Tại sao khách hàng trả lại hàng âm thầm làm hư hỏng hàng tồn kho
Việc trả lại hàng của khách hàng có thể âm thầm làm hỏng tính chính xác của hàng tồn kho, nhưng chúng không chỉ là vấn đề về dịch vụ khách hàng.
Nó trở thành vấn đề về tồn kho khi hệ thống báo có hàng nhưng kho không thể lấy hàng.
Bán hàng nhìn thấy hàng tồn kho.
Tài khoản có thể đã có giấy báo có.
Nhưng mặt hàng này chưa sẵn sàng để bán.
Nó có thể bị hư hỏng. Nó có thể được mở. Nó có thể bị thiếu các bộ phận. Nó có thể cần một yêu cầu của nhà cung cấp.
Việc trả lại giống như nhận được hàng lần thứ hai.
Nhóm của bạn vẫn cần kiểm tra:
- cái gì đã quay trở lại
- bao nhiêu người đã quay trở lại
- nó đang ở trong tình trạng nào
- liệu nó có thể trở lại kho bình thường không
Nếu việc kiểm tra này bị bỏ qua, hệ thống của bạn có thể hiển thị lượng hàng mà nhóm của bạn không thể bán được.
Câu trả lời nhanh: hàng trả lại có thể được ghi nhận là đã nhận, nhưng chúng sẽ không sẵn sàng để bán cho đến khi được kiểm tra và cung cấp đúng tình trạng hàng tồn kho.
# Tại sao hàng trả lại hiển thị là hàng tồn nhưng không bán được
Nhiều vấn đề về hàng tồn kho bắt đầu khi nhóm coi tất cả hàng tồn kho trong kho là hàng có thể bán được.
Ví dụ:
- Một khách hàng trả lại 5 đơn vị.
- Nhân viên đưa hàng vào kho.
- Hệ thống cộng lại 5 đơn vị.
- Doanh số thấy 5 căn sẵn sàng bán.
- Kho kiểm tra hàng sau.
- 2 chiếc bị hư hỏng.
- 1 đơn vị được mở.
- Chỉ có 2 căn cần bán.
Cổ phiếu không bị thiếu.
Nó ở trong tòa nhà.
Nhưng hệ thống tính những hàng hóa không phù hợp để bán là sẵn sàng để bán.
Điều này tạo ra vấn đề tương tự như việc thiếu hàng.
Doanh số bán hàng có thể hứa hẹn có hàng nhưng không thể gửi đi.
Việc mua hàng có thể trì hoãn việc mua hàng vì hệ thống có vẻ ổn.
Nhân viên kho hàng có thể lãng phí thời gian tìm kiếm hàng hóa đang bị tạm giữ, bị hư hỏng, đang được sửa chữa, chờ yêu cầu của nhà cung cấp hoặc chờ xóa sổ.
Đây là lý do tại sao hàng trả lại cần được kiểm soát tình trạng.
Không chỉ kiểm soát số lượng.
# Trả hàng là quá trình nhận thứ hai
Nhận hàng bình thường hỏi:
Nhà cung cấp có gửi đúng mặt hàng, đúng số lượng và đúng tình trạng không?
Nhận lại yêu cầu:
Khách hàng đã gửi lại đúng mặt hàng và nó đã sẵn sàng để bán lại chưa?
Cả hai đều ảnh hưởng đến độ chính xác của chứng khoán.
Đối với việc nhận hàng của nhà cung cấp, hãy đọc tại sao việc nhận hàng lại là lúc vấn đề về hàng tồn kho bắt đầu.
Để trả lại, hãy sử dụng ý tưởng tương tự.
Đừng để hàng tồn kho sẵn sàng để bán trước khi việc kiểm tra hoàn tất.
# Trạng thái trả lại quan trọng hơn số lượng trả lại
Khi có hàng trả lại thì số lượng chỉ là một phần.
Tình trạng cũng quan trọng.
| Giai đoạn trở lại | Cổ phiếu nên ở đâu | Bán hàng có thể sử dụng nó? | Chủ tiếp theo |
|---|---|---|---|
| Yêu cầu trả lại | Chưa nhận được | Không | Bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng |
| Được nhận về mặt vật chất | Trả lại kệ hoặc khu vực giữ | Không | Kho |
| Đang chờ kiểm tra | Khu vực kiểm tra | Không | Kho hoặc kiểm tra |
| Phù hợp để bán | Diện tích kho có thể bán được bình thường | Có | Kho |
| Bị hư hỏng hoặc không đầy đủ | Khu vực hư hỏng hoặc giữ | Không | Người quản lý hoặc chủ sở hữu yêu cầu bồi thường |
| Yêu cầu của nhà cung cấp | Khu vực giữ yêu cầu bồi thường | Không | Chủ sở hữu mua hoặc yêu cầu bồi thường |
| Đang chờ xử lý xóa sổ | Khu vực lưu giữ xóa sổ | Không | Người phê duyệt |
Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ nghe thấy “cách ly” và cho rằng nó nghe quá trang trọng.
