e-Faktur sudah siap, tapi masih mengetik ulang? Kepatuhan bukanlah otomatisasi
Perusahaan Anda mungkin siap untuk e-Faktur.
AutoCount dapat diatur.
MyInvois mungkin sudah siap.
Tim Anda mungkin dapat mengirimkan faktur yang tepat untuk validasi.
Namun akun mungkin masih bertanya:
Mengapa kami masih mengetik data yang sama lagi?
Ini biasa terjadi.
Kesiapan e-Faktur membantu jalur pengiriman faktur.
Tidak selalu memperbaiki pekerjaan sebelum dan sesudah invoice.
Ini dapat menurunkan risiko pengiriman.
Tapi itu mungkin tidak menghentikan pekerjaan admin.
Validasi MyInvois tidak sama dengan alur kerja yang terhubung
Validasi MyInvois memeriksa data invoice yang dikirimkan.
Itu penting.
Namun faktur yang valid tidak berarti seluruh alur pekerjaan terhubung.
Itu tidak membuktikan bahwa item-item ini terhubung:
- pesanan pelanggan
- persetujuan penjualan
- pemeriksaan stok
- pemetikan
- pesan antar
- catatan penerimaan barang
- persetujuan pembelian
- pemeriksaan dokumen pemasok
Langkah-langkah ini mungkin masih ada di WhatsApp, Excel, email, formulir, ekspor, atau sistem lainnya.
Jika itu terjadi, staf tetap perlu menyalin data yang sama nantinya.
Itu bukan hanya masalah e-Faktur.
Ini adalah masalah alur kerja.
Portal MyInvois mungkin masih memerlukan pekerjaan manual
Beberapa perusahaan menggunakan Portal MyInvois.
Itu dapat membantu mereka mengirimkan e-Faktur.
Namun mungkin masih memerlukan pekerjaan persiapan manual.
Staf dapat memasukkan dokumen satu per satu.
Atau mereka mungkin menyiapkan file Excel untuk diunggah.
Jika staf menyalin data dari Excel ke portal, perusahaan telah menambahkan langkah kepatuhan.
Tapi double entry masih ada.
Pekerjaan telah berpindah.
Itu belum hilang.
Pengiriman API masih membutuhkan data sumber yang bersih
Beberapa perusahaan menggunakan pengiriman API.
Hal ini dapat mengurangi pengetikan pada tahap penyerahan.
Namun API tetap membutuhkan data yang bersih.
Sistem masih memerlukan detail pembeli, detail pajak, kode barang, jumlah, dan tautan dokumen yang tepat.
Akun masih perlu mengetahui:
Dari mana data ini berasal?
Jika jawabannya adalah WhatsApp, Excel, email, atau pemeriksaan manual, API tidak menghapus pekerjaan sebelumnya.
Ini hanya mengirimkan data akhir yang telah disiapkan.
AutoCount dapat membantu dalam jalur e-Faktur
AutoCount dapat mendukung banyak bagian jalur e-Faktur.
Hal ini dapat mencakup penyerahan, pemeriksaan status, pengumpulan data pajak, pemeriksaan persetujuan, percobaan ulang, dan penanganan e-Faktur terkait.
Itu berguna.
Namun AutoCount tidak selalu menghubungkan setiap pekerjaan yang terjadi di luar AutoCount.
Misalnya:
- pesanan penjualan dapat dimulai di WhatsApp
- rincian pelanggan mungkin ada di lembar penjualan
- status pengiriman dapat dilacak berdasarkan gudang
- persetujuan pembelian dapat terjadi di chat
- pesanan pasar mungkin datang dalam bentuk ekspor
- tagihan pemasok dapat tiba melalui email
Jika langkah-langkah ini tidak ditautkan, akun menjadi jembatannya.
Pekerjaan sebenarnya terjadi di satu tempat.
Kemudian akun mengetikkannya ke tempat lain.
