Tại sao đơn hàng giao hàng bị thất lạc giữa lúc gửi hàng và thanh toán

Hàng hóa đã được giao.

Khách hàng đã nhận được chúng.

Người lái xe đã gửi một bức ảnh ở WhatsApp.

Nhưng tài khoản vẫn không xuất được hóa đơn.

Điều này thường xảy ra vì lệnh giao hàng chưa sẵn sàng để thanh toán.

Có lẽ tờ giấy đã ký đã về muộn.

Có lẽ chỉ một phần của đơn đặt hàng đã được giao.

Có thể khách hàng đã từ chối hai món đồ bị hư hỏng.

Có thể ảnh không hiển thị số DO.

Có thể công văn đã thay đổi kế hoạch nhưng các tài khoản vẫn đang xem phiên bản cũ.

Vì vậy vấn đề không phải lúc nào cũng là thiếu giấy.

Nó thường là sự chuyển giao bị hỏng giữa công văn, tài xế, hoạt động và tài khoản.

# Lệnh giao hàng thường không thiếu. Tình trạng thanh toán của nó bị thiếu.

Đôi khi lệnh giao giấy thực sự bị thiếu.

Nhưng nhiều khi, vấn đề lớn hơn là địa vị.

Tài khoản cần biết liệu việc giao hàng có:

• được giao
• ra ngoài để giao hàng
• giao hàng
• thất bại
• một phần
• từ chối
• đang chờ bằng chứng
• sẵn sàng thanh toán
• đã được lập hóa đơn

Nếu mỗi đội sử dụng một trạng thái khác nhau, DO có thể "biến mất" ngay cả khi ai đó vẫn còn giữ giấy, ảnh hoặc tin nhắn WhatsApp.

Dispatch có thể nghĩ rằng công việc đã hoàn thành.

Người lái xe có thể nghĩ rằng bức ảnh là đủ.

Các tài khoản có thể vẫn đang chờ thông tin thanh toán rõ ràng.

Đó là nơi việc chuyển giao bị phá vỡ.

# "Sẵn sàng thanh toán" nghĩa là gì

DO chỉ nên được đánh dấu là sẵn sàng thanh toán khi tài khoản có đủ thông tin rõ ràng để lập hóa đơn mà không cần đoán.

Điều đó thường có nghĩa là:

• số DO rõ ràng
• mã khách hàng hoặc con nợ rõ ràng
• Các mặt hàng được giao rõ ràng
• số lượng giao rõ ràng
• các mục một phần hoặc thất bại được tách ra
• có bằng chứng giao hàng hoặc trường hợp ngoại lệ được chấp thuận
• quy tắc thanh toán rõ ràng
• đã biết tham chiếu AutoCount, nếu AutoCount là một phần của luồng
• ai đó sở hữu bất kỳ ngoại lệ nào

Nếu thiếu một trong những thứ này, tài khoản sẽ phải theo đuổi.

Đó là khi sự chậm trễ thanh toán đơn đặt hàng giao hàng bắt đầu.

# Trường hợp quá trình chuyển giao từ gửi đi thanh toán bị gián đoạn

Đơn đặt hàng giao hàng có thể bị loại khỏi quy trình ở một số nơi phổ biến.

# 1. Công văn thay đổi kế hoạch

Lộ trình thay đổi.

Người lái xe thay đổi.

Khách hàng yêu cầu thời gian giao hàng khác.

Nếu thay đổi này chỉ được nói hoặc gửi trong WhatsApp, các tài khoản vẫn có thể thấy gói cũ.

# 2. DO đã ký không được trả lại đúng hạn

DO giấy có thể trở lại vài ngày sau đó.

Chúng có thể bị trộn lẫn với các tài liệu khác.

Chúng cũng có thể bị hư hỏng, không rõ ràng hoặc không đầy đủ.

Một số khách hàng vẫn cần bản sao giấy có chữ ký hoặc đóng dấu. Vì vậy, bằng chứng kỹ thuật số có thể không thay thế hoàn toàn giấy tờ đối với mọi doanh nghiệp.

# 3. Bằng chứng WhatsApp không được liên kết với DO

Ảnh WhatsApp có thể cho thấy hàng hóa đã được giao.

Nhưng nó có hiển thị số DO, khách hàng, mặt hàng, số lượng, người nhận, thời gian và bất kỳ ngoại lệ nào không?

Nếu không, tài khoản vẫn cần phải hỏi ai đó.

# 4. Mã khách hàng và mã mặt hàng không khớp

Ứng dụng giao hàng có thể hiển thị "Giao dịch ABC".

AutoCount có thể sử dụng mã bên nợ khác.

Nếu tham chiếu khách hàng, mặt hàng, thuế hoặc DO không khớp thì các tài khoản có thể giữ hóa đơn cho đến khi có người xác nhận.

Đây cũng là nơi nhập dữ liệu thủ công vào AutoCount có thể trở nên chậm chạp và đầy rủi ro.

# 5. Giao hàng thất bại Không có chủ sở hữu

Việc giao hàng thất bại sẽ không biến mất.

Nó sẽ trở thành một công việc tiếp theo.

Ai đó phải thực hiện bước tiếp theo, chẳng hạn như giao hàng lại, xác nhận khách hàng, trả lại hàng hoặc giữ hóa đơn.

Quy trình [theo dõi phân phối không thành công](/solutions/theo dõi phân phối không thành công) thích hợp sẽ giúp ngăn các công việc này nằm trong WhatsApp mà không có chủ sở hữu rõ ràng.

# Việc giao hàng một phần, không thành công và bị từ chối cần có quy tắc rõ ràng

Việc sinh thường rất đơn giản:

gửi, giao, ký, hóa đơn.

