Saat Penjualan dan Pembelian Berhenti Berbicara (dan Saham Membayar)
Di sebagian besar perusahaan perdagangan, tim penjualan dan tim pembelian beroperasi pada informasi berbeda dengan kecepatan berbeda. Penjualan berkomitmen kepada pelanggan; pembelian mengetahuinya nanti. Kesenjangan ini membutuhkan biaya – dalam pengiriman darurat, stok mati, dan pelanggan yang berhenti menelepon kembali.
Seperti Apa Terputus dalam Prakteknya
Berikut adalah pola yang muncul berulang kali di perusahaan dagang yang menjalankan penjualan dan pembelian sebagai fungsi terpisah:
Penjualan menjual lebih banyak stok yang tidak ada. Perwakilan penjualan memeriksa AutoCount, melihat kuantitas, dan mengonfirmasi pesanan. Namun tiga perwakilan lainnya melakukan pemeriksaan yang sama dalam satu jam terakhir. Tidak ada yang melihat reservasi secara real time.
Pembelian membeli stok yang penjualannya sudah tercakup. PO dikeluarkan untuk 500 unit karena laporan pemesanan ulang menyatakan stok sedikit. Penjualan telah menyelesaikan dua pesanan besar yang akan memindahkan unit-unit tersebut – tetapi informasi tersebut belum sampai ke bagian pembelian.
Pesanan darurat mengikis margin. Ketika pesanan yang dikonfirmasi tidak memiliki stok untuk dipenuhi, solusi tercepat adalah pembelian darurat dengan harga berapa pun yang ditawarkan pemasok pada hari itu. Margin pada pesanan tersebut menghilang, terkadang menjadi negatif, dan tidak ada yang mengetahui alasannya.
Waktu tunggu hanya dapat ditebak, bukan dilacak. Tanpa hubungan antara pesanan pembelian dan pesanan penjualan, janji pengiriman didasarkan pada pengalaman masa lalu dan bukan PO terbuka yang sebenarnya. Ketika waktu tunggu pemasok berubah, pelanggan terkejut.
Mengapa Ini Terjadi
Penyebab utamanya hampir tidak pernah disebabkan oleh kemalasan atau komunikasi yang buruk. Alat tersebut tidak berbagi data.
AutoCount mencatat faktur dan pembayaran. Ini tidak dirancang untuk mengadakan reservasi langsung terhadap pesanan penjualan, memicu tindakan pengadaan, atau mengingatkan bagian pembelian bahwa tiga pesanan besar baru saja diterima. Itu adalah masalah alur kerja dan integrasi, bukan masalah akuntansi.
Hasilnya: setiap tim bekerja secara akurat dalam sistemnya masing-masing dan masih menimbulkan kekacauan bagi bisnis secara keseluruhan.
Tiga Koneksi Yang Penting
Memperbaiki ini tidak memerlukan penggantian AutoCount atau membangun kembali semuanya. Ini memerlukan tiga koneksi khusus:
| Koneksi | Apa Fungsinya |
|---|---|
| Pesanan penjualan → reservasi stok | Menghapus kuantitas yang dikonfirmasi dari stok yang tersedia saat penjualan dikonfirmasi, sebelum pembuatan faktur |
| Pesanan penjualan → pemicu pembelian | Menandai pembelian ketika penjualan menciptakan kesenjangan stok, dengan kuantitas dan tanggal pengiriman yang diperlukan |
| Status PO → visibilitas penjualan | Menunjukkan kepada tim penjualan pesanan mana yang menunggu di PO terbuka dan kapan pesanan tersebut diharapkan tiba |
Ketiga mata rantai ini menutup kesenjangan tersebut. Penjualan tahu apa yang sebenarnya tersedia. Pembelian tahu apa yang dilakukan. Dan angka stok yang dilihat kedua tim mencerminkan kenyataan.
Seperti Apa Sistem yang Terhubung
Saat pesanan penjualan dibuat:
- Stok yang tersedia diperiksa berdasarkan semua pesanan yang telah dikonfirmasi, bukan hanya kuantitas mentah yang tersedia
- Jika stok tidak mencukupi, permintaan pengadaan dibuat secara otomatis dengan jumlah yang dibutuhkan dan tanggal pengiriman yang diminta pelanggan
- Tim pengadaan bekerja dari antrean yang diprioritaskan, bukan berdasarkan pesan manual dari bagian penjualan
- Setelah PO diterbitkan dan tanggal pengiriman dikonfirmasi, tanggal tersebut mengalir kembali ke pesanan penjualan
- Tenaga penjualan dapat memperbarui pelanggan dengan tanggal sebenarnya, bukan perkiraan
Di setiap titik, satu tim tidak menunggu tim lainnya. Sistem membawa informasi di antara mereka.
Biaya Menunggu
Nalurinya sering kali adalah menunggu sampai bisnisnya lebih besar atau timnya lebih besar sebelum memperbaikinya. Masalahnya adalah biayanya bertambah seiring volume. Setiap tenaga penjualan tambahan dan setiap lini produk tambahan mengalikan berapa kali kesenjangan tersebut menyebabkan masalah.
Sebuah perusahaan perdagangan yang memindahkan RM 5 juta setahun melalui sistem yang tidak terhubung mampu mengatasi kesenjangan tersebut. Sebuah perusahaan seharga RM 15 juta kehilangan uang nyata setiap bulannya.
Pertanyaan Umum
Bisakah ini diperbaiki tanpa mengganti AutoCount?
Ya. AutoCount menangani faktur dan akuntansi dengan baik. Lapisan reservasi, pemicu pengadaan, dan visibilitas PO dibangun di sekitarnya — semuanya terintegrasi dengan AutoCount, bukan menggantikannya.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menghubungkan penjualan dan pembelian?
Tergantung pada kompleksitasnya, namun sebagian besar perusahaan perdagangan melihat integrasi berhasil dalam enam hingga sepuluh minggu. Perubahan pertama yang terlihat — reservasi stok langsung — sering kali dapat diterapkan dalam dua hingga tiga minggu.
Bagaimana jika tim pembelian kita menggunakan proses yang berbeda untuk pemasok yang berbeda?
Hal ini merupakan hal yang lumrah dan dapat diatasi. Integrasi ini dapat memperhatikan waktu tunggu yang berbeda, jumlah pesanan minimum, dan preferensi pemasok sambil tetap menciptakan hubungan antara penjualan yang dikonfirmasi dan tindakan pengadaan.
Pesan Audit Sistem