Mengapa Pesanan Pengiriman Tersesat Antara Pengiriman dan Penagihan

Barang sudah terkirim.

Pelanggan menerimanya.

Pengemudi mengirim foto dalam WhatsApp.

Namun akun masih belum bisa menerbitkan invoice.

Hal ini biasanya terjadi karena delivery order belum siap untuk ditagih.

Mungkin kertas yang ditandatangani datang terlambat.

Mungkin hanya sebagian pesanan yang terkirim.

Mungkin pelanggan menolak dua barang rusak.

Mungkin di foto tidak tertera nomor DO.

Mungkin pengiriman mengubah rencananya, tetapi akun masih melihat versi lama.

Jadi masalahnya tidak selalu kertas yang hilang.

Biasanya ini merupakan serah terima yang terputus antara pengiriman, pengemudi, operasi, dan akun.

Pesanan Pengiriman Biasanya Tidak Hilang. Status Penagihannya Hilang.

Terkadang surat pengantaran kertas benar-benar hilang.

Namun sering kali, masalah yang lebih besar adalah status.

Akun perlu mengetahui apakah pengirimannya:

• ditugaskan
• keluar untuk pengiriman
• terkirim
• gagal
• sebagian
• ditolak
• menunggu bukti
• siap untuk penagihan
• sudah ditagih

Jika setiap tim menggunakan status yang berbeda, DO dapat "menghilang" meskipun seseorang masih memiliki kertas, foto, atau pesan WhatsApp.

Dispatch mungkin mengira pekerjaannya sudah selesai.

Pengemudi mungkin menganggap foto itu sudah cukup.

Akun mungkin masih menunggu detail penagihan yang jelas.

Di situlah serah terima terputus.

Apa Arti "Siap untuk Penagihan".

DO hanya boleh ditandai siap untuk ditagih ketika akun memiliki informasi bersih yang cukup untuk menagih tanpa menebak-nebak.

Itu biasanya berarti:

• nomor DO jelas
• kode pelanggan atau debitur jelas
• barang yang dikirim jelas
• jumlah yang dikirim jelas
• item sebagian atau gagal dipisahkan
• bukti pengiriman tersedia, atau pengecualian disetujui
• aturan penagihannya jelas
• referensi AutoCount diketahui, jika AutoCount adalah bagian dari aliran
• seseorang memiliki pengecualian

Jika salah satu dari ini hilang, akun harus dikejar.

Saat itulah penundaan penagihan pesanan pengiriman dimulai.

Dimana Serah Terima Pengiriman ke Penagihan Terputus

Pesanan pengiriman dapat gagal dalam proses di beberapa tempat umum.

1. Pengiriman Mengubah Rencana

Rutenya berubah.

Pengemudi berubah.

Pelanggan meminta waktu pengiriman lain.

Jika perubahan ini hanya diucapkan atau dikirim dalam WhatsApp, akun mungkin masih melihat paket lama.

2. DO yang sudah ditandatangani tidak dikembalikan tepat waktu

Paper DO dapat dikembalikan beberapa hari kemudian.

Dokumen tersebut dapat tercampur dengan dokumen lain.

Mereka juga bisa rusak, tidak jelas, atau tidak lengkap.

Beberapa pelanggan masih memerlukan salinan kertas yang ditandatangani atau dicap. Jadi bukti digital mungkin tidak sepenuhnya menggantikan kertas untuk setiap bisnis.

3. Bukti WhatsApp Tidak Terkait dengan DO

Foto WhatsApp mungkin menunjukkan bahwa barang telah dikirim.

Tapi apakah itu menunjukkan nomor DO, pelanggan, item, kuantitas, penerima, waktu, dan pengecualian apa pun?

Jika tidak, akun masih perlu bertanya kepada seseorang.

4. Kode Pelanggan dan Barang Tidak Cocok

Aplikasi pengiriman mungkin menampilkan "ABC Trading".

AutoCount boleh menggunakan kode debitur yang berbeda.

Jika referensi pelanggan, barang, pajak, atau DO tidak cocok, akun dapat menahan faktur sampai seseorang mengonfirmasinya.

Hal ini juga menyebabkan entri data manual ke AutoCount menjadi lambat dan berisiko.

5. Pengiriman Gagal Tidak Ada Pemiliknya

Pengiriman yang gagal seharusnya tidak hilang.

Ini harus menjadi pekerjaan lanjutan.

Seseorang harus memiliki langkah selanjutnya, seperti pengiriman ulang, konfirmasi pelanggan, pengembalian stok, atau penangguhan penagihan.

Proses pelacakan pengiriman gagal yang tepat membantu menghentikan pekerjaan ini berada di WhatsApp tanpa pemilik yang jelas.

Pengiriman Sebagian, Gagal, dan Ditolak Perlu Aturan Yang Jelas

Persalinan normal itu sederhana:

mengirim, mengantarkan, menandatangani, menagih.

