Biaya Sebenarnya dari Sistem Excel Gratis

Excel hampir tidak memerlukan biaya lisensi. Menjalankan bisnis di dalamnya membutuhkan biaya yang jauh lebih besar — ​​​​dalam hal waktu staf, kesalahan data, keputusan yang tertunda, dan modal kerja yang terikat dalam inventaris yang tidak dapat Anda lihat secara akurat. Sebagian besar biaya ini tidak terlihat karena didistribusikan ke puluhan inefisiensi kecil dan bukannya muncul sebagai item baris.

Jared Loo menjalankan operasi logistik dan e-commerce senilai tujuh digit sebelum mendirikan Result Marketing. Peralihan dari sistem spreadsheet terfragmentasi ke ERP yang terhubung mengurangi jumlah anggota timnya sekitar 70%. Biaya Excel itu nyata — hanya saja tidak ada di neraca.

Biaya Waktu Staf

Biaya paling langsung dari operasi berbasis spreadsheet adalah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menjaga operasi tersebut tetap berjalan. Pertimbangkan apa yang dilakukan staf yang seharusnya dilakukan oleh sistem:

• Memasukkan kembali data yang sama di beberapa tempat (pesanan penjualan dimasukkan ke dalam spreadsheet, lalu ke dalam templat faktur, lalu diperbarui di lembar pelacakan stok)
• Memperbarui spreadsheet di penghujung hari, bukan secara real-time
• Periksa silang angka-angka di antara spreadsheet yang berbeda untuk mengetahui mengapa angka-angka tersebut tidak cocok
• Membuat laporan akhir bulan secara manual dari data mentah

Perkiraan konservatif untuk perusahaan perdagangan dengan 15 staf: dua hingga tiga orang-hari per minggu dihabiskan untuk entri data, rekonsiliasi, dan pelaporan yang akan diotomatisasi dalam sistem yang terhubung. Kalikan dengan biaya per jam staf yang melakukannya.

Biaya Kesalahan

Spreadsheet tidak memvalidasi data. Mereka menerima apa pun yang diketik. Hasilnya adalah tingkat kesalahan yang konsisten — jumlah yang salah, kode pelanggan yang salah, harga yang salah — yang muncul sebagai:

• Faktur yang salah memerlukan nota kredit dan penerbitan ulang (waktu staf, gesekan pelanggan)
• Jumlah stok yang tidak sesuai dengan spreadsheet (waktu yang dihabiskan untuk menyelidiki, keputusan dibuat berdasarkan data yang buruk)
• Pembelian dilakukan berdasarkan angka stok yang salah (overstocking atau stockouts)

Kerugian dari setiap kesalahan tidak terlalu besar. Frekuensinya tinggi. Jika digabungkan selama setahun, jumlah keseluruhannya sangat berarti.

Biaya Keputusan

Spreadsheet bersifat historis. Mereka menunjukkan kepada Anda apa yang terjadi, ketika seseorang memperbaruinya. Mereka tidak menunjukkan kepada Anda apa yang terjadi sekarang.

Pemilik bisnis yang tidak dapat melihat tingkat stok saat ini, pesanan yang belum dibayar, atau piutang secara real time membuat keputusan lebih lambat dan hati-hati. Pesanan yang seharusnya diambil ditolak karena posisi stok tidak menentu. Keputusan pembelian dibuat secara konservatif karena data permintaan sudah basi. Kerugian dari peluang yang hilang ini tidak terlihat di mana pun — ini adalah bisnis yang tidak Anda lakukan.

Biaya Modal Kerja

Bagi perusahaan dagang, biaya tersembunyi yang paling signifikan adalah modal kerja yang terikat pada persediaan yang tidak dikelola dengan baik. Tanpa data stok yang akurat dan real-time:

• Stok yang bergerak lambat terakumulasi karena tidak ada seorang pun yang dapat melihat dengan jelas apa yang tidak bergerak
• Target persediaan pengaman ditetapkan tinggi untuk mengkompensasi ketidakpastian, sehingga membatasi uang tunai
• Kehabisan stok pada barang-barang yang bergerak cepat terlewatkan sampai pelanggan menelepon

Operasi yang berjalan berdasarkan data inventaris yang akurat — diperbarui secara real-time, dengan titik pemesanan ulang dan riwayat permintaan yang jelas — menghasilkan lebih sedikit stok untuk tingkat layanan yang sama. Modal kerja yang dibebaskan adalah manfaat finansial langsung yang tidak dapat dihasilkan oleh spreadsheet secara struktural.

Berapa Biaya Sebenarnya ERP

Keberatan umum: ERP mahal. Sebaiknya pisahkan jenis biayanya.

Pengembangan ERP khusus memiliki biaya implementasi di muka. Tidak ada lisensi per pengguna yang berkelanjutan pada sistem kustom. Kalkulator ROI adalah alat yang berguna untuk membandingkan angka aktual dengan biaya tersembunyi di atas dan membandingkannya dengan biaya implementasi dalam jangka waktu dua hingga tiga tahun.

Bagi sebagian besar perusahaan perdagangan dengan 10 atau lebih staf yang bekerja terutama pada spreadsheet, periode pengembalian modal lebih pendek dari yang diharapkan — karena biaya kondisi saat ini lebih besar dari yang diharapkan.

Pertanyaan Umum

Bisnis kami berjalan dengan baik di Excel — mengapa harus diubah?

“Berjalan dengan baik” biasanya berarti permasalahan sudah ada namun belum menjadi krisis. Pertanyaan yang patut diajukan adalah: apakah Anda menghabiskan waktu staf untuk pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh sistem? Apakah data stok Anda cukup akurat untuk mengambil keputusan dengan percaya diri? Jika jawaban jujurnya adalah tidak, sistem akan merugikan Anda — hanya saja sistem tidak terlihat sebagai item baris.

Apakah ada ambang batas yang menjadikan ERP masuk akal (berdasarkan ukuran atau pendapatan perusahaan)?

Pendapatan adalah sebuah proksi, namun indikator yang lebih baik adalah kompleksitas operasional. Perusahaan perdagangan dengan 200 SKU aktif, tiga gudang, dan beberapa saluran penjualan memerlukan sistem yang terhubung dengan angka pendapatan yang jauh lebih kecil daripada bisnis sederhana di satu lokasi dan satu saluran. Kompleksitas proses, bukan ukuran perusahaan, yang menentukan kapan spreadsheet rusak.

Kami sudah mencoba ERP sebelumnya dan tidak berhasil — mengapa ini berbeda?

Implementasi ERP gagal karena alasan spesifik yang dapat diidentifikasi: sistem dibangun sebelum prosesnya dipahami, migrasi data dilakukan dengan buruk, staf tidak dilatih dengan benar, atau sistem tidak sesuai untuk pengoperasian. Sebuah audit sistem sebelum komitmen pembangunan apa pun adalah alat untuk memahami risiko mana yang ada dan bagaimana mengatasinya.

Pesan Audit Sistem