Thiếu hàng? Kiểm tra những điểm này trước khi xây dựng phần mềm mới

Khi hàng tồn kho bị mất, người ta thường đổ lỗi ngay lập tức cho con người, phần mềm hoặc kỷ luật kho hàng.

Đôi khi đó là một phần của vấn đề. Nhưng trước khi quyết định, hãy kiểm tra quy trình làm việc.

Danh sách kiểm tra này giúp bạn hiểu khoảng cách kiểm soát hàng tồn kho có thể ở đâu.

• Kiểm tra quy trình làm việc trong kho của tôi*

# Bắt đầu bằng phong trào chứ không phải báo cáo

Báo cáo cho thấy kết quả. Phong trào cho thấy nguyên nhân.

Theo dõi cổ phiếu từ thời điểm nó đi vào hoạt động kinh doanh cho đến khi nó rời đi hoặc được điều chỉnh.

# Thiếu danh sách kiểm tra hàng tồn kho

# Đang nhận

• Có đơn đặt hàng không?
• Tài liệu của nhà cung cấp đã được kiểm tra chưa?
• Ai xác nhận số lượng đã nhận?
• Việc nhận một phần có được ghi lại không?
• Hàng hư hỏng có được tách ra không?
• AutoCount hoặc hàng tồn kho có được cập nhật ngay lập tức không?

# Lưu trữ

• Hàng có được đặt ở một địa điểm đã biết không?
• Có theo dõi giá, thùng, chi nhánh, kho không?
• Nhân viên có thể di chuyển hàng hóa mà không ghi chép lại không?
• Các mặt hàng có giá trị cao có được kiểm soát khác nhau không?

# Đang chọn

• Ai đã chọn cổ phiếu?
• Việc lấy hàng có liên quan đến đơn bán hàng hay lệnh giao hàng không?
• Có thể chọn hàng trước khi hệ thống xác nhận không?
• Việc thay người có được ghi lại không?

# Chuyển khoản

• Chuyển khoản nội bộ có được chấp thuận không?
• Có theo dõi nguồn và đích không?
• Ai xác nhận việc gửi và nhận?
• Việc chuyển tiền chỉ được xử lý thông qua trò chuyện phải không?

Giao hàng

• Hàng tồn kho có bị khấu trừ khi lấy hàng, gửi hàng hoặc giao hàng không?
• Lệnh giao hàng có liên quan đến biến động hàng tồn kho không?
• Bằng chứng giao hàng có được ghi lại không?
• Giao hàng không thành công được xử lý như thế nào?

# Điều chỉnh

• Ai có thể điều chỉnh cổ phiếu?
• Có cần lý do không?
• Có cần phải được phê duyệt không?
• Các điều chỉnh thường xuyên có được xem xét lại không?
• Có cần ảnh hoặc ghi chú hỗ trợ không?

# Kế toán và AutoCount

• AutoCount được cập nhật thủ công hay thông qua tích hợp?
• Kế toán nhìn thấy diễn biến hoạt động hay chỉ nhìn thấy con số cuối cùng?
• Các báo cáo có được kiểm tra dựa trên số lượng vật lý không?
• Hệ thống nào được coi là nguồn gốc của sự thật?

# Danh sách kiểm tra thường tiết lộ điều gì

Thiếu hàng thường không phải là một khoảng cách lớn. Đó là nhiều khoảng trống nhỏ.

Giải pháp có thể là: tiếp nhận rõ ràng hơn, kiểm soát chọn hàng tốt hơn, phê duyệt chuyển nhượng, đường mòn kiểm tra điều chỉnh, quét kho, Tích hợp AutoCount, hoặc quy trình làm việc kiểm kê tùy chỉnh.

Câu hỏi thường gặp

# Có nên mua phần mềm ngay không?

Không phải trước khi hiểu được vấn đề chuyển động.

# Nếu danh sách kiểm tra có nhiều vấn đề thì sao?

Bắt đầu với điểm mà giá trị cổ phiếu, rủi ro hoặc khối lượng cao nhất.

# Kiểm tra hệ thống có thể trợ giúp được không?

Đúng. Chúng tôi có thể giúp lập sơ đồ quy trình làm việc và đề xuất cách khắc phục hệ thống đầu tiên.

# Cái này có thể kết nối với AutoCount không?

Có, nhưng trước tiên, các quy tắc quy trình làm việc phải rõ ràng.

# Vẫn chưa chắc chắn?

Đó chính xác là lý do tại sao bước đầu tiên là phải hiểu trước.

• Đặt lịch kiểm tra hệ thống*