Tại sao chuyển hàng qua WhatsApp lại tạo ra hàng bị thiếu

Nếu hàng hóa liên tục bị thiếu giữa các chi nhánh, xe tải hoặc cửa hàng thì WhatsApp có thể là một phần của vấn đề.

WhatsApp rất hữu ích để cập nhật nhanh.

Nhân viên có thể gửi tin nhắn, ảnh hoặc số lượng trong vài giây.

Nhưng WhatsApp không phải là kỷ lục chuyển nhượng cổ phiếu.

Nó chỉ cho thấy mọi người đã nói chuyện.

Nó không chứng minh hàng hóa đã được gửi, nhận, đăng và kiểm tra.

Khoảng cách đó có thể dẫn đến tranh chấp về cổ phiếu và chi nhánh bị thiếu.

# WhatsApp là một cuộc trò chuyện, không phải là một bản ghi chứng khoán

Một vụ chuyển nhượng cổ phiếu thực sự cần có sự thật rõ ràng.

Nó sẽ hiển thị:

• mã hàng
• tên mặt hàng
• số lượng
• UOM hoặc đơn vị
• từ vị trí
• đến vị trí
• số chuyển khoản
• người gửi
• người nhận
• thời gian gửi
• thời gian nhận được
• lý do thiếu hụt hoặc hư hỏng

Trong WhatsApp, một số dữ kiện có thể được gõ.

Một số có thể có trong một bức ảnh.

Một số có thể ở trong một nhóm khác.

Một số có thể bị thiếu.

Vì vậy, khi thiếu hàng, đội phải cuộn, hỏi và đoán.

Đó không phải là kiểm soát hàng tồn kho.

Đó chỉ là lịch sử trò chuyện.

# Hàng gửi không giống hàng đã nhận

Nhiều vấn đề về chứng khoán bắt đầu từ đây.

Một bên nói rằng cổ phiếu đã được gửi đi.

Bên kia báo là chưa nhận được.

Có thể cả hai đều nói sự thật.

Ví dụ:

• Trụ sở chính cho biết hàng đang trên đường tới.
• Hệ thống được cập nhật quá sớm.
• Hàng vẫn còn trong xe.
• Chi nhánh chưa tính.
• Nhân viên bán hàng xem hàng trong hệ thống.
• Sau này chi nhánh tìm được số đếm thiếu.

Cuộc trò chuyện khiến quá trình chuyển giao trông như đã hoàn tất.

Nhưng việc nhận đã không được thực hiện.

Vì vậy, nhà kho, chi nhánh và hệ thống đều thể hiện những sự thật khác nhau.

Đây là cách hàng hóa có thể trông có sẵn khi nó không có ở đó.

# Một bức ảnh có thể giúp ích nhưng không phải là kỷ lục

Hình ảnh rất hữu ích.

Họ có thể trưng bày hàng hóa được đóng gói, thùng carton hoặc các mặt hàng đã được chất đầy.

Nhưng một bức ảnh không phải lúc nào cũng chứng minh được:

• mã mặt hàng chính xác
• số lượng chính xác
• đúng đơn vị
• số lô hoặc số sê-ri
• nhánh nguồn
• chi nhánh tiếp nhận
• ai đã đếm nó
• ai đã nhận được nó
• AutoCount đã được cập nhật chưa

Một bức ảnh có thể hỗ trợ hồ sơ.

Nó không nên là kỷ lục.

Đối với các mặt hàng có giá trị cao hơn, việc chuyển giao cần có dấu vết rõ ràng hơn.

Đó có thể là bản quét, mã mặt hàng, số chuyển khoản hoặc tham chiếu hệ thống.

# Quá nhiều nhóm chia rẽ sự thật

Nhiều nhóm sử dụng nhiều nhóm WhatsApp.

Kho có một nhóm.

Trình điều khiển có một nhóm khác.

Các chi nhánh có thể có nhóm riêng của họ.

Tài khoản chỉ có thể nhìn thấy những gì đã được nhập vào AutoCount.

Mỗi nhóm nắm giữ một phần câu chuyện.

