Manajemen Pemasok: Riwayat Harga, Waktu Proses, Keandalan
Sebagian besar UKM di Indonesia memiliki pengetahuan pemasok yang tertanam dalam benak pembeli mereka yang paling berpengalaman. Ketika orang tersebut pergi, negosiasi harga, pola pengiriman, dan preferensi pemasok selama bertahun-tahun akan hilang bersama mereka. Sistem manajemen pemasok menempatkan pengetahuan tersebut ke dalam catatan bersama.
Apa yang Hilang Tanpa Catatan Pemasok
Pertimbangkan apa yang biasanya diketahui manajer pembelian tentang sepuluh pemasok teratas mereka:
- Berapa harga yang mereka negosiasikan enam bulan lalu
- Pemasok mana yang secara konsisten mengirimkan terlambat tiga hari
- Yang mana menaikkan harga menjelang Tahun Baru Imlek tanpa pemberitahuan
- Yang mana yang bisa diandalkan namun hanya untuk kategori produk tertentu
Pengetahuan itu sangat berharga. Namun jika hanya ada dalam ingatan satu orang, maka akan hilang begitu orang tersebut sakit, sedang cuti, atau mengundurkan diri.
Selain kesinambungan, bisnis akan mengambil keputusan pembelian yang lebih buruk jika tidak memiliki data. Negosiasi harga menjadi lebih sulit jika Anda tidak dapat menunjukkan riwayat harga mereka kepada pemasok selama 12 bulan terakhir.
Apa yang Dicatat oleh Sistem Manajemen Pemasok
Profil pemasok terstruktur menangkap:
| Titik data | Mengapa itu penting |
|---|---|
| Riwayat harga per item | Bandingkan kuotasi saat ini dengan harga historis |
| Sejarah waktu memimpin | Ketahui waktu pengiriman sebenarnya, bukan waktu pengiriman yang dikutip |
| Tingkat pengiriman tepat waktu | Identifikasi pemasok mana yang membutuhkan stok penyangga |
| Barang ditolak atau dikembalikan | Lacak masalah kualitas dari waktu ke waktu |
| Ketentuan pembayaran | Bandingkan persyaratan antar pemasok untuk item yang sama |
| Kontrak atau perjanjian aktif | Ketahui kapan perjanjian harga tetap berakhir |
Ini bukan latihan database. Ini adalah informasi yang digunakan tim pembelian Anda setiap hari — terstruktur sehingga siapa pun dapat mengaksesnya, bukan hanya orang yang sudah lama berada di sana.
Pembandingan Harga di Seluruh Pemasok
Untuk perusahaan dagang yang membeli bahan mentah atau komponen yang sama dari beberapa pemasok, sistem dapat menunjukkan perbandingan harga di seluruh pemasok yang memenuhi syarat pada saat menaikkan PO. Pembeli melihat siapa yang termurah saat ini, siapa yang termurah pada kuartal terakhir, dan apakah ada pemasok yang menaikkan harga mereka secara bertahap.
Bagi [perusahaan dagang](/industri/perusahaan dagang) dengan margin tipis, perbandingan tersebut di titik pembelian secara langsung mempengaruhi profitabilitas.
Keandalan Waktu Pimpin
Waktu tunggu yang dikutip dan waktu tunggu sebenarnya sering kali berbeda. Pemasok yang mengutip lima hari kerja tetapi secara konsisten mengirimkan dalam sembilan hari bukanlah pemasok lima hari. Jika sistem Anda hanya mencatat waktu tunggu yang dikutip, perencanaan produksi atau penjualan Anda dibuat berdasarkan angka yang salah.
Ketika tanggal aktual GRN dibandingkan dengan tanggal pengiriman yang diharapkan, sistem akan menghitung rata-rata waktu tunggu aktual per pemasok pada periode apa pun. Angka tersebut dimasukkan ke dalam penghitungan stok pengaman dan tanggal janji penjualan.
Menangani Pemasok Baru versus Pemasok yang Disetujui
Tidak semua pemasok harus digunakan secara default. Sistem manajemen pemasok dapat menerapkan daftar pemasok yang disetujui, jika:
- Pemasok baru melalui proses kualifikasi sebelum mereka dapat menerima PO
- Pemasok yang ada ditinjau secara berkala
- Pemasok yang tidak disetujui akan memicu peringatan atau memerlukan persetujuan tingkat yang lebih tinggi
Ini adalah persyaratan umum bagi perusahaan dagang yang menangani audit kepatuhan atau memiliki pelanggan yang memerlukan kemampuan penelusuran rantai pasokan.
Menghubungkan Data Pemasok ke Pengadaan
Nilai data pemasok paling tinggi bila dapat diakses selama pengadaan — bukan dalam sistem terpisah yang harus Anda ingat untuk memeriksanya. Ketika manajemen pemasok terintegrasi dengan sistem pengadaan dan otomatisasi PO, pembeli melihat riwayat pemasok yang relevan langsung di layar pembuatan PO.
Pertanyaan Umum
Bisakah kami mengimpor data pemasok yang ada dari Excel atau AutoCount?
Ya. Catatan pemasok, daftar harga, dan rincian kontak yang ada dapat diimpor selama fase penyiapan. Data transaksi historis dari AutoCount juga dapat ditarik untuk mengisi riwayat harga terlebih dahulu.
Bagaimana sistem menangani pemasok yang memiliki harga berbeda untuk jumlah berbeda?
Tingkat harga — harga berbeda per kelompok kuantitas — dapat dikonfigurasi per pemasok per item. Sistem menerapkan harga yang benar secara otomatis berdasarkan kuantitas di PO.
Bisakah kita melacak kinerja pemasok di beberapa entitas pembelian dalam satu grup?
Ya. Catatan pemasok dapat dibagikan ke seluruh entitas dalam grup, sehingga riwayat kinerja pemasok dapat dilihat terlepas dari perusahaan operasi mana yang melakukan pembelian.
Siap berhenti mengandalkan memori untuk mengambil keputusan pemasok? WhatsApp kami untuk melihat bagaimana manajemen pemasok sesuai dengan pengaturan pengadaan Anda.