Tại sao doanh số tăng trưởng liên tục buộc bạn phải thuê thêm nhân viên quản trị

Doanh số bán hàng đang tăng lên.

Đó phải là tin tốt.

Nhưng ở văn phòng, mọi thứ có thể trở nên nặng nề hơn.

Nhiều đơn đặt hàng hơn có thể có nghĩa là phải kiểm tra, sao chép, theo đuổi, lập hóa đơn, theo dõi giao hàng và báo cáo nhiều hơn.

Ngay sau đó, nhóm nói:

Chúng tôi cần một nhân viên quản trị khác.

Đôi khi, họ đúng.

Nhưng trước khi thuê, hãy kiểm tra một điều trước.

Mỗi đơn hàng có tạo ra quá nhiều công việc thủ công không?

# Bắt đầu bằng một câu hỏi đơn giản

Khi doanh số bán hàng tăng lên thì công việc của admin cũng sẽ phát triển theo.

Điều đó là bình thường.

Nhưng nó không nên phát triển theo cách giống nhau mọi lúc.

Hãy hỏi điều này:

Với mỗi đơn hàng, ai đó cần sao chép, kiểm tra, theo dõi hoặc cập nhật thông tin bằng tay bao nhiêu lần?

Mỗi hành động này là một "chạm thủ công".

Ví dụ:

• sao chép đơn hàng từ WhatsApp vào Excel
• kiểm tra chứng khoán trong một hệ thống
• hỏi kho về tình trạng giao hàng
• cập nhật một tệp Excel khác
• thông báo cho các tài khoản khi phát hành hóa đơn
• xây dựng lại cùng một báo cáo hàng tuần

Nếu 100 đơn hàng cần 8 lần chạm thủ công, mỗi đơn hàng sẽ xử lý 800 lần chạm.

Nếu doanh số bán hàng tăng lên 200 đơn đặt hàng và không có gì thay đổi thì nhóm hiện xử lý được 1.600 lượt chạm.

Đó là lý do tại sao tăng trưởng doanh số bán hàng có thể giống như một vấn đề của quản trị viên.

Vấn đề thực sự có thể là cách thức hoạt động của công việc trong doanh nghiệp.

# Một số công việc sẽ tăng trưởng nhờ doanh số bán hàng

Không phải tất cả công việc làm thêm đều xấu.

Nhiều khách hàng hơn có thể có nghĩa là nhiều cuộc gọi dịch vụ hơn.

Nhiều đơn hàng hơn có thể đồng nghĩa với việc đóng gói, giao hàng, hỗ trợ và theo dõi nhiều hơn.

Đó là công việc thực sự.

Tuyển dụng có thể là bước đi đúng đắn khi công việc cần con người, sự phán xét hoặc chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Nhưng một số công việc không nên tiếp tục phát triển theo từng đơn hàng.

Ví dụ:

• gõ các chi tiết giống nhau vào hai nơi
• hỏi những câu hỏi giống nhau về chứng khoán mỗi ngày
• kiểm tra xem việc giao hàng đã được thực hiện chưa
• cập nhật trạng thái tương tự trong Excel
• làm báo cáo cùng một chủ sở hữu bằng tay
• theo đuổi cùng một sự chấp thuận hết lần này đến lần khác
• sửa các lỗi dữ liệu tương tự

Đây không phải là dịch vụ khách hàng.

Đây là nhóm của bạn đang nắm giữ quy trình cùng nhau bằng tay.

# Đếm công việc thủ công trước khi tuyển dụng

Trước khi thuê người quản trị khác, hãy chọn một loại đơn hàng chung.

Sau đó theo dõi nó từ đơn hàng đến thanh toán.

Sử dụng một bảng đơn giản.

Vấn đề là không đổ lỗi cho nhân viên của bạn.

Vấn đề là phải xem khối lượng bán hàng tạo ra công việc lặp lại ở đâu.

Nếu phần lớn công việc là dịch vụ khách hàng thực sự, bạn có thể cần nhiều người hơn.

Nếu phần lớn công việc là sao chép, kiểm tra, theo đuổi và đánh máy lại thì quy trình này cần được sửa chữa trước tiên.

# Tại sao tăng trưởng doanh số lại làm lộ ra các hệ thống bị ngắt kết nối

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã sử dụng các công cụ kỹ thuật số.

Vấn đề là những công cụ này thường không tương tác với nhau.

Bạn có thể có:

• đơn đặt hàng trong WhatsApp
• chi tiết khách hàng trong tệp Excel của nhân viên bán hàng
• còn hàng trong AutoCount
• cập nhật giao hàng trong cuộc trò chuyện nhóm
• theo dõi thanh toán trong một tờ khác
• báo cáo được xây dựng lại bằng tay cho chủ sở hữu

Mỗi công cụ có thể hữu ích.

