Mengapa Pertumbuhan Penjualan Terus Memaksa Anda Mempekerjakan Lebih Banyak Staf Admin
Penjualan meningkat.
Itu seharusnya menjadi kabar baik.
Namun di kantor, segalanya mungkin terasa lebih berat.
Lebih banyak pesanan berarti lebih banyak pemeriksaan, penyalinan, pengejaran, pembuatan faktur, tindak lanjut pengiriman, dan laporan.
Segera, tim berkata:
Kami membutuhkan staf admin lain.
Terkadang, mereka benar.
Namun sebelum Anda menyewa, periksa satu hal terlebih dahulu.
Apakah setiap pesanan menghasilkan terlalu banyak pekerjaan manual?
Mulailah Dengan Satu Pertanyaan Sederhana
Ketika penjualan tumbuh, pekerjaan admin juga akan meningkat.
Itu normal.
Namun pertumbuhannya tidak harus sama setiap saat.
Tanyakan ini:
Untuk setiap pesanan, berapa kali seseorang perlu menyalin, memeriksa, mengejar, atau memperbarui informasi dengan tangan?
Masing-masing tindakan ini merupakan "sentuhan manual".
Misalnya:
- menyalin pesanan dari WhatsApp ke Excel
- pengecekan stok dalam satu sistem
- menanyakan status pengiriman kepada gudang
- memperbarui file Excel lainnya
- memberi tahu akun kapan harus menerbitkan faktur
- membangun kembali laporan mingguan yang sama
Jika 100 pesanan masing-masing memerlukan 8 sentuhan manual, tim Anda akan menangani 800 sentuhan.
Jika penjualan meningkat menjadi 200 pesanan dan tidak ada perubahan, tim kini menangani 1.600 sentuhan.
Itulah sebabnya pertumbuhan penjualan bisa terasa seperti masalah admin.
Masalah sebenarnya mungkin terletak pada cara kerja dalam bisnis.
Beberapa Pekerjaan Harus Tumbuh Seiring Penjualan
Tidak semua pekerjaan ekstra itu buruk.
Lebih banyak pelanggan berarti lebih banyak panggilan layanan.
Lebih banyak pesanan mungkin berarti lebih banyak pengepakan, pengiriman, dukungan, dan tindak lanjut.
Itu adalah pekerjaan nyata.
Mempekerjakan bisa menjadi langkah yang tepat ketika pekerjaan membutuhkan orang, penilaian, atau layanan pelanggan yang lebih baik.
Namun beberapa pekerjaan tidak seharusnya terus berkembang seiring dengan setiap pesanan.
Misalnya:
- mengetik detail yang sama di dua tempat
- menanyakan pertanyaan stok yang sama setiap hari
- memeriksa apakah pengiriman sudah selesai
- memperbarui status yang sama di Excel
- membuat laporan pemilik yang sama dengan tangan
- mengejar persetujuan yang sama lagi dan lagi
- memperbaiki kesalahan data yang sama
Ini bukan layanan pelanggan.
Ini adalah tim Anda yang mengadakan proses bersama-sama dengan tangan.
Hitung Pekerjaan Manual Sebelum Mempekerjakan
Sebelum mempekerjakan orang admin lain, pilih satu jenis pesanan umum.
Kemudian lacak mulai dari pemesanan hingga pembayaran.
Gunakan tabel sederhana.
| Melangkah | Pekerjaan manual | Mengapa hal itu terjadi | Apakah ini masih manual? |
|---|---|---|---|
| Pesanan diterima | Salin dari WhatsApp ke Excel | Tidak ada sumber pesanan yang tepat | Mungkin tidak |
| Cek stok | Tanyakan gudang di chat | Laporan stok tidak dapat dipercaya | Perlu diperiksa |
| Pengiriman | Perbarui daftar driver dengan tangan | Status pengiriman tidak terhubung | Mungkin tidak |
| Faktur | Akun menunggu bukti | Serah terima tidak jelas | Perlu aturan |
| Laporan | Membangun kembali Excel mingguan | Laporan sistem tidak berguna | Mungkin dasbor |
Intinya adalah jangan menyalahkan staf Anda.
Intinya adalah untuk melihat di mana volume penjualan menciptakan pekerjaan yang berulang.
Jika sebagian besar pekerjaannya adalah layanan pelanggan nyata, Anda mungkin memerlukan lebih banyak orang.
Jika sebagian besar pekerjaannya adalah menyalin, memeriksa, mengejar, dan mengetik ulang, prosesnya perlu diperbaiki terlebih dahulu.
Mengapa Pertumbuhan Penjualan Mengekspos Sistem yang Terputus
Banyak UKM yang sudah menggunakan alat digital.
