Chi phí thực sự của hệ thống Excel miễn phí

Excel hầu như không tốn phí cấp giấy phép. Việc điều hành một doanh nghiệp trên đó tốn nhiều chi phí hơn đáng kể - về thời gian của nhân viên, lỗi dữ liệu, các quyết định bị trì hoãn và vốn lưu động bị dồn vào hàng tồn kho mà bạn không thể nhìn thấy chính xác. Hầu hết chi phí này là vô hình vì nó được phân bổ cho hàng chục điểm kém hiệu quả nhỏ thay vì xuất hiện dưới dạng chi tiết đơn hàng.

Jared Loo đã điều hành một hoạt động hậu cần và thương mại điện tử trị giá bảy con số trước khi thành lập Result Marketing. Việc chuyển từ hệ thống bảng tính phân mảnh sang ERP được kết nối đã làm giảm số lượng nhân viên trong nhóm của anh ấy khoảng 70%. Chi phí Excel là có thật — chỉ là nó không có trên bảng cân đối kế toán.

# Chi phí thời gian của nhân viên

Chi phí trực tiếp nhất của các hoạt động dựa trên bảng tính là lao động cần thiết để duy trì hoạt động của chúng. Xem xét những gì nhân viên đang làm mà hệ thống nên làm:

• Nhập lại cùng một dữ liệu ở nhiều nơi (lệnh bán hàng nhập vào bảng tính, sau đó vào mẫu hóa đơn, cập nhật vào bảng theo dõi tồn kho)
• Cập nhật bảng tính vào cuối ngày thay vì theo thời gian thực
• Kiểm tra chéo số liệu giữa các bảng tính khác nhau để tìm ra lý do chúng không khớp
• Xây dựng báo cáo cuối tháng thủ công từ dữ liệu thô

Một ước tính thận trọng cho một công ty thương mại có 15 nhân viên: hai đến ba ngày công mỗi tuần dành cho việc nhập dữ liệu, đối chiếu và báo cáo sẽ được tự động hóa trong một hệ thống được kết nối. Nhân với chi phí hàng giờ của nhân viên làm việc đó.

# Chi phí lỗi

Bảng tính không xác thực dữ liệu. Họ chấp nhận bất cứ điều gì được gõ. Kết quả là tỷ lệ lỗi nhất quán - sai số lượng, sai mã khách hàng, sai giá - biểu hiện như sau:

• Hóa đơn không chính xác yêu cầu ghi chú tín dụng và phát hành lại (thời gian của nhân viên, xích mích với khách hàng)
• Số lượng hàng tồn kho không khớp với bảng tính (thời gian dành cho việc điều tra, quyết định dựa trên dữ liệu xấu)
• Việc mua hàng được thực hiện dựa trên số liệu tồn kho không chính xác (quá nhiều hàng hoặc hết hàng)

Chi phí của mỗi lỗi là khiêm tốn. Tần số cao. Cộng gộp trong một năm, tổng số có ý nghĩa.

# Chi phí quyết định

Bảng tính mang tính lịch sử. Chúng cho bạn thấy điều gì đã xảy ra khi ai đó cập nhật chúng. Họ không cho bạn thấy những gì đang xảy ra bây giờ.

Chủ doanh nghiệp không thể nhìn thấy mức tồn kho hiện tại, đơn đặt hàng chưa thanh toán hoặc khoản phải thu trong thời gian thực sẽ đưa ra quyết định chậm hơn, thận trọng hơn. Các đơn đặt hàng lẽ ra đã được thực hiện sẽ bị từ chối vì tình trạng hàng tồn kho không chắc chắn. Các quyết định mua hàng được đưa ra một cách thận trọng vì dữ liệu về nhu cầu đã cũ. Cái giá phải trả của những cơ hội bị bỏ lỡ này không xuất hiện ở bất cứ đâu - đó là công việc kinh doanh mà bạn không thực hiện.

