Mengapa Penyesuaian Stok Menyembunyikan Masalah Gudang Anda yang Sebenarnya
Penyesuaian stok dapat membuat nomor sistem terlihat benar kembali.
Tapi itu tidak membuktikan masalah gudang sudah teratasi.
Itu hanya mengubah angka setelah varians stok terjadi.
Itulah mengapa pengendalian penyesuaian stok penting. Masalahnya bukan apakah tim Anda dapat melakukan penyesuaian. Masalahnya adalah apakah mereka mengetahui mengapa penyesuaian tersebut diperlukan sebelum mereka mengubah angkanya.
Bagi banyak UKM, stok mungkin terbatas, berlebih, rusak, dikembalikan, dipindahkan, atau disimpan di tempat yang salah. Tim sedang sibuk. Seseorang memposting penyesuaian dan melanjutkan.
Laporannya terlihat lebih bersih.
Proses gudang tetap sama.
Lalu masalah stok yang sama muncul kembali.
Penyesuaian stok tidak selalu salah. Itu bisa benar bila alasannya jelas, diperiksa, dan disetujui. Namun penyesuaian yang berulang atau tidak jelas merupakan tanda peringatan. Mereka mungkin menyembunyikan langkah gudang sebenarnya yang perlu diperbaiki.
Penyesuaian Stok Adalah Entri Pembersihan
Sebagian besar varian saham dimulai sebelum penyesuaian.
Masalahnya mungkin dimulai ketika barang diterima, diambil, dikirim, dipindahkan, dikembalikan, rusak, atau dipindahkan ke rak lain.
Penyesuaiannya terjadi kemudian.
Jadi penyesuaian bukanlah jawabannya. Ini hanya entri terakhir.
| Pola penyesuaian | Apa yang mungkin salah | Catatan pertama yang harus diperiksa |
|---|---|---|
| SKU yang sama disesuaikan lagi | UOM, pengambilan, kode batang, atau aturan penerimaan | Kartu stok dan pengaturan item |
| Lokasi yang sama terus berubah | Masalah rak, cabang, tempat sampah, atau lokasi default | Riwayat pergerakan lokasi |
| Penyesuaian negatif setelah menerima | Pengiriman pendek, UOM salah, atau GRN terlambat | PO, pemasok DO, GRN |
| Penyesuaian positif setelah melahirkan | DO atau invoice terlambat dikirim | LAKUKAN, faktur, catatan pengiriman |
| Penyesuaian setelah transfer | Pengirim dan penerima tidak mengkonfirmasi jumlah yang sama | Catatan transfer |
| Penyesuaian setelah pengembalian | Barang yang dikembalikan atau rusak tidak dipisahkan | Catatan pengembalian dan kerusakan |
Jika alasannya hanya mengatakan "varians stok" atau "koreksi sistem", itu terlalu lemah.
Ini memberitahu Anda nomornya berubah.
Ini tidak memberi tahu Anda langkah gudang mana yang gagal.
Ini adalah bagaimana masalah kontrol inventaris stok hilang sering kali dimulai. Laporannya sudah diperbaiki, namun jejak stoknya masih lemah.
Alasan Baik Dan Alasan Lemah
Alasan penyesuaian yang baik adalah singkat, namun jelas.
Ini harus menunjuk pada catatan, tempat, atau tindakan yang menyebabkan perubahan.
| Alasan yang lemah | Alasan yang lebih baik |
|---|---|
| Varians stok | Pengiriman pendek ditemukan terhadap GRN 1024 |
| Sistem salah | DO 883 terlambat dikirim setelah barang keluar dari gudang |
| Hitungan fisik berbeda | Penghitungan rak B dikonfirmasi segera setelah penghitungan ulang |
| Kesalahan gudang | UOM yang salah digunakan: karton dikunci sebagai bagian |
| Penyesuaian stock take | Barang rusak yang dikembalikan disetujui untuk dihapuskan |
Alasannya tidak perlu panjang-panjang.
Ini harus membantu seseorang memeriksa masalahnya nanti.
