Mengapa Pelanggan Diam-diam Pengembalian Merusak Akurasi Stok
Pengembalian pelanggan secara diam-diam dapat merusak keakuratan stok, tetapi ini bukan hanya masalah layanan pelanggan.
Menjadi masalah stok ketika sistem mengatakan stok ada, namun gudang tidak dapat mengambilnya.
Penjualan melihat stok.
Akun mungkin sudah memiliki nota kredit.
Namun barang tersebut belum siap untuk dijual.
Ini mungkin rusak. Itu mungkin dibuka. Mungkin ada bagian yang hilang. Ini mungkin memerlukan klaim pemasok.
Return ibarat menerima stok untuk kedua kalinya.
Tim Anda masih perlu memeriksa:
- apa yang kembali
- berapa banyak yang kembali
- dalam kondisi apa
- apakah bisa kembali ke stok normal
Jika pemeriksaan ini dilewati, sistem Anda mungkin menampilkan stok yang tidak dapat dijual oleh tim Anda.
Jawaban cepatnya: barang yang dikembalikan dapat dicatat sebagai barang diterima, namun barang tersebut belum siap untuk dijual sebelum diperiksa dan diberikan status stok yang tepat.
Mengapa Barang yang Dikembalikan Terlihat Sebagai Stok Tetapi Tidak Dapat Dijual
Banyak masalah stok dimulai ketika tim memperlakukan semua stok di gudang sebagai stok yang dapat dijual.
Misalnya:
- Seorang pelanggan mengembalikan 5 unit.
- Staf menaruh barang di gudang.
- Sistem menambahkan kembali 5 unit.
- Penjualan melihat 5 unit siap dijual.
- Gudang akan memeriksa barangnya nanti.
- 2 unit rusak.
- 1 unit dibuka.
- Hanya 2 unit yang layak dijual.
Stoknya tidak hilang.
Itu ada di dalam gedung.
Namun sistem menghitung barang yang tidak layak jual sebagai barang siap jual.
Hal ini menimbulkan masalah yang sama dengan hilangnya stok.
Penjualan mungkin menjanjikan stok yang tidak dapat dikirim.
Pembelian mungkin menunda pembelian karena sistem terlihat baik-baik saja.
Staf gudang mungkin membuang waktu untuk mencari stok yang tertahan, rusak, sedang diperbaiki, menunggu klaim pemasok, atau menunggu penghapusan.
Inilah sebabnya mengapa barang yang dikembalikan memerlukan kontrol status.
Bukan hanya kontrol kuantitas.
Pengembalian Adalah Proses Penerimaan Kedua
Penerimaan barang normal bertanya:
Apakah pemasok mengirimkan barang yang tepat, jumlah yang tepat, dan kondisi yang tepat?
Penerimaan kembali bertanya:
Apakah pelanggan mengirimkan kembali barang yang benar, dan apakah siap untuk dijual lagi?
Keduanya mempengaruhi akurasi stok.
Untuk penerimaan pemasok, baca mengapa penerimaan barang adalah tempat dimulainya masalah inventaris.
Untuk pengembalian, gunakan ide yang sama.
Jangan sampai stok fisik sudah siap dijual sebelum pengecekan dilakukan.
Status Pengembalian Lebih Penting Daripada Jumlah Pengembalian
Apabila barang retur masuk, jumlahnya hanya satu bagian saja.
Status juga penting.
| Tahap kembali | Di mana stok seharusnya berada | Bisakah penjualan menggunakannya? | Pemilik berikutnya |
|---|---|---|---|
| Pengembalian diminta | Belum diterima | TIDAK | Penjualan atau layanan pelanggan |
| Diterima secara fisik | Mengembalikan area rak atau penahan | TIDAK | Gudang |
| Pemeriksaan tertunda | Daerah pemeriksaan | TIDAK | Gudang atau pemeriksa |
| Cocok untuk dijual | Area stok normal yang dapat dijual | Ya | Gudang |
| Rusak atau tidak lengkap | Merusak atau menahan area | TIDAK | Manajer atau pemilik klaim |
| Klaim pemasok | Area penyimpanan klaim | TIDAK | Pemilik pembelian atau klaim |
| Penghapusan tertunda | Daerah penampungan penghapusan | TIDAK | Pemberi persetujuan |
Beberapa UKM mendengar kata "karantina" dan menganggapnya terdengar terlalu formal.
