Pekerjakan Staf Admin atau Perbaiki Alur Kerja? Apa yang Harus Diperiksa Terlebih Dahulu
Tim admin Anda kelebihan beban.
Faktur terlambat.
Laporan terlambat.
Penjualan terus meminta pembaruan.
Gudang terus meminta konfirmasi.
Akun terus menunggu dokumen.
Jawaban cepatnya seringkali:
Pekerjakan staf admin lain.
Terkadang, itu adalah langkah yang tepat.
Namun sebelum Anda merekrut, tanyakan terlebih dahulu:
Akankah orang baru tersebut benar-benar melakukan pekerjaan pelanggan atau layanan? Atau akankah mereka lebih banyak menyalin, mengejar, memeriksa, dan mengetik ulang?
Jawaban itu penting.
Ini memberi tahu Anda apakah Anda memerlukan lebih banyak orang, alur kerja yang lebih baik, atau keduanya.
Jika masalahnya adalah pekerjaan admin bertambah setiap kali penjualan meningkat, baca mengapa pertumbuhan penjualan terus memaksa Anda untuk mempekerjakan lebih banyak staf admin. Artikel ini membahas momen sebelum Anda menyetujui perekrutan admin lainnya.
# Pekerjakan Saat Pekerjaan Sudah Benar-Benar Berkembang
Perekrutan masuk akal ketika bisnis memiliki lebih banyak pekerjaan nyata.
Misalnya:
- lebih banyak pelanggan membutuhkan balasan
- lebih banyak pesanan perlu ditangani
- kualitas layanan memerlukan tindak lanjut manusia
- satu orang melakukan terlalu banyak peran
- kepatuhan membutuhkan orang yang terpisah
- tim membutuhkan peran pekerjaan yang lebih jelas
Ini adalah beban kerja yang nyata.
Bisnis ini tidak membuang-buang waktu.
Ada lebih banyak pekerjaan yang membutuhkan orang.
# Perbaiki Alur Kerja Saat Pekerjaan Kebanyakan Pekerjaan Berulang
Periksa alur kerja terlebih dahulu apakah peran baru tersebut terutama tentang:
- menyalin data antar sistem
- menanyakan pembaruan status kepada orang-orang
- memeriksa nomor yang sama di dua tempat
- mengejar persetujuan
- membangun kembali laporan yang sama
- mengetik ulang faktur atau detail pesanan
- Mengingatkan orang karena prosesnya tidak jelas
Ini tidak berarti staf Anda lambat.
Ini biasanya berarti proses Anda lemah.
Orang-orang Anda digunakan sebagai jembatan antara sistem, tim, dan aturan yang hilang.
Jika Anda mempekerjakan untuk pekerjaan semacam ini, Anda mungkin membayar lebih banyak orang untuk menangani masalah yang sama.
# Anggota Staf Baru Dapat Menyembunyikan Masalah Sebenarnya
Seorang karyawan baru dapat membantu pada awalnya.
Backlognya semakin kecil.
Spreadsheet telah diperbarui.
Daftar pengiriman terlihat lebih bersih.
Faktur bergerak lebih cepat.
Namun jika prosesnya tetap sama, tekanan sering kali muncul kembali ketika penjualan kembali meningkat.
Sekarang Anda memiliki lebih banyak orang yang melakukan pekerjaan manual yang sama.
Itu mungkin diperlukan untuk waktu yang singkat.
Namun hal ini tidak boleh menjadi jawaban jangka panjang sebelum Anda memeriksa sistem.
# Tes Satu Minggu Sebelum Anda Mempekerjakan
Sebelum merekrut, jalankan tes sederhana selama satu minggu.
Minta tim yang kelebihan beban untuk mencatat tugas manual mereka.
Gunakan empat kolom:
| Tugas | Mengapa diperlukan | Dari mana informasi tersebut berasal | Siapa atau apa yang seharusnya menyediakannya |
|---|---|---|---|
| Periksa status pengiriman | Penjualan meminta pembaruan | Grup pengemudi WhatsApp | Catatan status pengiriman |
| Membangun kembali laporan penjualan | Pemilik membutuhkan tampilan mingguan | Ekspor Excel | Dasbor atau laporan |
| Konfirmasi stok | Sistem tidak dipercaya | Obrolan gudang | Alur kerja inventaris |
| Mengejar persetujuan | Tidak ada status persetujuan yang jelas | Pesan manajer | Alur kerja persetujuan |
Di akhir minggu, kelompokkan tugas menjadi tiga jenis:
- Pekerjaan pelanggan atau layanan.
- Kerja koordinasi.
- Pekerjaan duplikat data.
