Mengapa ERP Mahal Bisa Gagal Meski Dengan Fitur Cukup
ERP dapat memiliki modul yang tepat.
Ini bisa terlihat bagus di demo.
Itu dapat mencentang setiap kotak di daftar fitur.
Namun setelah diluncurkan, bisnis tersebut mungkin masih mengalami kesulitan.
Staf masih menggunakan Excel.
Persetujuan masih terjadi di WhatsApp.
Gudang masih melakukan pengecekan stok secara manual.
Laporan masih belum sesuai dengan harapan pemilik.
Alasannya sederhana:
Memiliki fitur ini tidak sama dengan memiliki alur kerja.
ERP hanya berguna jika sesuai dengan cara kerja sebenarnya dilakukan.
Jebakan Daftar Periksa Fitur
Banyak perusahaan memilih ERP dengan menanyakan:
Apakah sistem memiliki fitur ini?
Pertanyaan itu penting.
Tapi itu tidak cukup.
Pertanyaan yang lebih baik adalah:
Bisakah tim kami menggunakan fitur ini dalam pekerjaan sehari-hari, dengan aturan, orang, waktu, dan pengecualian kami yang sebenarnya?
Sebuah modul bisa saja ada, tetapi pekerjaannya masih bisa terhenti.
Aturan persetujuan mungkin masih berada di luar sistem.
Data mungkin masih datang terlambat.
Layarnya mungkin terlalu lambat untuk staf gudang.
Laporan tersebut mungkin masih perlu dibuat ulang di Excel.
Itu adalah jebakan daftar periksa fitur.
Sistem sudah memiliki fitur tersebut, namun bisnis masih belum memiliki proses kerja.
Fitur Demo Tidak Sama dengan Pekerjaan Nyata
Demo biasanya menunjukkan kasus yang bersih.
Satu pesanan.
Satu persetujuan.
Satu laporan.
Pekerjaan nyata tidaklah sebersih itu.
ERP Anda perlu menangani pertanyaan seperti:
- Bagaimana jika pesanannya berubah?
- Bagaimana jika stok yang tersedia hanya sebagian?
- Bagaimana jika pelanggan ditahan kreditnya?
- Bagaimana jika atasan menyetujui di luar sistem?
- Bagaimana jika pemasok mengirimkan jumlah yang berbeda?
- Bagaimana jika barang berpindah sebelum rekening mendapat dokumennya?
- Bagaimana jika staf lapangan tidak menggunakan desktop?
Inilah sebabnya mengapa desain ERP harus disesuaikan dengan alur kerja sebenarnya.
Baca lebih lanjut di [cara mendesain ERP yang sebenarnya akan digunakan staf](/blog/cara-mendesain-erp-staf-akan-benar-benar digunakan).
Dimana Fitur ERP Gagal dalam Alur Kerja Nyata
ERP mungkin memiliki fitur tersebut.
Namun fitur tersebut mungkin tidak cocok dengan titik kontrol sebenarnya.
| Fitur dibeli | Apa yang dibuktikan oleh demo tersebut | Apa yang dibutuhkan alur kerja sebenarnya | Sinyal kegagalan |
|---|---|---|---|
| Pesanan pembelian | PO dapat dibuat | Aturan persetujuan, perubahan harga, penerimaan sebagian, penanganan penundaan pemasok | PO masih disetujui di WhatsApp |
| Inventaris | Stok dapat dicatat | Lokasi, satuan ukuran, waktu transfer, bukti penyesuaian | Staf masih menanyakan gudang secara manual |
| Pesanan penjualan | Pesanan dapat dimasukkan | Pemeriksaan kredit, reservasi stok, harga khusus, status pemenuhan | Penjualan menyimpan file Excel samping |
| Pelaporan | Laporan dapat dibuat | Data tepercaya, tampilan pemilik, waktu, batas tindakan | Laporan diekspor dan dibuat ulang |
| Peran pengguna | Akses dapat dikontrol | Kesesuaian peran, penggunaan seluler, kepemilikan pengecualian yang jelas | Staf berbagi login atau menghindari sistem |
Ini tidak selalu menjadi masalah vendor.
Hal ini sering kali merupakan masalah pelingkupan.
Perusahaan membeli suatu kapabilitas, namun tidak sepenuhnya merancang bagaimana kapabilitas tersebut harus dijalankan dalam pekerjaan sehari-hari.
Pengecualian Menunjukkan Masalah Sebenarnya
Transaksi standar mudah ditampilkan.
Pengecualian mengungkapkan apakah ERP benar-benar cocok.
Pengecualian umum meliputi:
- perintah mendesak
- harga khusus
- pengiriman sebagian
- penangguhan kredit
- pemesanan di awal
- barang rusak
- keterlambatan pemasok
- perpindahan cabang
- penyesuaian stok
- persetujuan manual
Jika hal ini tidak dirancang ke dalam proses, staf menciptakan proses sampingan.
Proses sampingan itu mungkin Excel.
Mungkin WhatsApp.
Ini mungkin email.
