Hóa đơn điện tử đã có nhưng vẫn phải gõ lại? Tuân thủ không phải là tự động hóa
Công ty của bạn có thể đã sẵn sàng cho Hóa đơn điện tử.
AutoCount có thể được thiết lập.
MyInvois có thể đã sẵn sàng.
Nhóm của bạn có thể gửi hóa đơn phù hợp để xác thực.
Nhưng tài khoản vẫn có thể hỏi:
Tại sao chúng ta vẫn gõ lại cùng một dữ liệu?
Điều này là phổ biến.
Tính sẵn sàng của hóa đơn điện tử giúp thực hiện đường dẫn gửi hóa đơn.
Không phải lúc nào cũng sửa chữa công việc trước và sau khi xuất hóa đơn.
Nó có thể làm giảm rủi ro nộp hồ sơ.
Nhưng nó có thể không cắt giảm công việc quản trị.
# Xác thực MyInvois không giống như quy trình làm việc được kết nối
Xác thực MyInvois kiểm tra dữ liệu hóa đơn được gửi.
Điều đó quan trọng.
Tuy nhiên, hóa đơn hợp lệ không có nghĩa là toàn bộ quy trình công việc được liên kết.
Nó không chứng minh rằng các mục này được kết nối:
- đơn hàng của khách hàng
- phê duyệt bán hàng
- kiểm tra hàng tồn kho
- hái
- lệnh giao hàng
- Phiếu nhận hàng
- phê duyệt mua hàng
- Kiểm tra chứng từ nhà cung cấp
Các bước này có thể vẫn còn trong WhatsApp, Excel, email, biểu mẫu, xuất hoặc các hệ thống khác.
Nếu điều đó xảy ra, nhân viên vẫn cần sao chép dữ liệu tương tự sau đó.
Đó không chỉ là vấn đề về Hóa đơn điện tử.
Đó là một vấn đề quy trình làm việc.
# Cổng thông tin MyInvois có thể vẫn cần thao tác thủ công
Một số công ty sử dụng Cổng thông tin MyInvois.
Điều đó có thể giúp họ gửi Hóa đơn điện tử.
Nhưng nó vẫn có thể cần công việc chuẩn bị thủ công.
Nhân viên có thể nhập từng tài liệu một.
Hoặc họ có thể chuẩn bị file Excel để tải lên.
Nếu nhân viên sao chép dữ liệu từ Excel vào cổng, công ty đã bổ sung thêm bước tuân thủ.
Nhưng mục kép vẫn còn đó.
Công việc đã chuyển đi.
Nó vẫn chưa biến mất.
# Việc gửi API vẫn cần dữ liệu nguồn sạch
Một số công ty sử dụng trình API.
Điều này có thể làm giảm việc gõ ở giai đoạn gửi.
Nhưng API vẫn cần dữ liệu sạch.
Hệ thống vẫn cần thông tin chi tiết về người mua, chi tiết thuế, mã mặt hàng, số tiền và liên kết tài liệu phù hợp.
Tài khoản vẫn cần biết:
Dữ liệu này đến từ đâu?
Nếu câu trả lời là WhatsApp, Excel, email hoặc kiểm tra thủ công thì API sẽ không xóa công việc trước đó.
Nó chỉ gửi dữ liệu được chuẩn bị cuối cùng.
# AutoCount có thể trợ giúp trong đường dẫn Hóa đơn điện tử
AutoCount có thể hỗ trợ nhiều phần của đường dẫn Hóa đơn điện tử.
Điều này có thể bao gồm gửi, kiểm tra trạng thái, thu thập dữ liệu thuế, kiểm tra phê duyệt, thử lại và xử lý Hóa đơn điện tử có liên quan.
Điều đó rất hữu ích.
Nhưng AutoCount không phải lúc nào cũng kết nối mọi công việc diễn ra bên ngoài AutoCount.
Ví dụ:
- đơn đặt hàng có thể bắt đầu trong WhatsApp
- thông tin chi tiết về khách hàng có thể nằm trong một tờ bán hàng
- tình trạng giao hàng có thể được theo dõi bởi kho
- phê duyệt mua hàng có thể xảy ra trong trò chuyện
- đơn đặt hàng thị trường có thể đến trong xuất khẩu
- hóa đơn nhà cung cấp có thể đến qua email
Nếu các bước này không được liên kết thì tài khoản sẽ trở thành cầu nối.
Công việc thực sự xảy ra ở một nơi.
Sau đó, các tài khoản sẽ nhập nó vào một nơi khác.