Tidak perlu rumit.
Untuk perusahaan perdagangan, distribusi, atau jasa di Indonesia, ini dapat berupa lokasi rak, tempat sampah, rak, atau sistem yang ditandai.
Intinya sederhana.
Stok yang dikembalikan tidak boleh tercampur dengan stok normal sebelum seseorang memutuskan apakah layak untuk dijual.
Tiga Cara Pengembalian Menjadi Salah
Nota Kredit Sebelum Cek Stok
Akun dapat menerbitkan nota kredit karena pelanggan mengirimkan barangnya kembali.
Namun pihak gudang mungkin belum memeriksa barang tersebut.
Jadi pelaku bisnis masih belum mengetahui apakah barang tersebut siap dijual, rusak, tidak lengkap, atau menunggu klaim pemasok.
Dokumennya telah dipindahkan.
Status stok belum.
Pengembalian Sebagian Dicatat Sebagai Pengembalian Penuh
Pelanggan mengembalikan sebagian pesanan.
Namun tim mencatat seluruh baris item sebagai dikembalikan.
Sistem menambah kembali stok lebih banyak dari yang diterima gudang.
Dokumen terlihat bersih.
Saldo stok salah.
Barang Rusak Kembali Ke Area Pengambilan
Seorang pengemudi membawa barang kembali dari pelanggan.
Seseorang meletakkan kartonnya mendekati stok normal.
Anggota staf lain mengambilnya untuk pesanan baru.
Pelanggan menolaknya lagi.
Sekarang barang yang dikembalikan yang sama telah menyebabkan masalah pengiriman lainnya, keluhan pelanggan lainnya, dan pembersihan stok lainnya.
Cabang, Pengemudi, dan Tenaga Penjualan Dapat Menyembunyikan Stok yang Dikembalikan
Pengembalian tidak selalu langsung ke gudang utama.
Mereka mungkin duduk di:
- sebuah cabang
- sebuah van
- sebuah ruang pamer
- suatu wilayah layanan
- mobil seorang penjual
Hal ini sering terjadi ketika seseorang menunggu persetujuan atau memutuskan apa yang harus dilakukan.
Jika barang tidak tercatat sebagai barang yang dikembalikan dan menunggu pemeriksaan, mungkin sistemnya salah.
Masalah yang sama terjadi pada stok klaim pemasok.
Barang mungkin ada di gudang Anda.
Namun jika menunggu klaim pemasok, mereka belum siap menjual.
Inilah sebabnya mengapa status stok lebih penting daripada lokasi barang tersebut disimpan.
Pengembalian Dapat Menyembunyikan Penyesuaian Stok Di Dalam
Ketika return tidak terkontrol, masalah yang sering muncul kemudian adalah penyesuaian stok.
Tim melakukan stock opname.
Sistem mengatakan harus ada 10 unit.
Rak tersebut memiliki 7 unit yang layak dijual dan 3 unit yang dikembalikan rusak.
Seseorang menyesuaikan nomornya atau menambahkan catatan.
Itu mungkin memperbaiki laporan untuk hari itu.
Tapi itu tidak memperbaiki proses pengembalian.
Jika arus balik yang sama berlanjut, maka varians yang sama akan muncul kembali.
Inilah sebabnya mengapa masalah penyesuaian stok yang berulang sering kali memerlukan pemeriksaan alur kerja, bukan sekadar pengambilan stok lagi.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai hal ini, baca [mengapa penyesuaian stok terus terjadi setelah setiap pengambilan stok](/blog/mengapa-penyesuaian stok-terus-kembali-setelah-setiap-pengambilan stok).
Mengapa Akuntansi Terlihat Benar Sementara Stok Gudang Salah
Pengembalian dapat membuat catatan akuntansi dan gudang menceritakan kisah yang berbeda.
Nota kredit dapat menunjukkan bahwa pelanggan telah dikreditkan.
Persetujuan pengembalian dapat menunjukkan bahwa perusahaan menerima pengembalian tersebut.
Gudang dapat menunjukkan bahwa barang tersebut kembali.
Namun tidak satupun yang membuktikan bahwa barang tersebut layak untuk dijual kembali.
Jika ini terdengar familier, bacalah [mengapa stok hilang meskipun akuntansi terlihat benar](/blog/mengapa-saham-hilang-bahkan ketika-akuntansi-terlihat-benar).
