Tại sao số dư hàng tồn kho AutoCount khác với số lượng vật lý của bạn
Bạn mở AutoCount.
Số dư chứng khoán hiển thị một con số.
Số lượng kho cho thấy khác.
Bây giờ các tài khoản, doanh số bán hàng và kho hàng đều đang hỏi cùng một điều:
Tại sao kho AutoCount không khớp với số lượng vật lý?
Hầu hết, câu trả lời đầu tiên không phải là "AutoCount sai".
Sự không khớp thường bắt đầu khi chuyển động hàng tồn kho thực và tài liệu AutoCount không còn khớp nữa.
Nó có thể được gây ra bởi thời gian, cài đặt đăng bài, chuyển tài liệu, nhận sai sót, vị trí kho hàng, đơn vị đo lường, chuyển động kho hàng không được ghi lại hoặc điều chỉnh kho hàng.
Cách nhanh nhất để tìm ra vấn đề rất đơn giản:
Chọn một mục không khớp và theo dõi vị trí kho vật lý và kho AutoCount bắt đầu phân chia.
Đây là một chẩn đoán đếm để báo cáo.
Mục đích là so sánh cùng một mặt hàng, cùng một vị trí, cùng một đơn vị và cùng một giới hạn trước khi thay đổi cài đặt hoặc đăng một điều chỉnh khác.
# Tại sao AutoCount trông ổn nhưng số lượng kệ lại khác
AutoCount hiển thị kho hàng dựa trên tài liệu, ngày tháng, địa điểm, đơn vị và quy tắc đăng bài.
Số lượng kệ cho thấy những gì thực sự có trong kho.
Nếu cả hai không được kiểm tra bằng cách sử dụng cùng một giới hạn và cùng một vị trí thì các con số có thể khác nhau.
Các nguyên nhân phổ biến bao gồm:
- kho đã được di chuyển trước khi tài liệu được cập nhật
- một tài liệu đã được tạo nhưng không được đăng lên kho
- Lệnh giao hàng (DO) hoặc Hóa đơn đã được nhập lại thay vì được chuyển
- báo cáo được in sai ngày
- hàng được đăng sai vị trí
- thùng carton, hộp và các mảnh bị trộn lẫn vào nhau
- hàng mẫu, hàng hóa bị hư hỏng, hàng sử dụng nội bộ hoặc hàng miễn phí (FOC) không được ghi lại
Vì vậy, thay vì chỉ hỏi "AutoCount có sai không?", hãy hỏi:
Chuyển động vật lý nào đã xảy ra và tài liệu AutoCount nào đã ghi lại nó?
# Đầu tiên, hãy kiểm tra ngày đếm và ngày báo cáo
Trước khi kiểm tra cài đặt, hãy kiểm tra thời gian.
Việc đếm vật lý có được thực hiện vào cùng ngày và giờ với báo cáo AutoCount không?
Ví dụ:
Kho của bạn kết thúc việc đếm lúc 5 giờ chiều.
Sau đó, ai đó sẽ nhập tài liệu bằng ngày tháng trước đó.
Bây giờ báo cáo AutoCount thay đổi sau khi bảng đếm đã được ký.
Điều này có thể khiến vấn đề về thời gian trông giống như thiếu hàng.
Hãy kiểm tra những điều này trước:
- ngày đếm vật lý
- thời gian đếm vật lý
- Ngày báo cáo AutoCount
- bộ lọc báo cáo
- bộ lọc vị trí chứng khoán
- giao dịch được khóa sau khi đếm
- Phiếu nhận hàng (GRN), Lệnh giao hàng (DO), Hóa đơn, Hóa đơn mua hàng hoặc điều chỉnh hàng tồn kho bị lỗi thời
Nếu số lượng và báo cáo không sử dụng cùng một giới hạn thì bạn có thể so sánh hai thời điểm khác nhau.
# Kiểm tra tài liệu nào được gửi vào kho
Tiếp theo, tìm ra tài liệu nào thực sự đã thay đổi số dư hàng tồn kho.
Trong AutoCount, các tài liệu khác nhau có thể ảnh hưởng đến kho hàng khác nhau tùy thuộc vào thiết lập và luồng tài liệu của bạn.
Ví dụ:
Phiếu nhận hàng (GRN) thường ghi lại hàng hóa đã nhận vào kho.