Namun pekerjaan pengiriman sebenarnya tidak selalu mulus.

Contoh:

Pelanggan memesan 50 karton.

Sopir mengirimkan 47 karton.

3 karton masih menunggu.

Haruskah akun menagih 47 sekarang?

Haruskah seluruh faktur menunggu?

Haruskah 3 karton tersebut menjadi backorder?

Aturan itu harus jelas.

Contoh lain:

Pelanggan menerima 8 barang tetapi menolak 2 barang rusak.

Sistem harus memisahkan apa yang diterima, ditolak, dikembalikan, dan menunggu pengiriman ulang.

Jika semuanya tetap berada dalam satu pesan WhatsApp, akun tidak dapat mengetahui apa yang harus ditagih, dikreditkan, ditahan, atau ditindaklanjuti.

Bagaimana AutoCount Cocok Tergantung Dimana DO Dimulai

Beberapa bisnis membuat DO di AutoCount terlebih dahulu.

Dalam hal ini, masalah utamanya biasanya adalah hasil pengiriman.

Apakah sudah terkirim?

Apakah itu parsial?

Apakah itu gagal?

Apakah bukti sudah diterima?

Apakah sudah siap untuk ditagih?

Bisnis lain memulai aliran pengiriman di luar AutoCount.

DO mungkin dimulai di Excel, aplikasi pengiriman, aplikasi driver, atau sistem kustom.

Dalam hal ini, serah terima ke AutoCount harus bersih.

Akun mungkin memerlukan kode pelanggan, kode item, kuantitas, perlakuan pajak, nomor DO, status penagihan, dan referensi faktur.

Integrasi AutoCount dapat membantu dalam beberapa penyiapan. Namun hal ini bergantung pada versi AutoCount, pengaturan, kualitas data, dan aturan bisnis Anda.

Jadi jangan hanya bertanya:

Bisakah kita menyinkronkan ini ke AutoCount?

Bertanya:

Apakah data pengiriman cukup bersih untuk dipercaya oleh AutoCount?

e-Faktur Tidak Memperbaiki Serah Terima Pengiriman

E-Faktur Indonesia membantu pelaporan faktur.

Namun hal ini tidak menentukan apakah pengiriman dilakukan sebagian, gagal, ditolak, atau siap untuk ditagih.

Invoice bisa saja sah untuk pengajuan pajak, padahal proses pengirimannya masih berantakan.

Jadi jangan bingung antara kepatuhan faktur dengan kontrol pengiriman.

DO masih memerlukan jalur yang jelas mulai dari pengiriman hingga penagihan.

Laporan Terkirim tetapi Tidak Ditagih untuk Dijalankan Setiap Hari

Satu laporan sederhana dapat menunjukkan letak masalahnya.

Gunakan tampilan harian atau mingguan seperti ini:

Laporan ini harus menunjukkan:

• dikirimkan tetapi tidak ditagih
• dikirim tetapi tidak ada hasil
• pengiriman sebagian menunggu keputusan
• pengiriman gagal menunggu pengiriman ulang
• bukti diterima tetapi faktur tidak dibuat
• faktur dibuat tetapi bukti pengiriman hilang

Tanpa pandangan ini, penundaan penagihan menjadi hal biasa.

Audit 30 Menit Sebelum Membeli Aplikasi Pengiriman

Sistem pemesanan pengiriman dapat membantu.

Bukti pengiriman digital juga dapat membantu.

Foto, tanda tangan, GPS, stempel waktu, dan pembaruan status pengemudi berguna.

Namun sebelum membeli atau membuat apa pun, lacak satu pengiriman sebenarnya mulai dari pengiriman hingga faktur.

Bertanya:

• Dimana DO dibuat?
• Di mana pengiriman ditugaskan?
• Di mana driver memperbarui statusnya?
• Di mana buktinya disimpan?
• Bagaimana penanganan item yang sebagian atau gagal?
• Siapa yang menandai DO siap ditagih?
• Apa yang digunakan akun untuk membuat faktur?
• Referensi apa yang masuk ke AutoCount?

Tangani juga privasi dengan baik.

Foto, tanda tangan, GPS, nama, nomor telepon, dan alamat mungkin merupakan data pribadi berdasarkan PDPA Indonesia. Perusahaan harus mengontrol siapa yang dapat mengaksesnya dan berapa lama data tersebut disimpan.

Jika pesanan pengiriman terus hilang antara pengiriman dan penagihan, jangan menebak apakah masalahnya adalah driver, pengiriman, akun, atau AutoCount.

Lacak satu pengiriman dari pengiriman ke faktur. Temukan titik pasti di mana serah terima gagal.

Baca panduan bukti pengiriman ke penagihan, tinjau pengiriman ke penagihan AutoCount, atau mulai dengan audit sistem.

Petakan Alur Kerja Pengiriman Saya