Thuê nhân viên quản trị hoặc sửa quy trình làm việc? Những gì cần kiểm tra đầu tiên
Nhóm quản trị của bạn đang quá tải.
Hóa đơn bị trễ.
Báo cáo đến muộn.
Bán hàng liên tục yêu cầu cập nhật.
Kho liên tục yêu cầu xác nhận.
Tài khoản tiếp tục chờ đợi tài liệu.
Câu trả lời nhanh thường là:
Thuê một nhân viên quản trị khác.
Đôi khi, đó là bước đi đúng đắn.
Nhưng trước khi thuê, hãy hỏi điều này trước:
Liệu người mới có làm công việc chăm sóc khách hàng hoặc dịch vụ thực sự không? Hay họ sẽ chủ yếu sao chép, theo dõi, kiểm tra và gõ lại?
Câu trả lời đó quan trọng.
Nó cho bạn biết liệu bạn cần nhiều người hơn, quy trình làm việc tốt hơn hay cả hai.
Nếu vấn đề là công việc quản trị tăng lên mỗi khi doanh số bán hàng tăng, hãy đọc tại sao doanh số tăng liên tục buộc bạn phải thuê thêm nhân viên quản trị. Bài viết này nói về thời điểm trước khi bạn phê duyệt việc thuê quản trị viên khác.
# Thuê khi công việc đã thực sự phát triển
Việc tuyển dụng có ý nghĩa khi doanh nghiệp có nhiều công việc thực tế hơn.
Ví dụ:
- nhiều khách hàng cần câu trả lời hơn
- nhiều đơn hàng cần xử lý hơn
- Chất lượng dịch vụ cần sự theo dõi của con người
- một người đang đảm nhận quá nhiều vai trò
- tuân thủ cần một người riêng biệt
- nhóm cần vai trò công việc rõ ràng hơn
Đây là khối lượng công việc thực sự.
Việc kinh doanh không lãng phí thời gian.
Đơn giản là có nhiều công việc cần mọi người hơn.
# Khắc phục quy trình làm việc khi công việc chủ yếu lặp lại
Trước tiên hãy kiểm tra quy trình làm việc nếu vai trò mới chủ yếu là về:
- Sao chép dữ liệu giữa các hệ thống
- yêu cầu mọi người cập nhật trạng thái
- kiểm tra cùng một số ở hai nơi
- theo đuổi sự chấp thuận
- xây dựng lại cùng một báo cáo
- gõ lại hóa đơn hoặc chi tiết đơn hàng
- nhắc nhở mọi người vì quy trình chưa rõ ràng
Điều này không có nghĩa là nhân viên của bạn chậm chạp.
Nó thường có nghĩa là quá trình của bạn yếu.
Con người của bạn đang được sử dụng làm cầu nối giữa các hệ thống, nhóm và các quy tắc còn thiếu.
Nếu bạn thuê loại công việc này, bạn có thể phải trả thêm tiền cho nhiều người hơn để giải quyết cùng một vấn đề.
# Nhân viên mới có thể che giấu vấn đề thực sự
Lúc đầu, một người mới thuê có thể giúp ích.
Việc tồn đọng trở nên nhỏ hơn.
Bảng tính được cập nhật.
Danh sách giao hàng trông sạch sẽ hơn.
Hóa đơn di chuyển nhanh hơn.
Nhưng nếu quy trình vẫn như cũ, áp lực thường quay trở lại khi doanh số tăng trưởng trở lại.
Bây giờ bạn có nhiều người làm công việc thủ công tương tự.
Điều đó có thể cần thiết trong một thời gian ngắn.
Nhưng nó không nên trở thành câu trả lời lâu dài trước khi bạn kiểm tra hệ thống.
# Bài kiểm tra một tuần trước khi bạn tuyển dụng
Trước khi tuyển dụng, hãy chạy thử nghiệm đơn giản trong một tuần.
Yêu cầu nhóm quá tải ghi lại các công việc thủ công của họ.
Sử dụng bốn cột:
| Nhiệm vụ | Tại sao cần thiết | Thông tin đến từ đâu | Ai hoặc cái gì đáng lẽ phải cung cấp nó |
|---|---|---|---|
| Kiểm tra tình trạng giao hàng | Bán hàng yêu cầu cập nhật | Nhóm Driver WhatsApp | Bản ghi tình trạng giao hàng |
| Xây dựng lại báo cáo bán hàng | Chủ sở hữu cần xem hàng tuần | Xuất Excel | Bảng điều khiển hoặc báo cáo |
| Xác nhận hàng | Hệ thống không đáng tin cậy | Trò chuyện kho | Quy trình làm việc hàng tồn kho |
| Đuổi theo phê duyệt | Không có trạng thái phê duyệt rõ ràng | Tin nhắn của người quản lý | Quy trình phê duyệt |
Vào cuối tuần, hãy nhóm các nhiệm vụ thành ba loại:
- Công việc chăm sóc khách hàng hoặc dịch vụ.