Nó không cần phải phức tạp.
Đối với một công ty thương mại, phân phối hoặc dịch vụ của Vietnam, đó có thể là vị trí kệ, thùng, giá hoặc hệ thống được đánh dấu.
Vấn đề rất đơn giản.
Hàng trả lại không được trộn lẫn với hàng bình thường trước khi ai đó quyết định xem nó có phù hợp để bán hay không.
# Ba cách trả lại sai
# Lưu ý ghi có trước khi kiểm tra hàng tồn kho
Tài khoản có thể phát hành giấy báo có vì khách hàng đã gửi lại hàng.
Nhưng chắc kho chưa kiểm tra hàng.
Vì vậy, doanh nghiệp vẫn không biết mặt hàng đó đã sẵn sàng để bán hay chưa, bị hư hỏng, chưa hoàn thiện hay đang chờ nhà cung cấp yêu cầu bồi thường.
Giấy tờ đã chuyển đi.
Tình trạng hàng tồn kho chưa có.
# Trả lại một phần được ghi dưới dạng hoàn trả toàn bộ
Một khách hàng trả lại một phần của đơn đặt hàng.
Nhưng nhóm ghi lại toàn bộ dòng mặt hàng được trả lại.
Hệ thống bổ sung lại lượng hàng tồn kho nhiều hơn lượng kho nhận được.
Tài liệu trông sạch sẽ.
Số dư tồn kho bị sai.
# Sản phẩm bị hư hỏng sẽ quay trở lại khu vực lấy hàng
Tài xế mang hàng về cho khách hàng.
Có người đặt thùng carton gần hàng bình thường.
Một nhân viên khác chọn nó cho một đơn hàng mới.
Khách hàng lại từ chối nó.
Giờ đây, cùng một mặt hàng bị trả lại đã gây ra một vấn đề giao hàng khác, một khiếu nại khác của khách hàng và một đợt dọn dẹp hàng tồn kho khác.
# Chi nhánh, tài xế và đại diện bán hàng có thể ẩn hàng trả lại
Hàng trả lại không phải lúc nào cũng đi thẳng đến kho chính.
Họ có thể ngồi ở:
- một nhánh
- một chiếc xe tải
- phòng trưng bày
- khu dịch vụ
- xe của nhân viên bán hàng
Điều này thường xảy ra khi ai đó chờ phê duyệt hoặc quyết định phải làm gì.
Nếu mặt hàng đó không được ghi lại là đã trả lại và đang chờ kiểm tra thì hệ thống có thể bị lỗi.
Vấn đề tương tự cũng xảy ra với hàng tồn kho do nhà cung cấp yêu cầu.
Hàng hóa có thể đang ở trong kho của bạn.
Nhưng nếu họ đang đợi yêu cầu của nhà cung cấp thì họ chưa sẵn sàng để bán.
Đây là lý do tại sao tình trạng hàng tồn kho quan trọng hơn vị trí đặt hàng.
# Tiền lãi có thể ẩn bên trong các điều chỉnh về hàng tồn kho
Khi lợi nhuận không được kiểm soát, vấn đề thường xuất hiện sau đó là sự điều chỉnh tồn kho.
Nhóm thực hiện kiểm kê.
Hệ thống nói cần có 10 đơn vị.
Trên kệ có 7 chiếc phù hợp để bán và 3 chiếc bị hư hỏng được trả lại.
Ai đó điều chỉnh số hoặc thêm ghi chú.
Điều đó có thể sửa chữa báo cáo cho ngày hôm đó.
Nhưng nó không khắc phục được quá trình trả lại.
Nếu luồng quay trở lại tiếp tục như vậy thì phương sai tương tự sẽ quay trở lại.
Đây là lý do tại sao các vấn đề điều chỉnh tồn kho lặp đi lặp lại thường cần phải được kiểm tra quy trình làm việc chứ không chỉ là lấy hàng tồn kho khác.
Để biết thêm về điều này, hãy đọc [tại sao lượng hàng tồn kho lại tiếp tục điều chỉnh sau mỗi lần mua](/blog/why-stock- adjustmentments-keep-coming-back-after-every-stock-take).
# Tại sao kế toán có thể chính xác trong khi tồn kho sai
Việc trả lại có thể khiến hồ sơ kế toán và kho hàng kể những câu chuyện khác nhau.
Một ghi chú tín dụng có thể cho thấy rằng khách hàng đã được ghi có.
Sự chấp thuận trả lại có thể cho thấy rằng công ty đã chấp nhận việc trả lại.
Kho có thể cho thấy rằng mặt hàng đã quay trở lại.
Nhưng không có điều nào trong số này chứng minh rằng mặt hàng đó có thể bán lại được.
Nếu điều này nghe có vẻ quen thuộc, hãy đọc tại sao hàng tồn kho bị mất ngay cả khi kế toán có vẻ chính xác.
