ERP thay vì xây dựng lại toàn bộ.

# 6. Đưa ra mục đích kinh doanh rõ ràng cho quy trình làm việc

ERP sẽ cải thiện một số điều cụ thể: độ chính xác trong kho, thời gian quản trị, tốc độ đặt hàng, thời gian theo dõi hoặc khả năng hiển thị lợi nhuận. Khi nhóm hiểu tại sao hệ thống tồn tại, họ sử dụng nó có mục đích thay vì coi nó như một công việc giấy tờ bổ sung.

# Áp dụng là một phần của quá trình phát triển, không phải là suy nghĩ lại

Các công ty có ERP "không ai sử dụng" hầu như luôn coi việc áp dụng cuối cùng là một vấn đề đào tạo. Đó là một quyết định thiết kế ngay từ đầu.

Nếu bạn đã trải qua quá trình triển khai không thành công, hãy đọc tại sao các dự án ERP thất bại và ERP được xây dựng nhưng không ai sử dụng nó. Nếu bạn đang lập kế hoạch xây dựng bản dựng mới, bước đầu tiên an toàn nhất là xác định phạm vi phiên bản đầu tiên theo từng giai đoạn.

• Lập kế hoạch cho phạm vi ERP của tôi*