Nhưng nếu thông tin không chuyển từ bước này sang bước khác thì phải có ai đó mang nó đi.

Người đó thường là quản trị viên.

Đây là lý do tại sao nhóm quản trị thường gặp khó khăn khi hệ thống không được kết nối. Bạn có thể đọc thêm tại đây: tại sao nhóm quản trị gặp khó khăn khi hệ thống không được kết nối.

# Tuyển dụng vẫn có thể là câu trả lời đúng

Việc tuyển dụng không có gì sai.

Đó có thể là câu trả lời đúng khi:

• khối lượng đặt hàng đã tăng lên và sẽ ở mức cao
• khách hàng cần trả lời nhanh hơn
• một người đảm nhận quá nhiều vai trò
• công việc cần sự phán xét
• doanh nghiệp cần kiểm tra và phân chia nhiệm vụ tốt hơn
• Chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào sự theo dõi của con người
• nhóm vẫn bị quá tải sau khi giảm bớt công việc lặp đi lặp lại

Vấn đề không phải là tránh việc tuyển dụng.

Vấn đề là tránh thuê người chủ yếu di chuyển dữ liệu giữa các bước bị hỏng.

Một nhân viên mới là một chi phí dài hạn.

Vì vậy, cần kiểm tra quy trình làm việc trước tiên.

# Khi quy trình thực sự có vấn đề

Quy trình của bạn có thể gặp vấn đề nếu nhân viên quản trị dành phần lớn thời gian của họ vào:

• nhập dữ liệu lặp đi lặp lại
• theo đuổi cập nhật trạng thái
• xây dựng báo cáo bằng tay
• theo dõi phê duyệt
• kiểm tra hoá đơn
• xác nhận hàng tồn kho
• điều phối giao hàng qua trò chuyện
• sửa chữa những sai sót có thể phòng ngừa được

Nếu cùng một thông tin được nhập đi nhập lại, hãy đọc chi phí ẩn của việc nhập dữ liệu kép.

Nếu AutoCount là một phần của quy trình thì sự cố có thể là nhập dữ liệu thủ công vào AutoCount. Nó cũng có thể là một bước còn thiếu trước khi dữ liệu đến tài khoản.

Trong một số trường hợp, Tích hợp AutoCount có thể giúp giảm bớt công việc nhập và chuyển giao lặp lại.

# Cần khắc phục điều gì trước tiên

Không phải lúc nào bạn cũng cần phải thay thế toàn bộ hệ thống.

Bắt đầu bằng cách giảm công việc quản trị trên mỗi đơn hàng.

Điều đó có thể có nghĩa là:

• nắm bắt các đơn đặt hàng bán hàng một cách sạch sẽ hơn
• gửi chi tiết đơn hàng đến tài khoản mà không cần gõ lại
• làm cho trạng thái chứng khoán dễ tin cậy hơn
• giữ một bản ghi trạng thái giao hàng
• thiết lập các quy tắc phê duyệt rõ ràng
• biến các báo cáo lặp đi lặp lại thành một bảng điều khiển
• Kết nối dữ liệu đơn hàng, kho hàng, kế toán
• chỉ sử dụng tự động hóa quy trình làm việc khi quy trình đã rõ ràng

Nếu bạn không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu, hãy bắt đầu từ việc nhỏ.

Hướng dẫn này có thể giúp: điều gì cần tự động hóa trước tiên.

# Nên bắt đầu kiểm tra hệ thống ở đâu

Quá trình kiểm tra hệ thống nên bắt đầu với luồng đơn hàng bận rộn nhất của bạn.

Thông thường, điều đó có nghĩa là:

Đặt hàng. Kiểm tra hàng tồn kho. Vận chuyển. Hóa đơn. Sự chi trả.

Theo dõi một đơn hàng thực sự.

Đếm từng lần chạm thủ công.

Tìm nơi sao chép dữ liệu tương tự.

Tìm nơi nhân viên phải yêu cầu trạng thái.

Tìm nơi báo cáo được xây dựng lại.

Tìm đâu thấy hình thật thì muộn quá.

Sau đó, bạn có thể quyết định doanh nghiệp thực sự cần gì.

Đó có thể là một người quản trị khác.

Nó có thể là tự động hóa quy trình làm việc.

Nó có thể là tích hợp AutoCount.

Nó có thể là một báo cáo tốt hơn cho quản lý.

Nếu doanh số bán hàng tăng nhưng số lượng quản trị viên cũng không ngừng tăng thì đừng đoán mò.

Lập bản đồ công việc cho mỗi đơn hàng trước tiên.

Nếu bạn không chắc chắn liệu bước tiếp theo là tuyển dụng, tự động hóa hay thiết kế lại quy trình làm việc, hãy bắt đầu bằng [kiểm tra hệ thống](/kiểm tra hệ thống).

• Đặt lịch kiểm tra hệ thống*