Quản lý nhà cung cấp: Lịch sử giá, thời gian giao hàng, độ tin cậy
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam đều ghi nhớ kiến thức về nhà cung cấp trong đầu người mua giàu kinh nghiệm nhất của họ. Khi người đó rời đi, họ sẽ phải chịu đựng nhiều năm đàm phán về giá cả, phương thức giao hàng và sở thích của nhà cung cấp. Hệ thống quản lý nhà cung cấp sẽ đưa kiến thức đó vào hồ sơ chung.
# Những gì bị mất nếu không có hồ sơ nhà cung cấp
Hãy xem người quản lý mua hàng thường biết gì về 10 nhà cung cấp hàng đầu của họ:
- Mức giá mà họ đã thương lượng sáu tháng trước
- Nhà cung cấp nào liên tục giao hàng trễ ba ngày
- Nhà nào tăng giá trước Tết mà không báo trước
- Cái nào đáng tin cậy nhưng chỉ dành cho một số loại sản phẩm nhất định
Những kiến thức đó thật có giá trị. Nhưng nếu nó chỉ tồn tại trong ký ức của một người thì nó sẽ biến mất khi người đó bị bệnh, nghỉ phép hoặc từ chức.
Ngoài tính liên tục, doanh nghiệp còn đưa ra quyết định mua hàng tồi tệ hơn khi thiếu dữ liệu. Việc đàm phán giá sẽ khó khăn hơn khi bạn không thể cho nhà cung cấp xem lịch sử giá của chính họ trong 12 tháng qua.
# Hồ sơ hệ thống quản lý nhà cung cấp là gì
Hồ sơ nhà cung cấp có cấu trúc bao gồm:
| Điểm dữ liệu | Tại sao nó quan trọng |
|---|---|
| Lịch sử giá mỗi mặt hàng | So sánh báo giá hiện tại với giá lịch sử |
| Lịch sử thời gian dẫn đầu | Biết thời gian giao hàng thực tế chứ không phải báo giá |
| Tỷ lệ giao hàng đúng giờ | Xác định nhà cung cấp nào cần hàng dự trữ |
| Hàng bị từ chối hoặc bị trả lại | Theo dõi các vấn đề về chất lượng theo thời gian |
| Điều khoản thanh toán | So sánh các điều khoản giữa các nhà cung cấp cho cùng một mặt hàng |
| Hợp đồng hoặc thỏa thuận đang hoạt động | Biết khi nào thỏa thuận giá cố định hết hạn |
Đây không phải là một bài tập về cơ sở dữ liệu. Đó là thông tin mà nhóm mua hàng của bạn sử dụng hàng ngày - được cấu trúc để bất kỳ ai cũng có thể truy cập, không chỉ người đã ở đó lâu nhất.
# So sánh giá giữa các nhà cung cấp
Đối với các công ty thương mại mua cùng một nguyên liệu thô hoặc linh kiện từ nhiều nhà cung cấp, hệ thống có thể hiển thị so sánh giá giữa tất cả các nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn tại thời điểm tăng PO. Người mua sẽ biết ai là người rẻ nhất hôm nay, ai là người rẻ nhất trong quý trước và liệu có nhà cung cấp nào đang tăng giá dần dần hay không.
Đối với [các công ty thương mại](/các ngành/công ty thương mại) có tỷ suất lợi nhuận thấp, sự so sánh đó tại thời điểm mua hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
# Độ tin cậy về thời gian thực hiện
Thời gian thực hiện được trích dẫn và thời gian thực hiện thực tế thường khác nhau. Một nhà cung cấp báo giá 5 ngày làm việc nhưng giao hàng liên tục trong 9 ngày thì không phải là nhà cung cấp 5 ngày. Nếu hệ thống của bạn chỉ ghi lại thời gian sản xuất đã báo giá thì kế hoạch sản xuất hoặc bán hàng của bạn được xây dựng dựa trên con số sai.
Khi ngày GRN thực tế được ghi lại so với ngày giao hàng dự kiến, hệ thống sẽ tính toán thời gian giao hàng trung bình thực tế cho mỗi nhà cung cấp trong bất kỳ khoảng thời gian nào. Con số đó được đưa vào tính toán tồn kho an toàn và ngày hứa bán hàng.
# Xử lý các nhà cung cấp mới so với các nhà cung cấp được phê duyệt
Không phải mọi nhà cung cấp đều nên được sử dụng theo mặc định. Hệ thống quản lý nhà cung cấp có thể thực thi danh sách nhà cung cấp được phê duyệt, trong đó:
- Các nhà cung cấp mới phải trải qua quá trình đánh giá chất lượng trước khi họ có thể nhận được PO
- Các nhà cung cấp hiện tại được xem xét định kỳ
- Nhà cung cấp không được phê duyệt kích hoạt cảnh báo hoặc yêu cầu phê duyệt cấp cao hơn
Đây là yêu cầu chung đối với [các công ty thương mại](/các ngành/công ty thương mại) xử lý các cuộc kiểm tra tuân thủ hoặc có những khách hàng yêu cầu truy xuất nguồn gốc chuỗi cung ứng.
# Kết nối dữ liệu nhà cung cấp với hoạt động mua sắm
Giá trị của dữ liệu nhà cung cấp là cao nhất khi nó có thể truy cập được trong quá trình mua sắm - không phải trong một hệ thống riêng biệt mà bạn phải nhớ kiểm tra. Khi quản lý nhà cung cấp được tích hợp với hệ thống tự động hóa mua sắm và PO, người mua sẽ thấy lịch sử nhà cung cấp có liên quan trực tiếp trên màn hình tạo PO.
Câu hỏi thường gặp
# Chúng tôi có thể nhập dữ liệu nhà cung cấp hiện có của mình từ Excel hoặc AutoCount không?
Đúng. Hồ sơ nhà cung cấp hiện tại, bảng giá và chi tiết liên hệ có thể được nhập trong giai đoạn thiết lập. Dữ liệu giao dịch lịch sử từ AutoCount cũng có thể được kéo về lịch sử giá được điền trước.
# Hệ thống xử lý các nhà cung cấp có mức giá khác nhau cho số lượng khác nhau như thế nào?
Các bậc giá - các mức giá khác nhau cho mỗi khung số lượng - có thể được cấu hình cho mỗi nhà cung cấp cho mỗi mặt hàng. Hệ thống tự động áp dụng giá chính xác dựa trên số lượng trên PO.
# Chúng tôi có thể theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp trên nhiều đơn vị mua hàng trong một nhóm không?
Đúng. Hồ sơ nhà cung cấp có thể được chia sẻ giữa các thực thể trong một nhóm, do đó, lịch sử hoạt động của nhà cung cấp sẽ hiển thị bất kể công ty điều hành nào đã thực hiện mua hàng.
- Bạn đã sẵn sàng ngừng dựa vào trí nhớ để đưa ra quyết định về nhà cung cấp chưa? WhatsApp cho chúng tôi biết cách quản lý nhà cung cấp phù hợp với thiết lập mua sắm của bạn.*