Jika sebagian besar tugas adalah pekerjaan pelanggan atau layanan, perekrutan mungkin tepat.
Jika sebagian besar tugas merupakan pekerjaan koordinasi atau duplikasi data, periksa sistemnya terlebih dahulu.
# Lima Tanda Pekerjaan Adalah Masalah Sistem
# 1. Data yang sama diketik lebih dari satu kali
Jika pesanan berpindah dari WhatsApp ke Excel, lalu ke akuntansi, lalu ke daftar pengiriman, staf Anda membawa data dengan tangan.
Baca lebih lanjut tentang [biaya tersembunyi untuk entri data ganda](/blog/biaya-tersembunyi-untuk-entri-data ganda).
# 2. Staf terus menanyakan status
Jika penjualan, gudang, pengiriman, dan akun terus saling meminta pembaruan, tidak ada tempat bersama untuk melihat status terbaru.
# 3. Laporan dibuat ulang dengan tangan
Jika laporan yang sama dibuat ulang setiap minggu, bisnis mungkin memerlukan dasbor atau penyiapan laporan yang lebih baik.
# 4. Persetujuan bergantung pada memori
Jika hanya satu orang yang mengetahui siapa yang harus menyetujui setiap kasus, pekerjaan akan berhenti ketika orang tersebut sedang sibuk.
# 5. Setiap pengecualian menjadi obrolan
Harga khusus.
Pengiriman mendesak.
Penahanan kredit.
Pengiriman sebagian.
Kekurangan.
Kembali.
Ini harus memiliki aturan.
Jika setiap kasus memerlukan percakapan baru, admin menjadi pengontrol lalu lintas.
# Ini Bukan Aturan Anti-Perekrutan
Intinya bukanlah:
Jangan pernah mempekerjakan.
Intinya adalah:
Jangan mempekerjakan secara membabi buta untuk pekerjaan yang seharusnya dikurangi dengan proses yang lebih baik.
Banyak UKM membutuhkan sumber daya manusia dan sistem yang lebih baik.
Pemilik perlu mengetahui masalah mana yang sedang dipecahkan.
Jika masalahnya adalah volume layanan sebenarnya, sewalah.
Jika masalahnya berulang pada pekerjaan manual, perbaiki alur kerjanya.
Jika masalahnya adalah keduanya, pekerjakan dengan rencana untuk mengurangi pekerjaan yang berulang.
# Yang Harus Diperbaiki Sebelum Menambah Jumlah Karyawan
Mulailah dengan pekerjaan yang terjadi setiap hari.
Perbaikan umum meliputi:
- satu tempat untuk memeriksa status pesanan
- aturan persetujuan yang lebih jelas
- serah terima yang lebih baik dari penjualan ke akun
- status pengiriman di luar WhatsApp
- Laporan mingguan diubah menjadi dashboard
- hubungan sistem antara penjualan, gudang, dan akuntansi
- otomatisasi alur kerja untuk perutean, peringatan, dan persetujuan
Anda tidak perlu memperbaiki keseluruhan bisnis sekaligus.
Mulailah dari tempat tim menghabiskan sebagian besar waktunya untuk menyalin, mengejar, dan memeriksa.
Untuk bantuan dalam memilih apa yang harus diperbaiki terlebih dahulu, baca [apa yang harus diotomatisasi terlebih dahulu](/blog/apa yang harus diotomatisasi terlebih dahulu).
Anda juga dapat meninjau otomatisasi alur kerja dan integrasi sistem API jika sistem Anda tidak saling berkomunikasi.
# Bagaimana Audit Sistem Membantu Anda Membuat Keputusan
Audit sistem membantu Anda memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Haruskah Anda menyewa?
Haruskah Anda mengotomatisasi?
Haruskah Anda menghubungkan sistem?
Haruskah Anda mendesain ulang alur kerja?
Audit yang baik dimulai dengan tugas sehari-hari yang nyata.
Ia bertanya:
- Apakah pelanggan ini bekerja?
- Apakah koordinasi ini berhasil?
- Apakah data duplikat ini berfungsi?
- Apakah ini disebabkan oleh kepemilikan yang tidak jelas?
- Apakah ini disebabkan oleh sistem yang terputus?
- Apakah ini disebabkan oleh hilangnya aturan alur kerja?
Itu lebih berguna daripada menebak-nebak jabatan.
Jika Anda akan mempekerjakan staf admin lain, jedalah cukup lama untuk memetakan pekerjaan tersebut.
Baca mengapa tim admin kesulitan ketika sistem tidak terhubung, atau mulai dengan audit sistem.
- Pesan Audit Sistem*