Mengapa Entri Pesanan Pembelian Manual Ke AutoCount Menciptakan Kesalahan Tersembunyi
Entri PO manual terlihat sederhana.
Seseorang meminta untuk membeli sesuatu.
Seseorang menyetujuinya.
Admin memasukkan pesanan pembelian ke AutoCount.
Tim akun memeriksanya nanti.
Jika semua orang berhati-hati, semuanya akan baik-baik saja.
Namun banyak kesalahan PO yang bukan kesalahan pengetikan yang jelas.
Itu adalah kesalahan jejak yang tersembunyi.
Permintaan, persetujuan, pesanan pembelian, penerimaan barang, faktur pemasok, dan catatan AutoCount masing-masing mungkin menceritakan kisah yang sedikit berbeda.
Itu sebabnya entri PO manual ke AutoCount masih dapat menimbulkan kesalahan meskipun staf tidak ceroboh.
Entri PO Manual Adalah Masalah Jejak Rusak
Mengetik hanyalah pekerjaan yang terlihat.
Risiko sebenarnya adalah perpecahan antar langkah.
Permintaan pembelian dapat dimulai di WhatsApp.
Persetujuan dapat terjadi dalam obrolan.
Harga pemasok dapat berubah melalui email.
PO terakhir mungkin dimasukkan ke AutoCount nanti.
Barang mungkin tiba sebelum semua orang memeriksa versi yang disetujui.
Faktur pemasok mungkin datang dengan jumlah atau harga lain.
Setiap langkah mungkin terlihat masuk akal.
Namun jika jejaknya rusak, akun tidak dapat dengan mudah membuktikan versi mana yang benar.
PO yang benar ke GRN untuk Membeli Jejak Faktur
Alur pembelian yang bersih harus menjawab beberapa pertanyaan.
| Melangkah | Apa yang harus dibuktikan |
|---|---|
| Permintaan pembelian | Siapa yang bertanya, barang apa, kenapa, dan untuk cabang atau pekerjaan apa? |
| Persetujuan | Siapa yang menyetujui, berdasarkan harga, jumlah, pemasok, dan anggaran yang mana? |
| Pesanan Pembelian | Apa yang dipesan resmi dari pemasok? |
| GRN | Apa sebenarnya yang diterima gudang tersebut? |
| Faktur Pembelian | Untuk apa pemasok menagih bisnis tersebut? |
| Catatan AutoCount | Data manakah yang disetujui dan diterima yang harus dipercaya oleh akun? |
Dengan sendirinya, Pesanan Pembelian tidak boleh diperlakukan sebagai pergerakan stok atau postingan G/L.
GRN dapat mencatat stok yang diterima, namun GRN bukan merupakan pemasok yang harus membayar sendiri.
Faktur Pembelian adalah dokumen akuntansi untuk penagihan pemasok, dan efek stoknya bergantung pada apakah faktur tersebut baru dibuat atau ditransfer dari dokumen sebelumnya.
Itulah mengapa sumber dokumen penting.
PO, GRN, dan Faktur Pembelian harus membentuk satu jejak yang dapat dilacak.
Kesalahan Tersembunyi 1: Permintaan yang Disetujui dan PO AutoCount Versi Berbeda
Ini biasa terjadi.
Seorang manajer menyetujui permintaan di WhatsApp.
Nanti jumlahnya berubah.
Pemasok berubah.
Harganya berubah.
Admin memasukkan versi terbaru ke AutoCount.
Namun persetujuan tersebut masih melekat pada versi lama di chat.
Sekarang PO tersebut mungkin benar, namun jalur persetujuannya lemah.
Jika seseorang bertanya mengapa pemasok, harga, atau kuantitas tersebut digunakan, akun harus mencari pesan dan email.
Masalahnya bukan hanya entri data.
Ini adalah kontrol versi.
Kesalahan Tersembunyi 2: Pemasok, Cabang, Kode Barang, atau UOM Salah Dipilih
Entri PO manual sering kali bergantung pada staf yang memilih data master yang tepat.
Itu bisa mencakup:
- kode pemasok atau kreditur
- kode barang
- cabang
- gudang
- proyek atau pekerjaan
- UOM
- perlakuan pajak
- jangka waktu pembayaran
Satu pilihan yang salah dapat mempengaruhi sisa arus pembelian.
Misalnya:
Permintaannya tertulis 10 karton.
PO AutoCount dikunci sebanyak 10 buah.
Pemasok mengirimkan 10 karton.
GRN dan faktur kemudian menjadi sulit untuk dicocokkan.
Tidak ada yang bermaksud membuat kesalahan.
Alur kerja memungkinkan terjadinya ketidakcocokan yang mudah.
Kesalahan Tersembunyi 3: GRN Mengikuti Pengiriman Pemasok, Bukan PO
Penerimaan barang harus membandingkan apa yang tiba dengan apa yang disetujui dan dipesan.
Namun bila jejak PO lemah, penerima hanya dapat mengikuti pengiriman pemasok.
