Tại sao ERP đắt tiền có thể thất bại ngay cả khi có đủ tính năng
ERP có thể có các mô-đun phù hợp.
Nó có thể trông đẹp trong bản demo.
Nó có thể đánh dấu vào mọi ô trong danh sách tính năng.
Nhưng sau khi ra mắt, việc kinh doanh có thể vẫn gặp khó khăn.
Nhân viên vẫn sử dụng Excel.
Việc phê duyệt vẫn diễn ra trong WhatsApp.
Kho vẫn kiểm kho bằng tay.
Báo cáo vẫn không phù hợp với những gì chủ sở hữu mong đợi.
Lý do rất đơn giản:
Có tính năng này không giống như có quy trình làm việc.
ERP chỉ hữu ích khi nó phù hợp với cách thực hiện công việc.
# Bẫy danh sách kiểm tra tính năng
Nhiều công ty chọn ERP bằng cách hỏi:
Hệ thống có tính năng này không?
Câu hỏi đó quan trọng.
Nhưng nó không đủ.
Câu hỏi hay hơn là:
Nhóm của chúng tôi có thể sử dụng tính năng này trong công việc thực tế hàng ngày với các quy tắc, con người, thời gian và ngoại lệ thực tế của chúng tôi không?
Một mô-đun có thể tồn tại nhưng công việc vẫn có thể bị hỏng.
Quy tắc phê duyệt có thể vẫn nằm ngoài hệ thống.
Dữ liệu có thể vẫn đến muộn.
Màn hình có thể quá chậm đối với nhân viên kho.
Báo cáo có thể vẫn cần được xây dựng lại trong Excel.
Đó là bẫy danh sách kiểm tra tính năng.
Hệ thống có tính năng nhưng doanh nghiệp vẫn chưa có quy trình làm việc.
# Tính năng Demo không giống với sản phẩm thật
Bản demo thường hiển thị một trường hợp rõ ràng.
Một đơn hàng.
Một sự chấp thuận.
Một báo cáo.
Công việc thực sự không hề sạch sẽ.
ERP của bạn cần xử lý các câu hỏi như:
- Nếu thứ tự thay đổi thì sao?
- Điều gì sẽ xảy ra nếu chỉ có một phần hàng tồn kho?
- Nếu khách hàng bị giữ tín dụng thì sao?
- Lỡ sếp phê duyệt ngoài hệ thống thì sao?
- Nếu nhà cung cấp gửi số lượng khác thì sao?
- Nếu hàng được chuyển đi trước khi tài khoản nhận được chứng từ thì sao?
- Nếu nhân viên hiện trường không sử dụng máy tính để bàn thì sao?
Đây là lý do tại sao thiết kế ERP phải được kiểm tra dựa trên quy trình công việc thực tế.
Đọc thêm trong cách thiết kế ERP mà nhân viên sẽ thực sự sử dụng.
# Trường hợp tính năng ERP không thành công trong quy trình làm việc thực tế
ERP có thể có tính năng này.
Nhưng tính năng có thể không phù hợp với điểm kiểm soát thực sự.
| Tính năng đã mua | Bản demo chứng minh điều gì | Quy trình làm việc thực sự cần những gì | Tín hiệu lỗi |
|---|---|---|---|
| Đơn đặt hàng | Có thể tạo PO | Quy định phê duyệt, thay đổi giá, nhận một phần, xử lý chậm trễ của nhà cung cấp | PO vẫn được phê duyệt trong WhatsApp |
| Hàng tồn kho | Chứng khoán có thể được ghi lại | Vị trí, đơn vị đo, thời gian chuyển giao, bằng chứng điều chỉnh | Nhân viên vẫn hỏi kho thủ công |
| Lệnh bán hàng | Đơn đặt hàng có thể được nhập | Kiểm tra tín dụng, đặt trước hàng tồn kho, định giá đặc biệt, trạng thái thực hiện | Bán hàng giữ một file Excel bên cạnh |
| Báo cáo | Báo cáo có thể được tạo | Dữ liệu đáng tin cậy, chế độ xem chủ sở hữu, thời gian, giới hạn hành động | Báo cáo được xuất và xây dựng lại |
| Vai trò của người dùng | Quyền truy cập có thể được kiểm soát | Phù hợp với vai trò, sử dụng trên thiết bị di động, quyền sở hữu ngoại lệ rõ ràng | Nhân viên chia sẻ thông tin đăng nhập hoặc tránh hệ thống |
Đây không phải lúc nào cũng là vấn đề của nhà cung cấp.
Nó thường là một vấn đề về phạm vi.
Công ty đã mua một khả năng nhưng không thiết kế đầy đủ cách thức hoạt động của khả năng đó trong công việc hàng ngày.
# Ngoại lệ cho thấy vấn đề thực sự
Giao dịch tiêu chuẩn rất dễ hiển thị.
Các ngoại lệ tiết lộ liệu ERP có thực sự phù hợp hay không.
Các trường hợp ngoại lệ phổ biến bao gồm:
- lệnh khẩn cấp
- giá đặc biệt
- giao hàng một phần
- giữ tín dụng
- đặt hàng trước
- hàng hóa bị hư hỏng
- sự chậm trễ của nhà cung cấp
- chuyển chi nhánh
- điều chỉnh tồn kho
- phê duyệt thủ công
Nếu những điều này không được thiết kế trong quy trình, nhân viên sẽ tạo ra các quy trình phụ.
Quá trình bên đó có thể là Excel.
Nó có thể là WhatsApp.
Nó có thể là email.
Có thể đó là ký ức của ai đó.