Nhưng công việc giao hàng thực tế không phải lúc nào cũng sạch sẽ như vậy.

Ví dụ:

Khách hàng đặt mua 50 thùng.

Người lái xe giao 47 thùng carton.

3 thùng vẫn đang chờ xử lý.

Có nên lập hoá đơn tài khoản 47 bây giờ?

Toàn bộ hóa đơn có nên đợi không?

3 thùng carton có nên trở thành hàng đặt sẵn không?

Quy định đó phải rõ ràng.

Một ví dụ khác:

Khách hàng nhận 8 món nhưng từ chối 2 món bị hư hỏng.

Hệ thống phải tách riêng những gì đã được chấp nhận, bị từ chối, được trả lại và chờ giao lại.

Nếu mọi thứ vẫn nằm trong một tin nhắn WhatsApp thì các tài khoản sẽ không thể biết cần lập hóa đơn, ghi có, giữ hoặc theo dõi những gì.

# AutoCount phù hợp như thế nào tùy thuộc vào nơi DO bắt đầu

Một số doanh nghiệp tạo DO trong AutoCount trước tiên.

Trong trường hợp đó, vấn đề chính thường là kết quả giao hàng.

Nó đã được giao chưa?

Có phải nó một phần?

Nó có thất bại không?

Bằng chứng đã được nhận chưa?

Nó đã sẵn sàng để thanh toán chưa?

Các doanh nghiệp khác bắt đầu luồng phân phối bên ngoài AutoCount.

DO có thể bắt đầu trong Excel, ứng dụng điều phối, ứng dụng trình điều khiển hoặc hệ thống tùy chỉnh.

Trong trường hợp đó, việc chuyển giao vào AutoCount phải sạch sẽ.

Tài khoản có thể cần mã khách hàng, mã mặt hàng, số lượng, xử lý thuế, số DO, trạng thái thanh toán và tham chiếu hóa đơn.

Tích hợp AutoCount có thể trợ giúp trong một số thiết lập. Nhưng nó phụ thuộc vào phiên bản AutoCount, thiết lập, chất lượng dữ liệu và quy tắc kinh doanh của bạn.

Vì vậy, đừng chỉ hỏi:

Chúng tôi có thể đồng bộ hóa cái này với AutoCount không?

Hỏi:

Dữ liệu phân phối có đủ sạch để AutoCount tin cậy không?

Hóa Đơn Điện Tử Không Khắc Phục Được Việc Bàn Giao Giao Hàng

Hóa đơn điện tử Vietnam giúp báo cáo hóa đơn.

Nhưng nó không quyết định liệu việc giao hàng là một phần, thất bại, bị từ chối hay sẵn sàng để thanh toán.

Hóa đơn có thể hợp lệ để nộp thuế trong khi quá trình giao hàng vẫn còn lộn xộn.

Vì vậy, đừng nhầm lẫn việc tuân thủ hóa đơn với việc kiểm soát giao hàng.

DO vẫn cần một lộ trình rõ ràng từ gửi hàng đến thanh toán.

# Báo cáo đã gửi nhưng chưa được lập hóa đơn để chạy hàng ngày

Một báo cáo đơn giản có thể chỉ ra vấn đề nằm ở đâu.

Sử dụng chế độ xem hàng ngày hoặc hàng tuần như thế này:

Báo cáo này sẽ hiển thị:

• giao hàng nhưng chưa thanh toán
• gửi đi nhưng không có kết quả
• giao hàng một phần chờ quyết định
• giao hàng không thành công đang chờ giao lại
• đã nhận được bằng chứng nhưng hóa đơn chưa được tạo
• Hóa đơn đã được tạo nhưng thiếu bằng chứng giao hàng

Nếu không có chế độ xem này, việc chậm trễ thanh toán sẽ trở thành bình thường.

# Kiểm tra 30 phút trước khi mua ứng dụng giao hàng

Hệ thống đặt hàng giao hàng có thể trợ giúp.

Bằng chứng kỹ thuật số về việc giao hàng cũng có thể hữu ích.

Ảnh, chữ ký, GPS, dấu thời gian và cập nhật trạng thái trình điều khiển đều hữu ích.

Nhưng trước khi mua hoặc xây dựng bất cứ thứ gì, hãy theo dõi một lần giao hàng thực tế từ khi gửi hàng đến hóa đơn.

Hỏi:

• DO được tạo ra ở đâu?
• Việc giao hàng được chỉ định ở đâu?
• Driver cập nhật tình trạng ở đâu?
• Bằng chứng được lưu trữ ở đâu?
• Các mặt hàng một phần hoặc không thành công được xử lý như thế nào?
• Ai đã đánh dấu DO sẵn sàng thanh toán?
• Tài khoản đã sử dụng gì để tạo hóa đơn?
• Tài liệu tham khảo nào được đưa vào AutoCount?

Cũng xử lý quyền riêng tư đúng cách.

Ảnh, chữ ký, GPS, tên, số điện thoại và địa chỉ có thể là dữ liệu cá nhân theo PDPA của Vietnam. Doanh nghiệp nên kiểm soát ai có thể truy cập chúng và chúng được lưu giữ trong bao lâu.

Nếu đơn đặt hàng giao hàng liên tục bị thất lạc giữa quá trình gửi hàng và thanh toán, đừng đoán xem sự cố là do tài xế, công văn, tài khoản hay AutoCount.

Theo dõi một lần giao hàng từ khi gửi đến hoá đơn. Tìm điểm chính xác nơi quá trình chuyển giao bị phá vỡ.

Đọc hướng dẫn bằng chứng gửi hàng đến thanh toán, xem lại gửi tới hóa đơn AutoCount hoặc bắt đầu với kiểm tra hệ thống.

Lập bản đồ quy trình giao hàng của tôi