Khi việc bán hàng và mua hàng ngừng nói chuyện (và thanh toán hàng tồn kho)

Ở hầu hết các công ty thương mại, nhóm bán hàng và nhóm mua hàng hoạt động dựa trên những thông tin khác nhau ở tốc độ khác nhau. Cam kết bán hàng với khách hàng; việc mua hàng sẽ phát hiện ra sau. Khoảng cách đó sẽ gây tốn kém - chi phí vận chuyển khẩn cấp, hàng tồn kho và khách hàng ngừng gọi lại.

# Việc ngắt kết nối trông như thế nào trong thực tế

Dưới đây là các mẫu xuất hiện lặp đi lặp lại trong các công ty thương mại thực hiện hoạt động bán hàng và mua hàng dưới dạng các chức năng riêng biệt:

• Bộ phận bán hàng bán quá nhiều hàng tồn kho không có ở đó.* Đại diện bán hàng kiểm tra AutoCount, xem số lượng và xác nhận đơn hàng. Nhưng ba đại diện khác đã thực hiện kiểm tra tương tự trong giờ qua. Không ai nhìn thấy đặt phòng trong thời gian thực.

• Mua hàng mua hàng tồn kho mà doanh số bán hàng đã đủ.* Một PO sẽ xuất hiện cho 500 đơn vị vì báo cáo đặt hàng lại cho biết lượng hàng còn lại sắp hết. Bộ phận bán hàng đã chốt hai đơn đặt hàng lớn sẽ chuyển những đơn vị đó - nhưng thông tin đó vẫn chưa đến tay người mua.

• Các đơn đặt hàng khẩn cấp làm giảm lợi nhuận.* Khi một đơn hàng được xác nhận không còn hàng để thực hiện, giải pháp nhanh nhất là mua hàng khẩn cấp với bất kỳ mức giá nào mà nhà cung cấp đưa ra vào ngày hôm đó. Biên độ của lệnh đó biến mất, đôi khi trở nên âm và không ai hiểu được lý do.

• Thời gian giao hàng được đoán trước, không được theo dõi.* Không có sự kết nối giữa đơn đặt hàng và đơn đặt hàng, lời hứa giao hàng dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ chứ không phải PO mở thực tế. Khi thời gian giao hàng của nhà cung cấp thay đổi, khách hàng sẽ ngạc nhiên.

# Tại sao điều này lại xảy ra

Nguyên nhân cơ bản hầu như không bao giờ là sự lười biếng hay giao tiếp kém. Đó là các công cụ không chia sẻ dữ liệu.

AutoCount ghi lại hóa đơn và thanh toán. Nó không được thiết kế để giữ chỗ trực tiếp cho một đơn đặt hàng, kích hoạt hành động mua sắm hoặc cảnh báo mua hàng khi có ba đơn đặt hàng lớn vừa được thực hiện. Đó là những vấn đề về quy trình làm việc và tích hợp, không phải vấn đề kế toán.

Kết quả: mỗi nhóm hoạt động chính xác trong hệ thống của riêng họ và vẫn tạo ra sự hỗn loạn cho toàn bộ doanh nghiệp.

# Ba kết nối quan trọng

Việc khắc phục điều này không yêu cầu thay thế AutoCount hoặc xây dựng lại mọi thứ. Nó đòi hỏi ba kết nối cụ thể:

Ba liên kết này thu hẹp khoảng cách. Bán hàng biết những gì thực sự có sẵn. Mua hàng biết những gì đã cam kết. Và con số tồn kho mà cả hai đội nhìn thấy đều phản ánh đúng thực tế.

# Một hệ thống được kết nối trông như thế nào

Khi tạo đơn bán hàng:

1. Hàng có sẵn được kiểm tra dựa trên tất cả các đơn đặt hàng đã được xác nhận, không chỉ số lượng thô có sẵn
2. Nếu không đủ hàng, yêu cầu mua sắm sẽ được tạo tự động với số lượng yêu cầu và ngày giao hàng theo yêu cầu của khách hàng
3. Nhóm mua sắm làm việc từ hàng đợi được ưu tiên thay vì thông báo thủ công từ bộ phận bán hàng
4. Sau khi PO được phát hành và ngày giao hàng được xác nhận, ngày đó sẽ quay trở lại đơn đặt hàng
5. Đại diện bán hàng có thể cập nhật cho khách hàng ngày thực tế chứ không phải ước tính

Tại mọi thời điểm, một đội không chờ đợi đội kia. Hệ thống mang thông tin giữa chúng.

# Cái giá của sự chờ đợi

Bản năng thường là đợi cho đến khi doanh nghiệp lớn hơn hoặc đội ngũ đông hơn trước khi khắc phục vấn đề này. Vấn đề là chi phí tăng theo số lượng. Mỗi đại diện bán hàng bổ sung và mỗi dòng sản phẩm bổ sung sẽ nhân số lần khoảng cách gây ra vấn đề.

Một công ty thương mại chuyển 5 triệu RM mỗi năm thông qua các hệ thống bị ngắt kết nối đang giải quyết các khoảng trống. Một công ty trị giá 15 triệu RM đang mất tiền thật vào tay họ mỗi tháng.

Câu hỏi thường gặp

# Có thể sửa lỗi này mà không cần thay thế AutoCount không?

Đúng. AutoCount xử lý tốt việc lập hóa đơn và kế toán. Các lớp đặt trước, kích hoạt mua sắm và khả năng hiển thị PO được xây dựng xung quanh nó — chúng tích hợp với AutoCount thay vì thay thế nó.

Mất bao lâu để kết nối bán hàng và mua hàng?

Phụ thuộc vào mức độ phức tạp, nhưng hầu hết các công ty thương mại đều nhận thấy sự tích hợp có hiệu quả trong vòng sáu đến mười tuần. Thay đổi rõ ràng đầu tiên - đặt trước hàng tồn kho trực tiếp - thường có thể diễn ra sau hai đến ba tuần.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu nhóm mua hàng của chúng tôi sử dụng quy trình khác cho các nhà cung cấp khác nhau?

Đó là điều phổ biến và có thể quản lý được. Việc tích hợp có thể tôn trọng các thời gian thực hiện khác nhau, số lượng đặt hàng tối thiểu và ưu tiên của nhà cung cấp trong khi vẫn tạo ra mối liên kết giữa việc bán hàng được xác nhận và hành động mua sắm.

• Đặt lịch kiểm tra hệ thống*