Pengecekan Minimal Sebelum Stok Siap Dijual
Sebelum barang yang dikembalikan kembali ke stok normal, tanyakan:
- Apakah ini barang yang benar?
- Apakah sesuai dengan invoice, delivery order, atau permintaan pengembalian?
- Apakah jumlahnya benar?
- Apakah satuannya benar?
- Apakah barang dibuka, digunakan, rusak, kadaluwarsa, atau tidak lengkap?
- Haruskah aset tersebut dimasukkan ke dalam stok yang dapat dijual, ditahan, diperbaiki, diklaim oleh pemasok, atau dihapuskan?
- Siapa yang menyetujui status tersebut?
- Apakah sistem telah diperbarui dengan lokasi atau status yang benar?
Pemeriksaan ini mengurangi perselisihan antara penjualan, gudang, dan akun.
Setiap tim dapat melihat di mana pengembaliannya dan apa yang terjadi selanjutnya.
Untuk pemeriksaan kontrol stok yang lebih luas, gunakan [daftar periksa stok yang hilang](/resources/daftar periksa stok yang hilang).
Jalankan Audit Pengembalian Satu-SKU
Jika pengembalian membuat laporan stok sulit dipercaya, mulailah dengan pengembalian SKU.
Telusurinya dari:
- permintaan pengembalian pelanggan
- persetujuan atau penolakan
- tanda terima fisik
- hasil pengecekan stok
- nota kredit atau keputusan penggantian
- status stok akhir
- lokasi stok akhir
- orang yang menyetujui pelepasan ke saham yang dapat dijual
Jika tim Anda tidak dapat melacak langkah-langkah ini, nomor stok mungkin terlihat namun tidak dapat diandalkan.
Saat Anda Membutuhkan Alur Kerja Pengembalian yang Tepat
Rak pengembalian yang sederhana mungkin cukup jika volume pengembalian rendah.
Ini juga dapat berhasil jika orang yang sama memeriksa setiap pengembalian dengan cepat.
Namun Anda mungkin memerlukan alur kerja pengembalian dan RMA yang lebih jelas ketika:
- pengembalian datang dari banyak pelanggan, cabang, atau pengemudi
- barang rusak dan klaim pemasok adalah hal biasa
- tim akun sering menunggu konfirmasi gudang
- nota kredit diterbitkan sebelum stok diperiksa
- barang yang dikembalikan sulit dicocokkan dengan penjualan aslinya
- sales melihat stok tersedia yang menurut gudang tidak dapat dijual
- stock take terus menemukan barang yang dikembalikan atau rusak dalam stok normal
Stok yang dikembalikan harus melalui langkah-langkah yang jelas:
- diterima
- diperiksa
- diadakan jika diperlukan
- dilepaskan karena layak untuk dijual, diklaim, diperbaiki, atau dihapuskan
Ini tidak perlu mewah.
Tapi itu perlu jelas.
Jika sistem Anda saat ini tidak dapat menampilkan status pengembalian, lokasi penyimpanan, dan stok siap jual dengan jelas, mungkin ini saatnya meninjau sistem inventaris dan gudang Anda.
Pertanyaan Umum
Apakah barang yang dikembalikan harus segera ditambahkan kembali ke stok?
Mereka dapat dicatat sebagai diterima.
Namun barang tersebut tidak boleh siap untuk dijual sampai gudang memeriksanya dan memastikan bahwa barang tersebut layak untuk dijual.
Apa yang dimaksud dengan lokasi karantina pengembalian?
Ini adalah lokasi rak, tempat sampah, rak, atau sistem untuk barang yang dikembalikan sebelum diperiksa.
Itu membuat stok tetap terlihat, tetapi belum tersedia untuk dijual.
Mengapa nota kredit bisa terlihat benar sedangkan stok masih salah?
Nota kredit mencatat sisi pelanggan dan akuntansi.
Itu tidak membuktikan barang yang dikembalikan telah diperiksa, ditempatkan di lokasi yang benar, atau dianggap siap untuk dijual.
Langkah Selanjutnya
Pengembalian akan selalu terjadi.
Masalahnya adalah apakah bisnis Anda dapat memisahkan stok yang dikembalikan dari stok yang dapat dijual dengan cepat dan jelas.
Jika pengembalian membuat laporan stok Anda sulit dipercaya, mintalah Result Marketing untuk memeriksa aliran pengembalian ke stok di dalam audit sistem.