Itu menimbulkan masalah ketika:
- pemasok mengirimkan kuantitas sebagian
- pemasok mengganti suatu barang
- pemasok mengirimkan stok tambahan
- barang tiba dalam keadaan rusak
- gudang menerima ke cabang atau lokasi yang salah
- UOM yang diterima berbeda dengan PO UOM
Contoh:
POnya tertulis 100 unit.
GRN mencatat 80 diterima.
Faktur pemasok menagih 100.
Bagian keuangan harus melihat perbedaan ini sebelum pembayaran.
Jika PO, GRN, dan invoice merupakan catatan terpisah, seseorang harus mencari perbedaannya secara manual.
Kesalahan Tersembunyi 4: Faktur Pembelian Tidak Ditransfer Dari GRN
Ini adalah salah satu kesalahan tersembunyi yang paling penting.
Gudang boleh mengirimkan GRN untuk 10 karton.
Nantinya, akun akan membuat Faktur Pembelian baru dan bukannya mentransfer dari GRN.
Faktur Pembelian mungkin terlihat benar untuk penagihan pemasok.
Namun jalur GRN ke faktur rusak.
Sekarang tim harus bertanya:
- Apakah stok di GRN sudah bertambah?
- Apakah Faktur Pembelian mengulangi atau mengubah pergerakan stok?
- Apakah pemasok menagih jumlah yang sama dengan yang diterima?
- Apakah ada item, UOM, lokasi, atau harga yang berubah?
Intinya bukan AutoCount tidak bisa menangani arus.
Intinya staf harus menggunakan alur yang benar.
Kesalahan Tersembunyi 5: Perubahan Harga, Diskon, dan Pajak Terlambat Disetujui
Harga berubah.
Pemasok memberikan diskon.
Biaya pengangkutan atau penanganan muncul.
Perlakuan pajak mungkin perlu diperiksa.
Jika perubahan ini terjadi di luar alur kerja PO, AutoCount hanya dapat menerima nomor kunci terakhir.
Akun dapat melihat transaksi Faktur Pembelian.
Namun mereka mungkin tidak mengerti mengapa jumlah tersebut berubah dari permintaan yang disetujui.
Itu menciptakan pertanyaan akhir bulan:
- Apakah harga ini disetujui?
- Apakah diskon ini diharapkan?
- Apakah pemasok ini dipilih dengan benar?
- Apakah kode pajak sudah diperiksa?
- Apakah ini kutipan terakhir atau kutipan sebelumnya?
Pengecekan manual menjadi lambat karena buktinya berada di luar AutoCount.
Mengapa Pengecekan Lebih Keras Tidak Memperbaiki Alur Kerja
Anda dapat meminta staf untuk memeriksanya kembali.
Anda dapat menambahkan lebih banyak pesan persetujuan.
Anda dapat meminta akun untuk membandingkan lebih banyak dokumen.
Hal ini dapat mengurangi beberapa kesalahan.
Tapi itu tidak menghilangkan jejak yang rusak.
Jika permintaan, persetujuan, PO, GRN, dan faktur pemasok masih berada di tempat yang berbeda, tim masih bergantung pada orang untuk mengingat, mencari, membandingkan, dan mengetik ulang.
Pemeriksaan manual adalah kontrol.
Mengetik ulang berulang kali adalah pemborosan.
Tujuannya bukan untuk menghilangkan persetujuan manusia.
Tujuannya adalah untuk menghapus entri duplikat sekaligus menjaga kontrol persetujuan.
Apa yang Harus Dipetakan Sebelum Menyinkronkan Data PO Ke AutoCount
Sebelum mengotomatiskan atau menyinkronkan, petakan aliran PO yang sebenarnya.
Bertanya:
- Di mana permintaan pembelian dimulai?
- Siapa yang menyetujuinya?
- Bidang apa yang harus disetujui?
- Bisakah harga, kuantitas, pemasok, atau UOM berubah setelah disetujui?
- Siapa yang membuat PO?
- Kapan AutoCount menerima PO?
- Bagaimana penerimaan dicocokkan dengan PO?
- Bagaimana faktur pemasok dicocokkan dengan GRN?
- Pengecualian manakah yang memerlukan persetujuan manusia?
Lakukan ini sebelum membuat sinkronisasi.
Sinkronisasi yang mendorong data berantakan lebih cepat hanya akan membuat kesalahan lebih cepat.
Saat Pencocokan Tiga Arah Menjadi Titik Kontrol Berikutnya
Ketika volume pembelian meningkat, bisnis membutuhkan lebih dari sekadar PO.
Perlu pencocokan antara PO, GRN, dan invoice pemasok.
Di sinilah pencocokan tiga arah membantu.
Ia memeriksa apakah bisnis memesannya, menerimanya, dan ditagih dengan benar.
Namun pencocokan tiga arah berfungsi paling baik bila data PO bersih sejak awal.
Jika entri PO manual sudah melanggar jalur, perbaiki terlebih dahulu.
Mulailah dengan memetakan tempat pemisahan data permintaan, persetujuan, PO, GRN, dan faktur pemasok.
Baca cara mengurangi entri pesanan pembelian manual ke AutoCount jika Anda menginginkan jalur perbaikan.