- Công tác điều phối.
- Công việc trùng lặp dữ liệu.
Nếu hầu hết các nhiệm vụ là công việc khách hàng hoặc dịch vụ, việc tuyển dụng có thể đúng.
Nếu hầu hết các nhiệm vụ là điều phối hoặc sao chép dữ liệu, hãy kiểm tra hệ thống trước.
# Năm dấu hiệu công việc là một vấn đề hệ thống
# 1. Cùng một dữ liệu được gõ nhiều lần
Nếu đơn hàng chuyển từ WhatsApp sang Excel, sau đó sang kế toán, rồi đến danh sách giao hàng, thì nhân viên của bạn đang xử lý dữ liệu bằng tay.
Đọc thêm về chi phí ẩn của việc nhập dữ liệu kép.
# 2. Nhân viên liên tục hỏi tình trạng
Nếu bộ phận bán hàng, kho hàng, giao hàng và tài khoản liên tục yêu cầu nhau cập nhật thì sẽ không có nơi chia sẻ để xem trạng thái mới nhất.
# 3. Báo cáo được xây dựng lại bằng tay
Nếu cùng một báo cáo được xây dựng lại hàng tuần, doanh nghiệp có thể cần một bảng thông tin hoặc thiết lập báo cáo tốt hơn.
# 4. Phê duyệt tùy thuộc vào bộ nhớ
Nếu chỉ có một người biết ai sẽ phê duyệt từng trường hợp thì công việc sẽ dừng lại khi người đó bận.
# 5. Mọi ngoại lệ đều trở thành cuộc trò chuyện
Giá đặc biệt.
Giao hàng khẩn cấp.
Giữ tín dụng.
Giao hàng một phần.
Thiếu.
Trở lại.
Những điều này nên có quy tắc.
Nếu mọi trường hợp đều cần một cuộc trò chuyện mới, quản trị viên sẽ trở thành người điều khiển giao thông.
# Đây không phải là quy tắc cấm tuyển dụng
Vấn đề không phải là:
Không bao giờ thuê.
Vấn đề là:
Đừng mù quáng thuê công việc mà một quy trình tốt hơn sẽ giảm bớt.
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ cần cả con người và hệ thống tốt hơn.
Chủ sở hữu cần biết vấn đề nào đang được giải quyết.
Nếu vấn đề là khối lượng dịch vụ thực tế, hãy thuê.
Nếu sự cố lặp lại do thao tác thủ công, hãy khắc phục quy trình làm việc.
Nếu vấn đề là cả hai, hãy tuyển dụng với kế hoạch giảm bớt công việc lặp lại.
# Cần khắc phục điều gì trước khi thêm số lượng nhân viên
Hãy bắt đầu với công việc diễn ra hàng ngày.
Các bản sửa lỗi phổ biến bao gồm:
- một nơi để kiểm tra trạng thái đơn hàng
- quy tắc phê duyệt rõ ràng hơn
- chuyển giao tốt hơn từ bán hàng sang tài khoản
- trạng thái giao hàng bên ngoài WhatsApp
- báo cáo hàng tuần chuyển thành bảng điều khiển
- Hệ thống liên kết giữa bán hàng, kho hàng và kế toán
- tự động hóa quy trình làm việc để định tuyến, cảnh báo và phê duyệt
Bạn không cần phải sửa chữa toàn bộ công việc kinh doanh cùng một lúc.
Bắt đầu ở nơi nhóm dành nhiều thời gian nhất để sao chép, theo đuổi và kiểm tra.
Để được trợ giúp chọn nội dung cần khắc phục trước, hãy đọc điều gì cần tự động hóa trước.
Bạn cũng có thể xem lại tự động hóa quy trình làm việc và system API Integration nếu các hệ thống của bạn không giao tiếp với nhau.
# Kiểm tra hệ thống giúp bạn quyết định như thế nào
Kiểm tra hệ thống giúp bạn quyết định phải làm gì tiếp theo.
Bạn có nên thuê?
Bạn có nên tự động hóa?
Bạn có nên kết nối hệ thống?
Bạn có nên thiết kế lại quy trình làm việc?
Một cuộc kiểm toán tốt bắt đầu từ những công việc thực tế hàng ngày.
Nó hỏi:
- Khách hàng này có làm việc không?
- Việc phối hợp này có hiệu quả không?
- Dữ liệu trùng lặp này có hoạt động không?
- Đây có phải là do quyền sở hữu không rõ ràng?
- Đây có phải là do hệ thống bị ngắt kết nối?
- Điều này có phải do thiếu quy tắc quy trình làm việc không?
Điều đó hữu ích hơn việc đoán từ chức danh công việc.
Nếu bạn sắp thuê một nhân viên quản trị khác, hãy tạm dừng đủ lâu để lập sơ đồ công việc.
Đọc lý do nhóm quản trị gặp khó khăn khi hệ thống không được kết nối hoặc bắt đầu bằng kiểm tra hệ thống.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*