Nhà kho biết những gì đã được đóng gói.

Người lái xe biết những gì đã được tải.

Chi nhánh biết những gì đã đến.

Tài khoản biết những gì đã được đăng.

Nhưng ai là người sở hữu hồ sơ chuyển nhượng cuối cùng?

Nếu không có ai sở hữu nó thì không có sự thật duy nhất.

Điều đó làm cho tranh chấp khó giải quyết hơn.

# AutoCount Hiển thị nội dung đã được đăng

AutoCount có thể ghi lại hàng tồn kho theo vị trí.

Nó cũng có thể hiển thị chuyển nhượng cổ phiếu và chuyển động cổ phiếu.

Khi có liên quan đến chi nhánh, xe tải, phòng trưng bày hoặc nhà kho, các quy tắc hàng tồn kho tại nhiều địa điểm cũng rất quan trọng.

Nhưng AutoCount chỉ có thể hiển thị những gì đã được đăng.

Nếu quá trình chuyển giao thực sự xảy ra trong WhatsApp, lý do dẫn đến sự không khớp có thể nằm ngoài AutoCount.

Những khoảng trống phổ biến bao gồm:

• hàng được di chuyển trước, sau đó được nhập vào sau
• chọn sai vị trí
• thùng carton được sử dụng trong WhatsApp, nhưng các mảnh được sử dụng trong hệ thống
• chuyển khoản đã gửi nhưng không nhận được rõ ràng
• sự thiếu hụt được ghi nhận trong cuộc trò chuyện, nhưng không được đăng

Vấn đề không phải là AutoCount không thể xử lý việc chuyển tiền.

Vấn đề là quá trình trước khi đăng bài.

Nếu việc bàn giao không rõ ràng thì bản ghi hệ thống cũng sẽ yếu.

# Khoảng cách kiểm soát thường ở đâu

Đừng bắt đầu bằng cách đổ lỗi cho một nhân viên.

Bắt đầu bằng cách tìm khoảng cách kiểm soát.

Hãy hỏi những câu hỏi sau:

• Yêu cầu chuyển khoản ở đâu?
• Gửi đi đâu đã được xác nhận?
• Xác nhận nhận hàng ở đâu?
• Số đếm ngắn được ghi ở đâu?
• Tham chiếu AutoCount ở đâu?
• Ai là người nắm giữ hồ sơ chuyển nhượng cuối cùng?

Nếu các câu trả lời trải rộng khắp cuộc trò chuyện, ảnh, bộ nhớ và nhập dữ liệu muộn thì quá trình này sẽ yếu.

Đó là nơi hàng tồn kho bị thiếu có thể phát triển.

Có thể cần có [hệ thống theo dõi chuyển hàng tồn kho](/solutions/theo dõi chuyển hàng tồn kho) thích hợp.

Nhưng trước tiên, quy trình làm việc phải được kiểm tra và lập bản đồ.

# Thực hiện Kiểm tra chuyển khoản 10 lần

Chọn một con đường chung.

Ví dụ:

• kho chính đến chi nhánh
• kho tới xe tải
• nhánh này sang nhánh khác
• Showroom đến kho

Sau đó kiểm tra 10 lần chuyển gần nhất.

Đối với mỗi lần chuyển, đánh dấu đạt hoặc không đạt.

Nếu nhiều hàng bị lỗi thì lộ trình đó là một rủi ro về tồn kho.

Việc kiểm tra này sẽ không tự khắc phục được hệ thống.

Nó chỉ hiển thị nơi rò rỉ có thể.

Bước tiếp theo là kiểm tra quy trình làm việc trong kho và hàng tồn kho và bản đồ hệ thống.

Điều đó cho thấy những gì nên ở lại trong WhatsApp, những gì phải chuyển vào bản ghi và nơi AutoCount nên được cập nhật.

Đọc hướng dẫn theo dõi chuyển hàng trong kho, xem lại trang vấn đề về hàng bị thiếu hoặc yêu cầu Result Marketing kiểm tra quy trình làm việc trong kho của bạn.

• Kiểm tra quy trình làm việc trong kho của tôi*