Lệnh giao hàng thường ghi lại lượng hàng tồn kho sắp hết.
Hóa đơn và Hóa đơn mua hàng cần được chăm sóc kỹ hơn, đặc biệt khi chúng được chuyển từ các tài liệu trước đó.
Nếu Hóa đơn được chuyển từ Lệnh giao hàng đã giảm lượng hàng tồn kho thì dấu vết chứng từ sẽ rất quan trọng.
Nếu Hóa đơn mua hàng được chuyển từ GRN đã tăng lượng hàng tồn kho thì nguồn gốc cũng có vấn đề.
Vì vậy, đừng chỉ hỏi:
Tài liệu đã được tạo chưa?
Hỏi:
Tài liệu nào được đăng lên kho trong thiết lập này và nó có được chuyển từ nguồn chính xác không?
# Kiểm tra hóa đơn đã được chuyển khoản hay gõ lại
Chuyển tài liệu là một nơi phổ biến mà dấu vết bị phá vỡ.
Khi nhân viên chuyển từ tài liệu nguồn chính xác, việc theo dõi những gì đã xảy ra sẽ dễ dàng hơn.
Khi nhân viên tạo một tài liệu mới bằng cách gõ lại, các con số có thể trông chính xác nhưng dấu vết tài liệu trở nên yếu.
Ví dụ:
- Lệnh giao hàng làm giảm lượng hàng tồn kho.
- Sau đó, nhân viên tạo Hóa đơn mới theo cách thủ công thay vì chuyển từ DO.
- Hóa đơn trông chính xác đối với khách hàng.
- Nhưng mối liên kết giữa giao hàng và thanh toán đã bị phá vỡ.
Điều tương tự có thể xảy ra ở phía mua hàng.
- A GRN ghi nhận hàng đã nhận.
- Sau đó, các tài khoản sẽ tạo Hóa đơn mua hàng mới theo cách thủ công thay vì chuyển từ GRN.
- Hóa đơn nhà cung cấp có thể trông chính xác.
- Nhưng mối liên kết giữa nhận hàng và hóa đơn nhà cung cấp còn yếu.
Khi kho AutoCount không khớp với số lượng vật lý, hãy kiểm tra xem tài liệu đã được chuyển hay gõ lại hay chưa.
# Kiểm tra luồng nhận từ PO đến GRN để mua hóa đơn
Nhận hàng là nơi số lượng hàng tồn kho của bạn bắt đầu.
Nếu số nhận sai thì kệ và AutoCount sau này có thể không đồng ý.
Các vấn đề nhận thường gặp bao gồm:
- nhà cung cấp gửi 80 đơn vị, nhưng nhân viên ghi 100
- Hàng hóa bị hư hỏng được nhận như hàng tồn kho có thể bán được thông thường
- số lượng DO của nhà cung cấp không được kiểm tra
- GRN được tạo muộn
- hàng hóa được đặt trên kệ trước khi ghi lại vị trí
- Hóa đơn mua hàng được khóa sau mà không cần kiểm tra GRN
Bạn không cần phải kiểm tra mọi vấn đề nhận cùng một lúc.
Bắt đầu với câu hỏi này:
PO, tài liệu của nhà cung cấp, GRN, Hóa đơn mua hàng, vị trí tồn kho và đơn vị đo lường đều có hiển thị cùng một câu chuyện không?
Để biết thêm chi tiết, hãy đọc tại sao việc nhận hàng lại là nơi bắt đầu xảy ra vấn đề về hàng tồn kho.
# Kiểm tra vị trí tồn kho và đơn vị tính trước khi điều chỉnh
Không phải mọi trường hợp không khớp đều có nghĩa là thiếu hàng.
Đôi khi hàng tồn kho ở sai vị trí.
Đôi khi hàng tồn kho được ghi sai đơn vị.
Ví dụ:
AutoCount hiển thị tổng cộng 50 đơn vị.
Nhưng tất cả 50 cái đều được hiển thị trong Kho chính.
Về mặt vật lý, 30 chiếc ở Kho chính và 20 chiếc ở chi nhánh.
Tổng số hàng tồn kho là chính xác nhưng vị trí lại sai.
Một ví dụ khác:
Nhà cung cấp gửi 10 thùng carton.