# Chi phí vốn lưu động

Đối với các công ty thương mại, chi phí ẩn đáng kể nhất là vốn lưu động gắn liền với hàng tồn kho được quản lý kém. Nếu không có dữ liệu chứng khoán chính xác, theo thời gian thực:

• Cổ phiếu chuyển động chậm được tích lũy vì không ai có cái nhìn rõ ràng về những gì không chuyển động
• Mục tiêu tồn kho an toàn được đặt ở mức cao để bù đắp cho sự không chắc chắn, ràng buộc tiền mặt
• Tình trạng hết hàng của các mặt hàng vận chuyển nhanh sẽ bị bỏ lỡ cho đến khi khách hàng gọi đến

Một hoạt động chạy trên dữ liệu tồn kho chính xác — được cập nhật theo thời gian thực, với các điểm đặt hàng lại và lịch sử nhu cầu rõ ràng — mang theo ít hàng tồn kho hơn cho cùng một cấp độ dịch vụ. Vốn lưu động được giải phóng là lợi ích tài chính trực tiếp mà bảng tính về mặt cấu trúc không thể mang lại.

# Giá thực tế của ERP là bao nhiêu

Phản đối chung: ERP đắt tiền. Cần tách biệt các loại chi phí.

Phát triển ERP tùy chỉnh có chi phí triển khai trả trước. Không có giấy phép cho mỗi người dùng liên tục trên hệ thống tùy chỉnh. [Máy tính ROI](/roi-máy tính) là một công cụ hữu ích để so sánh các con số thực tế với chi phí ẩn ở trên và so sánh chúng với chi phí triển khai trong khoảng thời gian từ hai đến ba năm.

Đối với hầu hết các công ty thương mại có từ 10 nhân viên trở lên chủ yếu làm việc trên bảng tính, thời gian hoàn vốn ngắn hơn dự kiến ​​— vì chi phí ở trạng thái hiện tại lớn hơn dự kiến.

Câu hỏi thường gặp

# Doanh nghiệp của chúng tôi hoạt động tốt trên Excel — tại sao phải thay đổi?

"Chạy tốt" thường có nghĩa là đã có vấn đề nhưng chưa trở thành khủng hoảng. Câu hỏi đáng đặt ra là: bạn có đang dành thời gian của nhân viên cho công việc mà hệ thống nên làm không? Dữ liệu chứng khoán của bạn có đủ chính xác để đưa ra quyết định tự tin không? Nếu câu trả lời trung thực cho một trong hai câu trả lời là không thì hệ thống sẽ tính phí cho bạn — chỉ là nó không hiển thị dưới dạng chi tiết đơn hàng.

# Có ngưỡng nào mà ERP hợp lý không (theo quy mô công ty hoặc doanh thu)?

Doanh thu là một đại diện, nhưng chỉ số tốt hơn là độ phức tạp trong hoạt động. Một công ty thương mại có 200 SKU đang hoạt động, ba nhà kho và nhiều kênh bán hàng cần hệ thống được kết nối với con số doanh thu nhỏ hơn nhiều so với hoạt động kinh doanh một địa điểm, một kênh đơn giản. Sự phức tạp của quy trình chứ không phải quy mô của công ty sẽ quyết định thời điểm bảng tính bị hỏng.

# Chúng tôi đã thử ERP trước đây và nó không hoạt động — tại sao điều này lại khác?

Việc triển khai ERP không thành công vì những lý do cụ thể, có thể xác định được: hệ thống được xây dựng trước khi hiểu rõ quy trình, quá trình di chuyển dữ liệu được thực hiện không tốt, nhân viên không được đào tạo bài bản hoặc hệ thống không phù hợp với hoạt động. kiểm tra hệ thống trước bất kỳ cam kết xây dựng nào là công cụ để hiểu những rủi ro nào đang hiện diện và cách giải quyết chúng.

• Đặt lịch kiểm tra hệ thống*