Itu mungkin ingatan seseorang.
ERP masih memiliki modulnya.
Namun masalah bisnis sebenarnya ditangani di luar modul.
Excel dan WhatsApp Adalah Petunjuk
Ketika staf menggunakan Excel selain ERP, jangan menganggapnya hanya sebagai perlawanan.
Perlakukan itu sebagai bukti.
Spreadsheet mungkin menunjukkan:
- bidang yang hilang
- laporan yang tidak diberikan ERP
- status yang tidak dipercaya oleh tim
- pengecualian yang tidak ditangani oleh ERP
- serah terima yang tidak jelas
Baca penjelasan lebih mendalam di mengapa tim Anda masih menggunakan Excel setelah membeli sistem.
WhatsApp menunjukkan petunjuk yang sama.
Jika persetujuan, pengecekan stok, dan update pengiriman dilakukan melalui chat, ERP mungkin tidak sesuai dengan waktu pengerjaan.
Alur Kerja yang Sesuai Bukan Berarti Meniru Setiap Kebiasaan Buruk
Bagian ini penting.
Kesesuaian alur kerja tidak berarti ERP harus meniru setiap kebiasaan berantakan dalam bisnis.
Beberapa proses saat ini harus dibersihkan.
Beberapa aturan harus diperketat.
Beberapa jalan pintas harus dihentikan.
Beberapa tim membutuhkan pelatihan yang lebih baik.
Beberapa pengaturan ERP mungkin perlu diperbaiki.
Intinya bukanlah untuk menyesuaikan semuanya.
Intinya adalah memutuskan dengan jelas:
- Bagian mana yang harus mengikuti standar ERP?
- Bagian mana yang memerlukan pengaturan lebih baik?
- Bagian mana yang perlu disambungkan dengan alat lain?
- Bagian mana yang memerlukan alur kerja khusus kecil?
- Kebiasaan berantakan apa yang harus dihilangkan?
Make keputusan ini sebelum membeli lebih banyak modul.
Apa yang Harus Diperiksa Sebelum Membeli Lebih Banyak Fitur
Saat ERP yang mahal mengalami masalah, membeli lebih banyak fitur mungkin terasa seperti langkah berikutnya.
Tapi pertama-tama, audit alur kerjanya.
Bertanya:
- Modul mana yang ada tetapi tidak digunakan dengan benar?
- Tugas manakah yang masih dilakukan di luar ERP?
- Bidang mana yang tidak dipercaya?
- Persetujuan mana yang masih terjadi di WhatsApp?
- Laporan mana yang dibuat ulang di Excel?
- Peran mana yang paling sulit digunakan oleh ERP?
- Pengecualian manakah yang sering terjadi namun tidak memiliki aturan yang jelas?
- Data mana yang salah sejak awal?
Jika Anda masih memilih atau mengganti vendor, tinjau pertanyaan sebelum merekrut pengembang ERP.
Untuk gambaran yang lebih luas, baca mengapa proyek ERP gagal dan tidak ada yang menggunakannya.
Perbaikannya Tidak Selalu ERP Baru
Tidak semua masalah ERP memerlukan penggantian penuh.
Audit mungkin menunjukkan salah satu dari empat jalur.
1. Perbaikan
Perbaiki kesenjangan penyiapan, data, laporan, peran, atau pelatihan.
2. Integrasikan
Hubungkan ERP ke alat penjualan, gudang, e-niaga, pengiriman, atau pelaporan.
3. Standarisasi
Hapus variasi proses yang berantakan.
Make tim mengikuti satu aturan yang jelas.
4. Membangun kembali secara selektif
Bangun hanya lapisan alur kerja yang hilang.
Pertahankan ERP sebagai sistem akuntansi atau operasi utama yang masih berfungsi.
Jawaban yang benar bergantung pada di mana nilai tersebut hilang.
Itu sebabnya fokusnya harus pada nilai bisnis, bukan hanya cakupan fitur. Lihat juga [perangkat lunak berbasis pendapatan](/blog/perangkat lunak berbasis pendapatan).
Mulailah Dengan Audit Penyelamatan ERP
Jika ERP Anda memiliki fitur yang cukup tetapi masih tidak berfungsi, jangan mulai dengan daftar fitur lainnya.
Mulailah dengan alur kerja sebenarnya.
Pilih satu proses yang menyakitkan.
Telusuri mulai dari permintaan, persetujuan, transaksi, hingga pelaporan.
Temukan di mana staf meninggalkan sistem.
Temukan apa yang sedang dilakukan Excel.
Temukan apa yang disetujui WhatsApp.
Temukan data mana yang terlambat, salah, atau tidak dipercaya.
Hal ini akan menunjukkan apakah ERP harus diperbaiki, diintegrasikan, distandarisasi, atau dibangun kembali secara selektif.
Anda juga dapat membaca mengapa ERP yang mahal tidak digunakan, meninjau halaman masalah ERP dibuat tetapi tidak ada yang menggunakannya, atau memulai dengan sistem penyelamatan ERP audit.
Audit ERP Saya