Masalahnya adalah alat-alat ini sering tidak berkomunikasi satu sama lain.
Anda mungkin memiliki:
- pesanan penjualan di WhatsApp
- detail pelanggan dalam file Excel tenaga penjualan
- stok di AutoCount
- pembaruan pengiriman dalam obrolan grup
- tindak lanjut pembayaran di lembar lain
- laporan dibuat ulang dengan tangan untuk pemiliknya
Setiap alat mungkin berguna.
Namun jika informasi tidak berpindah dari satu langkah ke langkah berikutnya, seseorang harus membawanya.
Orang itu biasanya adalah admin.
Inilah sebabnya mengapa tim admin sering kesulitan ketika sistem tidak terhubung. Anda dapat membaca lebih lanjut di sini: mengapa tim admin kesulitan ketika sistem tidak terhubung.
Mempekerjakan Mungkin Masih Menjadi Jawaban yang Tepat
Mempekerjakan tidaklah salah.
Ini mungkin jawaban yang tepat ketika:
- volume pesanan telah meningkat dan akan tetap tinggi
- pelanggan membutuhkan balasan yang lebih cepat
- satu orang mengambil terlalu banyak peran
- pekerjaan itu membutuhkan penilaian
- bisnis membutuhkan pemeriksaan dan pemisahan tugas yang lebih baik
- kualitas layanan tergantung pada tindak lanjut manusia
- tim masih kelebihan beban setelah pekerjaan berulang berkurang
Intinya bukan untuk menghindari perekrutan.
Intinya adalah menghindari mempekerjakan seseorang terutama untuk memindahkan data di antara langkah-langkah yang rusak.
Anggota staf baru adalah biaya jangka panjang.
Jadi ada baiknya memeriksa alur kerjanya terlebih dahulu.
Ketika Proses Adalah Masalah Sebenarnya
Proses Anda mungkin menjadi masalah jika staf admin menghabiskan sebagian besar waktunya untuk:
- entri data berulang
- mengejar pembaruan status
- membuat laporan dengan tangan
- menindaklanjuti persetujuan
- memeriksa faktur
- konfirmasi stok
- mengkoordinasikan pengiriman melalui chat
- memperbaiki kesalahan yang dapat dicegah
Jika informasi yang sama diketik berulang kali, baca biaya tersembunyi dari entri data ganda.
Jika AutoCount adalah bagian dari proses, masalahnya mungkin adalah entri data manual ke AutoCount. Ini mungkin juga merupakan langkah yang hilang sebelum data mencapai akun.
Dalam beberapa kasus, integrasi AutoCount dapat membantu mengurangi pekerjaan entri dan serah terima yang berulang.
Apa yang Harus Diperbaiki Terlebih Dahulu
Anda tidak selalu perlu mengganti seluruh sistem.
Mulailah dengan mengurangi pekerjaan admin per pesanan.
Itu mungkin berarti:
- menangkap pesanan penjualan dengan cara yang lebih bersih
- mengirimkan detail pesanan ke akun tanpa mengetik ulang
- membuat status stok lebih mudah dipercaya
- menyimpan satu catatan status pengiriman
- menetapkan aturan persetujuan yang jelas
- mengubah laporan berulang menjadi dasbor
- menghubungkan data pesanan, gudang, dan akuntansi
- menggunakan otomatisasi alur kerja hanya jika prosesnya sudah jelas
Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, mulailah dari yang kecil.
Panduan ini mungkin membantu: [apa yang harus diotomatisasi terlebih dahulu](/blog/apa yang harus diotomatisasi terlebih dahulu).
Dimana Audit Sistem Harus Dimulai
Audit sistem harus dimulai dengan alur pesanan tersibuk Anda.
Biasanya, itu berarti:
Memesan. Cek stok. Pengiriman. Faktur. Pembayaran.
Lacak satu pesanan nyata.
Hitung setiap sentuhan manual.
Temukan di mana data yang sama disalin.
Temukan di mana staf harus menanyakan status.
Temukan di mana laporan dibuat ulang.
Terlambat menemukan di mana pemiliknya melihat gambar aslinya.
Kemudian Anda dapat memutuskan apa yang benar-benar dibutuhkan bisnis tersebut.
Mungkin orang admin lain.
Ini mungkin otomatisasi alur kerja.
Ini mungkin integrasi AutoCount.
Ini mungkin merupakan laporan yang lebih baik untuk manajemen.
Kalau penjualan meningkat tetapi jumlah admin juga terus bertambah, jangan menebak-nebak.
Petakan pekerjaan per pesanan terlebih dahulu.
Jika Anda tidak yakin apakah langkah berikutnya adalah perekrutan, otomatisasi, atau desain ulang alur kerja, mulailah dengan audit sistem.
Pesan Audit Sistem