# Kiểm tra tối thiểu trước khi hàng sẵn sàng để bán
Trước khi bất kỳ mặt hàng nào được trả lại sẽ trở về kho bình thường, hãy hỏi:
- Đây có phải là hàng đúng không?
- Có khớp với hóa đơn, lệnh giao hàng hay yêu cầu trả lại hàng không?
- Số lượng có đúng không?
- Đơn vị có đúng không?
- Sản phẩm đã bị mở, sử dụng, hư hỏng, hết hạn sử dụng hay chưa đầy đủ?
- Nó nên được chuyển thành hàng tồn kho có thể bán được, giữ lại, sửa chữa, yêu cầu bồi thường của nhà cung cấp hay xóa sổ?
- Ai đã phê duyệt trạng thái?
- Hệ thống đã được cập nhật đúng vị trí, trạng thái chưa?
Việc kiểm tra này làm giảm tranh cãi giữa doanh số bán hàng, kho hàng và tài khoản.
Mỗi đội có thể biết điểm quay về ở đâu và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Để kiểm tra kiểm soát hàng tồn kho rộng rãi hơn, hãy sử dụng danh sách kiểm tra hàng tồn kho bị thiếu.
# Chạy Kiểm tra Trả lại One-SKU
Nếu việc trả lại hàng khiến báo cáo hàng tồn kho khó tin cậy, hãy bắt đầu với một chiếc SKU được trả lại.
Theo dõi nó từ:
- yêu cầu trả lại của khách hàng
- chấp thuận hoặc từ chối
- biên nhận vật lý
- kết quả kiểm tra chứng khoán
- giấy báo có hoặc quyết định thay thế
- tình trạng tồn kho cuối cùng
- vị trí tồn kho cuối cùng
- người phê duyệt phát hành cổ phiếu có thể bán được
Nếu nhóm của bạn không thể theo dõi các bước này, số lượng hàng tồn kho có thể hiển thị nhưng không đáng tin cậy.
# Khi bạn cần quy trình trả về phù hợp
Kệ trả hàng đơn giản có thể là đủ nếu số lượng hàng trả lại thấp.
Nó cũng có thể hoạt động nếu cùng một người kiểm tra nhanh chóng mỗi lần trả lại.
Nhưng bạn có thể cần một quy trình làm việc trả về và RMA rõ ràng hơn khi:
- lợi nhuận đến từ nhiều khách hàng, chi nhánh hoặc tài xế
- Hàng hóa bị hư hỏng và khiếu nại của nhà cung cấp là phổ biến
- nhóm tài khoản thường chờ xác nhận kho
- giấy báo có được phát hành trước khi kiểm tra hàng tồn kho
- Hàng trả lại khó khớp với hàng bán ban đầu
- bộ phận bán hàng thấy hàng có sẵn mà kho bảo không bán được
- Kiểm kê hàng hóa liên tục tìm kiếm hàng hóa bị trả lại hoặc hư hỏng trong kho thông thường
Hàng trả lại phải trải qua các bước rõ ràng:
- đã nhận
- đã kiểm tra
- giữ lại nếu cần
- được phát hành khi phù hợp để bán, yêu cầu bồi thường, sửa chữa hoặc xóa sổ
Điều này không cần phải cầu kỳ.
Nhưng nó cần phải rõ ràng.
Nếu hệ thống hiện tại của bạn không thể hiển thị rõ ràng trạng thái trả lại, vị trí giữ hàng và hàng sẵn sàng bán, thì có lẽ đã đến lúc bạn nên xem lại hệ thống kho hàng và hàng tồn kho.
Câu hỏi thường gặp
# Hàng trả lại có nên bổ sung vào kho ngay không?
Chúng có thể được ghi lại khi nhận được.
Nhưng chúng sẽ không sẵn sàng để bán cho đến khi kho kiểm tra và xác nhận rằng chúng phù hợp để bán.
# Địa điểm cách ly trả hàng là gì?
Đó là kệ, thùng, giá hoặc vị trí hệ thống để hàng trả lại trước khi kiểm tra.
Nó giúp hiển thị hàng tồn kho nhưng chưa có sẵn để bán.
# Tại sao ghi chú tín dụng có thể trông chính xác trong khi hàng tồn kho vẫn sai?
Giấy báo có ghi lại thông tin khách hàng và bên kế toán.
Nó không chứng minh được mặt hàng trả lại đã được kiểm tra, đặt ở đúng vị trí hoặc được xác nhận là sẵn sàng để bán.
# Bước tiếp theo
Việc trả lại sẽ luôn xảy ra.
Vấn đề là liệu doanh nghiệp của bạn có thể tách hàng tồn kho khỏi hàng tồn kho có thể bán được một cách nhanh chóng và rõ ràng hay không.
Nếu việc trả lại hàng khiến báo cáo hàng tồn kho của bạn khó tin cậy, hãy yêu cầu Result Marketing kiểm tra quy trình trả lại hàng trong [kiểm tra hệ thống](/kiểm tra hệ thống).