Periksa Gerakan Sebelum Anda Menyesuaikan
Jika jumlah rak tidak sesuai sistem, jangan disesuaikan terlebih dahulu.
Periksa beberapa pergerakan saham terakhir.
Ajukan pertanyaan sederhana:
- Apakah GRN dikunci dengan benar?
- Apakah DO diposting pada waktu yang tepat?
- Apakah barang tersebut dipindahkan ke cabang atau rak lain?
- Apakah UOM benar?
- Apakah stok rusak dipisahkan?
- Apakah stok yang dikembalikan dimasukkan kembali ke dalam stok yang dapat dijual terlalu dini?
- Apakah barang diambil, dikemas, atau dikirim sebelum sistem diperbarui?
Penyesuaian mungkin masih diperlukan.
Namun perbaikan sebenarnya mungkin berupa aturan penerimaan, aturan pengambilan, aturan transfer, aturan UOM, atau aturan persetujuan.
Jika Anda tidak memperbaiki aturan tersebut, varians yang sama dapat terulang kembali.
Bukti Minimum Sebelum Persetujuan
Sebelum penyesuaian stok disetujui, catat bukti yang cukup agar penyesuaian tersebut berguna nantinya.
Minimal, tangkap:
- kode barang
- kuantitas disesuaikan
- cabang, rak, tempat sampah, atau lokasi
- alasan penyesuaian
- dokumen sumber, seperti GRN, DO, transfer, pengembalian, atau catatan kerusakan
- bukti pengecekan, misalnya foto atau lembar hitung jika diperlukan
- orang yang memeriksa
- orang yang menyetujui
- tindakan tindak lanjut jika aturan alur kerja harus diubah
Ini bukan dokumen demi dokumen.
Ini menghentikan penyesuaian agar tidak menjadi jalan pintas.
Tinjau Penyesuaian Tiga Bulan Terakhir
Jika penyesuaian sering terjadi, jangan hanya memeriksa yang terbaru saja.
Buat daftar penyesuaian tiga bulan terakhir dan kelompokkan berdasarkan:
- SKU
- lokasi
- cabang
- pengguna
- alasan
- nilai penyesuaian
- referensi dokumen
- status persetujuan
Carilah pola.
Jika salah satu SKU terus muncul, periksa aturan UOM, pengambilan, label, kode batang, dan penerimaan.
Jika satu lokasi terus muncul, periksa transfer, putaway, pergerakan rak, dan pengaturan lokasi default.
Jika salah satu alasan muncul terlalu sering, seperti "varians saham", kolom alasan Anda tidak cukup jelas.
Jika satu orang memposting sebagian besar penyesuaian, orang tersebut mungkin hanya membersihkan kesenjangan dari langkah sebelumnya.
Tinjauan ini membantu pemilik, akun, dan tim gudang membicarakan prosesnya, bukan menyalahkan satu orang.
Dimana Masalah Tersembunyi Biasanya Dimulai
Anda tidak perlu memeriksa setiap alur kerja sebelum setiap penyesuaian.
Mulailah dengan langkah yang paling mungkin.
Untuk masalah penerimaan, periksa PO, DO pemasok, GRN, kode barang, UOM, kerusakan, dan lokasi penerimaan. Artikel tentang masalah inventaris penerimaan barang menjelaskan alur ini.
Untuk masalah pengiriman atau pengambilan, periksa DO, daftar pengambilan, pemeriksaan pengepakan, barang yang dibatalkan, dan waktu pengiriman.
Untuk masalah perpindahan cabang, periksa apa yang meninggalkan lokasi sumber, apa yang sampai di lokasi penerima, dan apakah kedua belah pihak mengonfirmasi barang dan jumlah yang sama. Inilah alasannya transfer stok melalui WhatsApp membuat stok hilang.
Untuk masalah lokasi, periksa apakah barang tersebut berada di rak, tempat sampah, van, cabang, ruang pamer, atau area penyimpanan lain.
Untuk pengembalian dan kerusakan, periksa apakah barang telah diperiksa sebelum dikembalikan ke stok yang dapat dijual.
