Quy trình tải lên đơn đặt hàng cho một công ty thương mại
Đối với các công ty thương mại, quy trình đặt hàng có thể trở nên chậm khi hoạt động bán hàng, mua hàng, tài khoản và AutoCount không được kết nối.
Khách hàng cần một cách để giảm bớt công việc PO thủ công và làm cho quy trình rõ ràng hơn.
Tình hình
Bán hàng tạo ra các yêu cầu liên quan đến mua hàng. Cần mua hàng để kiểm tra nhà cung cấp và các mặt hàng. Quản trị viên cần chuẩn bị hoặc tải lên tài liệu. Các tài khoản cần có bản ghi để căn chỉnh với AutoCount.
Quá trình này đã thành công nhưng nó phụ thuộc quá nhiều vào việc nhập thủ công.
# Nỗi đau
Việc nhập PO thủ công tạo ra ba vấn đề:
- Nhân viên mất thời gian gõ lại dữ liệu
- Sai lầm xảy ra trong quá trình nhập lặp lại
- Ban quản lý không thể thấy rõ tình trạng mua sắm
# Hướng giải quyết
Chúng tôi đã thiết kế một quy trình làm việc để giúp doanh nghiệp chuyển dữ liệu PO từ quy trình bán hàng và mua hàng sang AutoCount với khả năng kiểm soát tốt hơn.
Mục tiêu không chỉ là tải lên nhanh hơn. Mục tiêu là các quy tắc kinh doanh rõ ràng hơn.
# Hệ thống hỗ trợ những gì
- Nắm bắt yêu cầu mua hàng
- Kiểm tra mặt hàng và nhà cung cấp
- Hướng xử lý phê duyệt
- Chuẩn bị PO
- Luồng tải lên hoặc đồng bộ hóa liên quan đến AutoCount
- Giảm lỗi
- Khả năng hiển thị trạng thái
# Tại sao điều này lại quan trọng
Khi dữ liệu thu mua rõ ràng hơn, công ty có thể giảm bớt công việc quản trị và giúp việc mua hàng được kiểm soát chặt chẽ hơn.
AutoCount vẫn quan trọng, nhưng quy trình làm việc trước AutoCount cũng cần có cấu trúc.
# Công ty thương mại có thể học được điều gì
Nếu nhóm của bạn nhập đi nhập lại cùng một thông tin PO thì vấn đề không chỉ nằm ở khối lượng công việc của quản trị viên. Đó là một lỗ hổng trong thiết kế hệ thống.
# Bạn muốn lập bản đồ quy trình làm việc PO của mình?
Bạn không cần phải quyết định mua phần mềm đầy đủ ngay lập tức. Trước tiên chúng ta hãy hiểu luồng PO hiện tại.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*