Dimana double entry masih terjadi
Entri ganda sering kali berada di tiga area.
1. Sumber data pesanan
Pesanan dapat dimulai di WhatsApp, ekspor pasar, formulir situs web, atau lembar penjualan.
Jika pesanan tersebut tidak terkait dengan AutoCount atau alur e-Faktur, masih ada yang harus memindahkannya.
2. Pemenuhan dan penerimaan bukti
Faktur mungkin sudah siap.
Namun pihak bisnis masih membutuhkan bukti atas apa yang terjadi.
Apakah stoknya sudah dipilih?
Apakah sudah dikirim?
Apakah sudah diterima?
Apakah sudah dikembalikan?
Apakah dicocokkan dengan PO atau GRN?
Jika bukti ini berada di luar sistem, staf masih memeriksanya dengan tangan.
3. Data induk pajak pelanggan dan pemasok
e-Faktur membuat data pajak lebih terlihat.
Detail pelanggan dan pemasok harus bersih.
Hal ini dapat mencakup NPWP, rincian pendaftaran, data entitas pajak, klasifikasi barang, nama barang, dan dokumen referensi.
Jika data ini tersebar di CRM, AutoCount, Excel, dan daftar penjualan, kesalahan lebih mudah dilihat.
Namun e-Faktur tidak memperbaiki sumbernya dengan sendirinya.
Kepatuhan dan otomatisasi berbeda
Kepatuhan bertanya:
Bisakah kami mengirimkan dokumen yang diperlukan melalui jalur yang diperlukan?
Otomatisasi bertanya:
Bisakah data yang tepat mengalir dari tempat pekerjaan dimulai ke tempat akun membutuhkannya?
Ini bukanlah pertanyaan yang sama.
Suatu perusahaan dapat menyiapkan e-Faktur dan masih memiliki banyak pekerjaan manual.
Itu berarti lapisan penyerahan mungkin berfungsi.
Namun pekerjaan sehari-hari masih belum sepenuhnya terkoneksi.
Apa yang harus diperiksa sebelum menambahkan alat lain
Jangan memulai dengan:
Alat e-Faktur manakah yang sebaiknya kita beli?
Mulailah dengan menelusuri satu faktur asli.
Periksa dari mana barang-barang ini berasal:
- rincian pajak pembeli atau pemasok
- NPWP atau rincian pendaftaran
- klasifikasi barang
- jenis dokumen
- dokumen referensi
- status validasi
- penolakan atau pembatalan pemilik
- orang yang memperbaiki kiriman yang salah
- data yang disalin dua kali
- data yang telah diperbaiki sebelum diserahkan
Ini menunjukkan di mana entri ganda sebenarnya terjadi.
Ini juga menunjukkan apakah masalahnya adalah penyiapan AutoCount, data sumber, persetujuan, aliran gudang, aliran pemasok, atau tautan sistem.
Ubah kesiapan e-Faktur menjadi alur kerja yang lebih baik
Solusinya tidak selalu produk e-Faktur lainnya.
Terkadang kebutuhan pertama adalah data pelanggan dan pemasok yang lebih bersih.
Terkadang pengaturan AutoCount lebih baik.
Terkadang itu adalah tautan API.
Terkadang ini merupakan lapisan alur kerja untuk penjualan, PO, gudang, atau pengiriman.
Tujuannya bukan hanya sekedar menyerahkan invoice saja.
Tujuannya adalah untuk menghentikan staf membawa data di antara langkah-langkah yang tidak terhubung.
Jika tim Anda sudah siap dengan e-Faktur tetapi masih mengetik ulang, petakan alur kerja terlebih dahulu.
Baca panduan berhenti mengetik ulang data ke AutoCount, tinjau halaman masalah entri data manual ke AutoCount, atau minta kami memetakan alur kerja AutoCount Anda.
Petakan Alur Kerja AutoCount Saya