Mengapa Transfer Saham Melalui WhatsApp Membuat Stok Hilang
Jika stok terus hilang antar cabang, van, atau toko, WhatsApp mungkin menjadi bagian dari masalahnya.
WhatsApp berguna untuk pembaruan cepat.
Seorang anggota staf dapat mengirim pesan, foto, atau nomor dalam hitungan detik.
Namun WhatsApp bukanlah rekor transfer saham.
Itu hanya menunjukkan bahwa orang-orang sedang berbicara.
Tidak membuktikan stok sudah dikirim, diterima, diposting, dan diperiksa.
Kesenjangan tersebut dapat menyebabkan hilangnya stok dan perselisihan cabang.
WhatsApp Adalah Obrolan, Bukan Catatan Saham
Perpindahan saham yang sebenarnya membutuhkan fakta yang jelas.
Ini harus menunjukkan:
- kode barang
- nama barang
- kuantitas
- UOM atau satuan
- dari lokasi
- ke lokasi
- nomor transfer
- pengirim
- penerima
- dikirim waktu
- menerima waktu
- alasan kekurangan atau kerusakan
Di WhatsApp, beberapa fakta mungkin akan diketik.
Beberapa mungkin ada di foto.
Beberapa mungkin berada di kelompok lain.
Beberapa mungkin hilang.
Jadi ketika stok hilang, tim harus scroll, bertanya, dan menebak.
Itu bukan pengendalian stok.
Itu hanya riwayat obrolan.
Stok yang Dikirim Tidak Sama dengan Stok yang Diterima
Banyak masalah stok dimulai dari sini.
Satu sisi bilang stok sudah dikirim.
Pihak lain mengatakan itu tidak diterima.
Keduanya mungkin mengatakan yang sebenarnya.
Misalnya:
- HQ mengatakan stok sedang dalam perjalanan.
- Sistem diperbarui terlalu dini.
- Stok masih ada di van.
- Cabang belum menghitungnya.
- Seorang tenaga penjualan melihat stok dalam sistem.
- Nanti, cabang menemukan hitungan singkat.
Obrolan tersebut membuat transfer tampak selesai.
Namun penerimaan belum selesai.
Jadi gudang, cabang, dan sistem semuanya menunjukkan kebenaran yang berbeda.
Beginilah tampilan stok yang tersedia padahal tidak ada.
Sebuah Foto Bisa Membantu, Tapi Itu Bukan Catatannya
Foto berguna.
Mereka dapat menunjukkan barang yang dikemas, karton, atau barang yang dimuat.
Namun foto tidak selalu membuktikan:
- kode barang yang tepat
- kuantitas yang tepat
- satuan yang benar
- batch atau nomor serinya
- cabang sumber
- cabang penerima
- siapa yang menghitungnya
- siapa yang menerimanya
- apakah AutoCount telah diperbarui
Sebuah foto dapat mendukung catatan tersebut.
Ini seharusnya tidak menjadi catatan.
Untuk barang bernilai lebih tinggi, transfernya memerlukan jalur yang lebih kuat.
Itu bisa berupa scan, kode item, nomor transfer, atau referensi sistem.
Terlalu Banyak Kelompok yang Membelah Kebenaran
Banyak tim menggunakan lebih dari satu grup WhatsApp.
Gudang memiliki satu grup.
Pengemudi memiliki grup lain.
Cabang mungkin memiliki grupnya sendiri.
Akun hanya dapat melihat apa yang dimasukkan ke dalam AutoCount.
Setiap kelompok memegang bagian cerita.
Gudang tahu apa yang dikemas.
Pengemudi tahu apa yang dimuat.
Cabang tahu apa yang tiba.
Akun tahu apa yang diposting.
Tapi siapa pemilik rekor transfer terakhir?
Jika tidak ada yang memilikinya, tidak ada kebenaran tunggal.
Hal ini membuat perselisihan lebih sulit untuk diselesaikan.
AutoCount Menampilkan Apa yang Diposting
AutoCount dapat mencatat stok berdasarkan lokasi.
Itu juga dapat menunjukkan transfer saham dan pergerakan saham.
Jika cabang, van, ruang pamer, atau gudang terlibat, aturan [inventaris multi-lokasi](/blog/inventaris multi-lokasi) juga penting.
Namun AutoCount hanya dapat menampilkan apa yang diposting.
Jika serah terima sebenarnya terjadi di WhatsApp, alasan ketidakcocokan mungkin berada di luar AutoCount.
Kesenjangan yang umum meliputi:
- stok dipindahkan dulu, lalu dimasukkan lagi
- lokasi yang salah dipilih
- karton yang digunakan di WhatsApp, tetapi potongannya digunakan di sistem
- transfer terkirim, tetapi tidak diterima dengan jelas
- kekurangan dicatat dalam obrolan, tetapi tidak diposting
Masalahnya bukan karena AutoCount tidak dapat menangani transfer.
Masalahnya adalah proses sebelum posting.
Jika serah terimanya tidak jelas maka pencatatan sistemnya juga akan lemah.
Di Mana Kesenjangan Kontrol Biasanya Berada
Jangan memulai dengan menyalahkan satu anggota staf.
Mulailah dengan menemukan celah kendali.
Ajukan pertanyaan-pertanyaan ini:
- Kemana transfer diminta?
- Di mana pengiriman dikonfirmasi?
- Di mana penerimaan dikonfirmasi?
- Di mana penghitungan singkatnya dicatat?
- Dimana referensi AutoCount?
- Siapa pemilik rekor transfer terakhir?
Jika jawabannya tersebar di chat, foto, memori, dan entri data yang terlambat, maka prosesnya lemah.
Di sinilah stok yang hilang bisa bertambah.
Sistem pelacakan transfer stok yang tepat mungkin diperlukan.
Namun pertama-tama, alur kerja harus diperiksa dan dipetakan.
Lakukan Pemeriksaan 10 Transfer
Pilih satu rute umum.
Misalnya:
- gudang utama hingga cabang
- gudang ke van
- cabang ke cabang
- ruang pamer ke gudang
Kemudian periksa 10 transfer terakhir.
Untuk setiap transfer, tandai lulus atau gagal.
| Memeriksa | Lulus atau gagal |
|---|---|
| Jumlah yang dikirim jelas | |
| Kuantitas yang diterima jelas | |
| Hitungan singkatnya jelas | |
| Pengirimnya jelas | |
| Penerimanya jelas | |
| AutoCount atau referensi sistem jelas | |
| Stok diblokir sampai diterima |
Jika banyak baris gagal, rute tersebut merupakan risiko stok.
Pemeriksaan ini tidak akan memperbaiki sistem dengan sendirinya.
Itu hanya menunjukkan di mana letak kebocorannya.
Langkah selanjutnya adalah audit alur kerja inventaris dan gudang dan peta sistem.
Itu menunjukkan apa yang harus tetap berada di WhatsApp, apa yang harus dipindahkan ke dalam catatan, dan di mana AutoCount harus diperbarui.
Baca panduan pelacakan transfer stok, tinjau halaman masalah stok hilang, atau minta Result Marketing untuk memeriksa alur kerja stok Anda.
Periksa Alur Kerja Stok Saya