Tại sao việc nhập đơn hàng thủ công vào AutoCount lại tạo ra lỗi ẩn

Nhập PO thủ công có vẻ đơn giản.

Có người yêu cầu mua một cái gì đó.

Có người chấp thuận nó.

Quản trị viên nhập đơn đặt hàng vào AutoCount.

Nhóm tài khoản sẽ kiểm tra nó sau.

Nếu mọi người cẩn thận thì sẽ ổn thôi.

Nhưng nhiều lỗi PO không phải là lỗi đánh máy rõ ràng.

Chúng là những lỗi dấu vết ẩn.

Mỗi yêu cầu, phê duyệt, đơn đặt hàng, nhận hàng, hóa đơn nhà cung cấp và bản ghi AutoCount có thể kể một câu chuyện hơi khác nhau.

Chính vì vậy việc nhập PO thủ công vào AutoCount vẫn có thể mắc sai sót ngay cả khi nhân viên không bất cẩn.

# Nhập PO thủ công là sự cố đường dẫn bị hỏng

Đánh máy chỉ là công việc hữu hình.

Rủi ro thực sự là sự phân chia giữa các bước.

Yêu cầu mua hàng có thể bắt đầu trong WhatsApp.

Việc phê duyệt có thể xảy ra trong một cuộc trò chuyện.

Giá nhà cung cấp có thể thay đổi qua email.

PO cuối cùng có thể được nhập vào AutoCount sau này.

Hàng có thể về trước khi mọi người kiểm tra bản đã duyệt.

Hóa đơn của nhà cung cấp có thể đi kèm với số lượng hoặc giá khác.

Mỗi bước có thể trông hợp lý.

Nhưng nếu dấu vết bị hỏng, các tài khoản không thể dễ dàng chứng minh phiên bản nào là đúng.

# PO chính xác tới GRN để theo dõi hóa đơn mua hàng

Một quy trình mua hàng rõ ràng sẽ trả lời một số câu hỏi.

Bản thân Đơn đặt hàng không được coi là chuyển động trong kho hoặc đăng G/L.

GRN có thể ghi lại lượng hàng đã nhận nhưng bản thân nó không phải là khoản thanh toán của nhà cung cấp.

Hóa đơn mua hàng là tài liệu kế toán để thanh toán cho nhà cung cấp và hiệu lực tồn kho của nó phụ thuộc vào việc nó được tạo mới hay được chuyển từ các tài liệu trước đó.

Đó là lý do tại sao nguồn tài liệu lại quan trọng.

PO, GRN và Hóa đơn mua hàng phải tạo thành một dấu vết có thể theo dõi được.

# Lỗi ẩn 1: Yêu cầu được phê duyệt và AutoCount PO là các phiên bản khác nhau

Điều này là phổ biến.

Người quản lý phê duyệt yêu cầu trong WhatsApp.

Sau đó, số lượng thay đổi.

Nhà cung cấp thay đổi.

Giá thay đổi.

Quản trị viên key phiên bản mới nhất vào AutoCount.

Nhưng phê duyệt vẫn được đính kèm với phiên bản cũ trong cuộc trò chuyện.

Bây giờ PO có thể đúng, nhưng dấu vết phê duyệt còn yếu.

Nếu ai đó hỏi tại sao nhà cung cấp, giá hoặc số lượng đó được sử dụng, các tài khoản phải tìm kiếm tin nhắn và email.

Vấn đề không chỉ là nhập dữ liệu.

Đó là kiểm soát phiên bản.

# Lỗi ẩn 2: Chọn sai nhà cung cấp, chi nhánh, mã mặt hàng hoặc UOM

Việc nhập PO thủ công thường phụ thuộc vào việc nhân viên chọn đúng dữ liệu chính.

Điều đó có thể bao gồm:

• mã nhà cung cấp hoặc chủ nợ
• mã hàng
• chi nhánh
• kho
• dự án hoặc công việc
• UOM
• xử lý thuế
• thời hạn thanh toán

Một lựa chọn sai có thể đi qua phần còn lại của quy trình mua hàng.

Ví dụ:

Yêu cầu ghi là 10 thùng.

AutoCount PO được khóa thành 10 miếng.

Nhà cung cấp giao 10 thùng carton.

GRN và hóa đơn sau đó trở nên khó khớp.

Không ai có ý tạo ra lỗi.

Quy trình làm việc cho phép dễ dàng xảy ra sự không phù hợp.

# Lỗi ẩn 3: GRN tuân theo việc giao hàng của nhà cung cấp thay vì PO

Khi nhận hàng nên so sánh những gì đã nhận được với những gì đã được phê duyệt và đặt hàng.

Nhưng khi đường dẫn PO yếu, việc nhận hàng chỉ có thể theo sau việc giao hàng của nhà cung cấp.

Điều đó tạo ra vấn đề khi:

• nhà cung cấp giao [số lượng một phần](/giải pháp/đơn hàng nhận lại một phần)
• nhà cung cấp thay thế một mặt hàng
• nhà cung cấp gửi thêm hàng
• hàng đến nơi bị hư hỏng
• Kho nhận hàng sai chi nhánh hoặc địa điểm
• UOM nhận được khác với PO UOM

Ví dụ:

PO nói 100 đơn vị.

GRN ghi nhận 80 đã nhận được.

Hóa đơn nhà cung cấp 100.

Tài chính nên xem sự khác biệt này trước khi thanh toán.