# Nơi vẫn xảy ra trường hợp nhập kép
Mục nhập kép thường ở ba khu vực.
# 1. Nguồn dữ liệu đơn hàng
Đơn đặt hàng có thể bắt đầu trong WhatsApp, xuất khẩu trên thị trường, biểu mẫu trang web hoặc bảng bán hàng.
Nếu đơn hàng đó không được liên kết với AutoCount hoặc luồng Hóa đơn điện tử thì ai đó vẫn phải di chuyển đơn hàng đó.
# 2. Thực hiện và nhận bằng chứng
Hóa đơn có thể đã sẵn sàng.
Nhưng doanh nghiệp vẫn cần bằng chứng về những gì đã xảy ra.
Cổ phiếu có được chọn không?
Nó đã được gửi chưa?
Nó đã được nhận chưa?
Nó có được trả lại không?
Nó có khớp với PO hoặc GRN không?
Nếu bằng chứng này nằm ngoài hệ thống, nhân viên vẫn kiểm tra bằng tay.
# 3. Dữ liệu tổng thể về thuế của khách hàng và nhà cung cấp
Hóa đơn điện tử giúp dữ liệu thuế hiển thị rõ ràng hơn.
Thông tin chi tiết về khách hàng và nhà cung cấp cần phải rõ ràng.
Điều này có thể bao gồm TIN, chi tiết đăng ký, dữ liệu tổ chức thuế, phân loại mặt hàng, tên mặt hàng và tài liệu tham khảo.
Nếu dữ liệu này trải rộng trên CRM, AutoCount, Excel và danh sách bán hàng thì sẽ dễ thấy lỗi hơn.
Nhưng hóa đơn điện tử không tự sửa được nguồn.
# Tuân thủ và tự động hóa khác nhau
Tuân thủ hỏi:
Chúng tôi có thể gửi tài liệu cần thiết thông qua đường dẫn cần thiết không?
Tự động hóa hỏi:
Dữ liệu phù hợp có thể truyền từ nơi bắt đầu công việc đến nơi tài khoản cần không?
Đây không phải là cùng một câu hỏi.
Một công ty có thể đã có Hóa đơn điện tử nhưng vẫn phải thực hiện nhiều công việc thủ công.
Điều đó có nghĩa là lớp gửi có thể đang hoạt động.
Nhưng công việc hàng ngày vẫn chưa được kết nối đầy đủ.
# Những điều cần kiểm tra trước khi thêm công cụ khác
Đừng bắt đầu bằng:
Nên mua công cụ Hóa đơn điện tử nào?
Bắt đầu bằng cách truy tìm một hóa đơn thực sự.
Kiểm tra xem các mặt hàng này đến từ đâu:
- chi tiết thuế của người mua hoặc nhà cung cấp
- TIN hoặc chi tiết đăng ký
- phân loại vật phẩm
- loại tài liệu
- tài liệu tham khảo
- trạng thái xác nhận
- chủ sở hữu từ chối hoặc hủy bỏ
- người sửa lỗi gửi sai
- dữ liệu được sao chép hai lần
- dữ liệu đã được sửa trước khi gửi
Điều này cho thấy nơi mục nhập kép thực sự xảy ra.
Nó cũng cho biết liệu sự cố là do thiết lập AutoCount, dữ liệu nguồn, phê duyệt, quy trình kho, quy trình nhà cung cấp hay liên kết hệ thống.
# Biến tính sẵn sàng của Hóa đơn điện tử thành quy trình làm việc tốt hơn
Bản sửa lỗi không phải lúc nào cũng là một sản phẩm Hóa đơn điện tử khác.
Đôi khi nhu cầu đầu tiên là dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp sạch hơn.
Đôi khi thiết lập AutoCount sẽ tốt hơn.
Đôi khi, đó là liên kết API.
Đôi khi, nó là một lớp quy trình công việc dành cho bán hàng, PO, kho hàng hoặc giao hàng.
Mục tiêu không chỉ là gửi hóa đơn.
Mục đích là ngăn nhân viên mang dữ liệu giữa các bước bị ngắt kết nối.
Nếu nhóm của bạn đã sẵn sàng Hóa đơn điện tử nhưng vẫn phải nhập lại, hãy xác định quy trình công việc trước.
Đọc dừng nhập lại dữ liệu vào hướng dẫn AutoCount, xem lại trang sự cố nhập dữ liệu thủ công vào AutoCount hoặc yêu cầu chúng tôi ánh xạ quy trình làm việc AutoCount của bạn.
- Ánh xạ quy trình làm việc AutoCount của tôi*