Mỗi thùng có 24 miếng.
Hệ thống ghi 10 cái thay vì 10 thùng.
Kệ có 240 món nhưng báo cáo chỉ có 10.
Trước khi đăng điều chỉnh cổ phiếu, hãy kiểm tra:
- vị trí chứng khoán
- vị trí mặc định
- đơn vị đo tỷ lệ
- Báo cáo đơn vị đo
- liệu báo cáo có hiển thị thùng giấy, hộp hoặc miếng không
# Tách biệt biến động cổ phiếu thông thường khỏi điều chỉnh cổ phiếu
Không phải mọi chuyển động của cổ phiếu đều là bán hàng.
Cổ phiếu cũng có thể di chuyển vì:
- mẫu
- thiệt hại
- hết hạn
- Bảo hành thay thế
- Các mặt hàng FOC
- sử dụng phòng trưng bày
- sử dụng nội bộ
- đóng gói lại
- xóa nợ
Những phong trào này cần có những quy định rõ ràng.
Một số có thể cần một tài liệu phát hành chứng khoán.
Một số có thể bị xóa sổ.
Một số có thể cần sự chấp thuận.
Nếu những chuyển động này chỉ xảy ra thông qua tin nhắn WhatsApp hoặc bộ nhớ nhân viên thì AutoCount có thể không bao giờ được cập nhật.
Sau đó, số lượng vật lý là ngắn.
Sau đó có người đăng điều chỉnh cổ phiếu.
Việc điều chỉnh cố định con số, nhưng nó không giải thích được tại sao cổ phiếu lại chuyển động.
Nếu việc điều chỉnh trở nên bình thường, hãy đọc [tại sao việc điều chỉnh cổ phiếu lại che giấu vấn đề](/blog/stock- adjustment-hide-the-problem).
# Theo dõi một SKU trước khi thay đổi cài đặt
Trước khi thay đổi cài đặt AutoCount, hãy chọn một mục thường không khớp.
Theo dõi nó từng bước một.
Kiểm tra:
- Thẻ kho
- Số dư hàng tồn kho theo địa điểm
- Nguồn tài liệu
- Trạng thái đăng bài
- Vị trí kho
- Đơn vị đo
- Tiếp nhận hồ sơ
- Biên bản giao hàng hoặc xuất kho
- Hồ sơ chuyển nhượng
- Lịch sử điều chỉnh
Bạn đang tìm kiếm điểm đầu tiên mà chuyển động vật lý và chuyển động AutoCount trở nên khác biệt.
Điểm đó cho bạn biết những gì cần khắc phục.
Nó có thể là:
- thời gian báo cáo
- thiết lập đăng bài
- quá trình tiếp nhận
- chuyển tài liệu
- vị trí chứng khoán
- đơn vị đo lường
- Kiểm soát điều chỉnh
Làm điều này trước khi đăng một điều chỉnh cổ phiếu mù khác.
# Khi sự cố là quy trình làm việc, không phải AutoCount
Nếu lượng hàng tồn kho của bạn không phù hợp là nhỏ và hiếm thì một danh sách kiểm tra có thể là đủ.
Bắt đầu với danh sách kiểm tra hàng còn thiếu.
Nhưng nếu hàng hóa di chuyển qua kho, bán hàng, giao hàng, mua hàng, chi nhánh và tài khoản thì danh sách kiểm tra có thể là không đủ.
Bạn cần một quy trình làm việc ghi lại chuyển động vật lý trước tiên, sau đó gửi dữ liệu sạch vào AutoCount vào đúng thời điểm.
Điều đó có thể có nghĩa là cải thiện hệ thống kho và hàng tồn kho xung quanh AutoCount, chứ không thay thế chính AutoCount.
AutoCount vẫn có thể là xương sống kế toán của bạn.
Nhưng quy trình kho bãi xung quanh nó phải rõ ràng.
Nếu kho AutoCount không khớp với số lượng vật lý của bạn, đừng bắt đầu đổ lỗi.
Chọn một biến thể tồn kho định kỳ và theo dõi nó từ kệ, đến tài liệu, tới AutoCount.
Để biết đường dẫn khắc phục, hãy đọc Giải pháp số lượng vật lý tồn kho AutoCount hoặc xem lại Tích hợp AutoCount.