Nếu PO, GRN và hóa đơn là các bản ghi riêng biệt thì ai đó phải tìm ra sự khác biệt theo cách thủ công.

# Lỗi ẩn 4: Hóa đơn mua hàng không được chuyển từ GRN

Đây là một trong những lỗi ẩn quan trọng nhất.

Kho có thể đăng GRN cho 10 thùng.

Sau đó, các tài khoản sẽ tạo Hóa đơn mua hàng mới thay vì chuyển từ GRN.

Hoá đơn Mua hàng có thể trông chính xác khi thanh toán cho nhà cung cấp.

Nhưng đường dẫn GRN đến hóa đơn bị hỏng.

Bây giờ nhóm phải hỏi:

• Cổ phiếu GRN đã tăng chưa?
• Hóa đơn mua hàng có lặp lại hoặc thay đổi biến động hàng tồn kho không?
• Nhà cung cấp có thanh toán đúng số lượng đã nhận được không?
• Có bất kỳ mặt hàng, UOM, vị trí hoặc giá nào thay đổi không?

Vấn đề không phải là AutoCount không thể xử lý luồng.

Vấn đề là nhân viên phải sử dụng đúng quy trình.

# Lỗi ẩn 5: Thay đổi về giá, chiết khấu và thuế được phê duyệt quá muộn

Giá thay đổi.

Các nhà cung cấp giảm giá.

Phí vận chuyển hoặc xử lý xuất hiện.

Xử lý thuế có thể cần kiểm tra.

Nếu những thay đổi này xảy ra bên ngoài quy trình làm việc PO, AutoCount chỉ có thể nhận được số có khóa cuối cùng.

Tài khoản có thể xem giao dịch Hóa đơn mua hàng.

Nhưng họ có thể không hiểu tại sao số tiền lại thay đổi so với yêu cầu đã được phê duyệt.

Điều đó tạo ra những câu hỏi cuối tháng:

• Giá này đã được chấp thuận chưa?
• Khoản giảm giá này có được mong đợi không?
• Nhà cung cấp này đã được chọn đúng chưa?
• Mã số thuế đã được kiểm tra chưa?
• Đây là trích dẫn cuối cùng hay trích dẫn trước đó?

Việc kiểm tra thủ công trở nên chậm do bằng chứng tồn tại bên ngoài AutoCount.

# Tại sao việc kiểm tra chăm chỉ hơn không khắc phục được quy trình làm việc

Bạn có thể yêu cầu nhân viên kiểm tra lại.

Bạn có thể thêm nhiều thông báo phê duyệt.

Bạn có thể yêu cầu các tài khoản so sánh nhiều tài liệu hơn.

Điều này có thể làm giảm một số sai lầm.

Nhưng nó không loại bỏ được dấu vết bị hỏng.

Nếu yêu cầu, phê duyệt, PO, GRN và hóa đơn nhà cung cấp vẫn tồn tại ở những nơi khác nhau thì nhóm vẫn phụ thuộc vào người ghi nhớ, tìm kiếm, so sánh và nhập lại.

Kiểm tra thủ công là kiểm soát.

Việc gõ lại nhiều lần là lãng phí.

Mục tiêu không phải là loại bỏ sự chấp thuận của con người.

Mục đích là loại bỏ mục nhập trùng lặp trong khi vẫn giữ quyền kiểm soát phê duyệt.

# Cần ánh xạ những gì trước khi đồng bộ hóa dữ liệu PO vào AutoCount

Trước khi tự động hóa hoặc đồng bộ hóa, hãy ánh xạ luồng PO thực.

Hỏi:

• Yêu cầu mua hàng bắt đầu từ đâu?
• Ai phê duyệt?
• Những lĩnh vực nào phải được phê duyệt?
• Giá cả, số lượng, nhà cung cấp hoặc UOM có thể thay đổi sau khi được phê duyệt không?
• Ai tạo PO?
• Khi nào AutoCount nhận được PO?
• Việc nhận được khớp với PO như thế nào?
• Hóa đơn của nhà cung cấp được khớp với GRN như thế nào?
• Những trường hợp ngoại lệ nào cần sự chấp thuận của con người?

Thực hiện việc này trước khi xây dựng đồng bộ hóa.

Việc đồng bộ hóa đẩy dữ liệu lộn xộn nhanh hơn sẽ chỉ tạo ra lỗi nhanh hơn.

# Khi kết hợp ba chiều trở thành điểm kiểm soát tiếp theo

Khi khối lượng mua hàng tăng lên, doanh nghiệp cần nhiều hơn một PO.

Nó cần khớp giữa PO, GRN và hóa đơn của nhà cung cấp.

Đây chính là lúc kết hợp ba chiều phát huy tác dụng.

Nó kiểm tra xem doanh nghiệp đã đặt hàng, đã nhận hàng và có được lập hóa đơn chính xác hay không.

Tuy nhiên, kết hợp ba chiều hoạt động tốt nhất khi dữ liệu PO rõ ràng ngay từ đầu.

Nếu mục nhập PO thủ công đã sai, hãy sửa lỗi đó trước.

Bắt đầu bằng cách ánh xạ nơi phân chia dữ liệu yêu cầu, phê duyệt, PO, GRN và hóa đơn nhà cung cấp.

Đọc cách giảm mục nhập đơn đặt hàng thủ công vào AutoCount nếu bạn muốn có đường dẫn sửa lỗi.

Ánh xạ quy trình làm việc PO của tôi