Penyesuaian adalah entri terakhir yang terlihat.
Petunjuk sebenarnya sering kali terletak satu langkah sebelumnya.
Apa yang AutoCount Bisa dan Tidak Bisa Jelaskan
AutoCount dapat menampilkan rekaman pergerakan stok, kartu stok, dokumen, dan riwayat penyesuaian.
Itu membantu ketika gerakan terekam dengan jelas.
Namun jika langkah gudang terjadi di luar sistem, terlambat diposting, atau menggunakan alasan yang tidak jelas, AutoCount hanya dapat menampilkan koreksi akhir.
Itu tidak berarti AutoCount menyebabkan varians.
Artinya, bisnis memerlukan jejak stok yang lebih jelas sebelum penyesuaian diposting.
Untuk cek AutoCount, baca Stok AutoCount tidak cocok dengan hitungan fisik.
Saat Stock Take Menjadi Masalah Yang Lebih Besar
Artikel ini membahas tentang apa yang harus diperiksa sebelum penyesuaian diposting.
Jika masalah Anda adalah penyesuaian yang sama muncul kembali setelah setiap pengambilan stok, baca [mengapa penyesuaian stok terus muncul kembali setelah setiap pengambilan stok](/blog/mengapa-penyesuaian stok-terus-datang-kembali-setelah-setiap-pengambilan stok).
Artikel tersebut berfokus pada batas hitungan, garis dasar, dan varians berulang.
Di sini, pertanyaannya sederhana:
Sebelum mengganti nomor, bisakah Anda menjelaskan mengapa nomor tersebut salah?
Bagaimana Alur Kerja Gudang yang Lebih Baik Mengurangi Penyesuaian
Tujuannya bukan untuk menghapus setiap penyesuaian.
Tujuannya adalah untuk membuat penyesuaian menjadi langka, jelas, dan dapat dilacak.
Sistem inventaris dan gudang yang lebih baik akan membantu tim mencatat pergerakan stok saat pekerjaan sedang dilakukan, tidak hanya setelah akun menemukan ketidakcocokan.
Itu biasanya berarti aturan yang lebih jelas untuk:
- penerimaan barang
- pengambilan dan pengiriman
- konfirmasi transfer cabang
- pergerakan rak dan lokasi
- pengecekan kembali
- pemisahan barang rusak
- persetujuan sebelum penyesuaian
Ketika jejak stok jelas, penyesuaian menjadi pengecualian.
Ketika jejak stok lemah, penyesuaian menjadi upaya menutup-nutupi.
Gunakan [daftar periksa stok hilang](/resources/daftar stok hilang) jika Anda ingin melacak satu item sebelum mengubah nomor sistem.
Pertanyaan Umum
Apakah penyesuaian stok selalu buruk?
Tidak. Penyesuaian stok dapat sah apabila terdapat alasan, bukti, dan persetujuan yang jelas. Masalahnya adalah penyesuaian yang berulang, tidak jelas, atau tidak terkendali.
Apa yang harus saya periksa sebelum melakukan penyesuaian stok?
Periksa kartu stok, GRN, DO, perpindahan cabang, perpindahan lokasi, UOM, catatan pengembalian, catatan kerusakan, alasan penyesuaian sebelumnya, dan jejak persetujuan.
Haruskah penyesuaian stok memerlukan persetujuan?
Ya. Minimal ada yang memeriksa alasan, dokumen, lokasi, jumlah, dan tindakan tindak lanjut. Penyesuaian bernilai lebih tinggi atau penyesuaian berulang akan mendapatkan tinjauan yang lebih kuat.
Bisakah AutoCount menunjukkan mengapa varians terjadi?
AutoCount dapat menampilkan rekaman pergerakan dan riwayat penyesuaian. Namun jika langkah gudang tidak pernah dicatat, terlambat diposting, atau diposting dengan alasan yang tidak jelas, sistem mungkin tidak sepenuhnya menjelaskan mengapa varians terjadi.
Jika penyesuaian stok sudah normal, minta Result Marketing untuk memeriksa alur kerja stok Anda.