ERP vẫn có mô-đun.
Nhưng vấn đề kinh doanh thực sự được xử lý bên ngoài mô-đun.
# Excel và WhatsApp là manh mối
Khi nhân viên sử dụng Excel bên cạnh ERP, đừng chỉ coi đó là sự kháng cự.
Hãy coi nó như bằng chứng.
Bảng tính có thể hiển thị:
- một trường bị thiếu
- một báo cáo mà ERP không đưa ra
- một trạng thái mà nhóm không tin tưởng
- một ngoại lệ ERP không xử lý
- sự bàn giao không rõ ràng
Đọc phần giải thích sâu hơn trong tại sao nhóm của bạn vẫn sử dụng Excel sau khi mua hệ thống.
WhatsApp cho thấy loại manh mối tương tự.
Nếu quá trình phê duyệt, kiểm tra kho và cập nhật giao hàng diễn ra trong trò chuyện, ERP có thể không phù hợp với thời gian thực hiện công việc.
# Workflow Fit không có nghĩa là sao chép mọi thói quen xấu
Phần này rất quan trọng.
Phù hợp với quy trình làm việc không có nghĩa là ERP phải sao chép mọi thói quen lộn xộn trong doanh nghiệp.
Một số quy trình hiện tại cần được dọn dẹp.
Một số quy định nên được thực hiện chặt chẽ hơn.
Một số phím tắt nên dừng lại.
Một số đội cần đào tạo tốt hơn.
Một số cài đặt ERP có thể cần được sửa.
Vấn đề không phải là tùy chỉnh mọi thứ.
Vấn đề là phải quyết định rõ ràng:
- Những bộ phận nào nên tuân theo tiêu chuẩn ERP?
- Những phần nào cần thiết lập tốt hơn?
- Bộ phận nào cần kết nối với dụng cụ khác?
- Những phần nào cần một quy trình làm việc tùy chỉnh nhỏ?
- Những thói quen bừa bộn nào cần bỏ?
Make những quyết định này trước khi mua thêm mô-đun.
# Những điều cần kiểm tra trước khi mua thêm tính năng
Khi một chiếc ERP đắt tiền gặp khó khăn, việc mua thêm tính năng có vẻ như là bước tiếp theo.
Nhưng trước tiên, hãy kiểm tra quy trình làm việc.
Hỏi:
- Module nào tồn tại nhưng không được sử dụng đúng cách?
- Nhiệm vụ nào vẫn được thực hiện ngoài ERP?
- Lĩnh vực nào không đáng tin cậy?
- Sự phê duyệt nào vẫn xảy ra trong WhatsApp?
- Báo cáo nào được xây dựng lại trong Excel?
- Vai trò nào khiến ERP khó sử dụng nhất?
- Trường hợp ngoại lệ nào xảy ra thường xuyên nhưng không có quy luật rõ ràng?
- Dữ liệu nào đã sai ngay từ đầu?
Nếu bạn vẫn đang chọn hoặc thay đổi nhà cung cấp, hãy xem lại các câu hỏi trước khi thuê nhà phát triển ERP.
Để có cái nhìn rộng hơn, hãy đọc tại sao các dự án ERP thất bại và không ai sử dụng chúng.
# Bản sửa lỗi không phải lúc nào cũng là ERP mới
Không phải mọi sự cố ERP đều cần thay thế hoàn toàn.
Việc kiểm tra có thể hiển thị một trong bốn đường dẫn.
# 1. Sửa chữa
Khắc phục các lỗ hổng trong thiết lập, dữ liệu, báo cáo, vai trò hoặc đào tạo.
# 2. Tích hợp
Kết nối ERP với các công cụ bán hàng, kho hàng, thương mại điện tử, giao hàng hoặc báo cáo.
# 3. Chuẩn hóa
Loại bỏ các biến thể quy trình lộn xộn.
Make nhóm tuân theo một quy tắc rõ ràng.
# 4. Xây dựng lại có chọn lọc
Chỉ xây dựng lớp quy trình làm việc còn thiếu.
Giữ ERP làm hệ thống vận hành hoặc kế toán chính nơi nó vẫn hoạt động.
Câu trả lời đúng phụ thuộc vào nơi giá trị bị mất.
Đó là lý do tại sao trọng tâm phải là giá trị kinh doanh chứ không chỉ bao gồm các tính năng. Xem thêm [phần mềm định hướng doanh thu](/blog/phần mềm định hướng doanh thu).
# Bắt đầu với Kiểm tra cứu hộ ERP
Nếu ERP của bạn có đủ tính năng nhưng vẫn không hoạt động, đừng bắt đầu với danh sách tính năng khác.
Bắt đầu với quy trình làm việc thực tế.
Chọn một quá trình đau đớn.
Theo dõi nó từ yêu cầu đến phê duyệt, giao dịch và báo cáo.
Tìm nơi nhân viên rời khỏi hệ thống.
Tìm những gì Excel đang làm.
Tìm những gì WhatsApp đang phê duyệt.
Tìm dữ liệu nào bị trễ, sai hoặc không đáng tin cậy.
Điều đó sẽ cho biết liệu ERP có nên được sửa chữa, tích hợp, tiêu chuẩn hóa hay xây dựng lại có chọn lọc hay không.
Bạn cũng có thể đọc lý do tại sao một ERP đắt tiền không được sử dụng, xem lại trang sự cố ERP được xây dựng nhưng không ai sử dụng nó hoặc bắt đầu với hệ thống cứu hộ ERP kiểm toán.
- Kiểm tra ERP của tôi*