Mengapa Penutupan Akhir Bulan Membutuhkan Waktu Lama untuk Akun
Penutupan akhir bulan seharusnya tidak terasa seperti investigasi bulanan.
Akun harus diperiksa, direkonsiliasi, disesuaikan, ditinjau dan ditutup. Itu adalah pekerjaan keuangan yang normal.
Masalahnya dimulai ketika akun juga harus merekonstruksi apa yang terjadi dalam penjualan, gudang, pengiriman, pembelian, penerimaan, pengembalian, dan persetujuan.
Kemudian pembersihan akhir bulan menjadi masalah alur kerja.
Tim akun mungkin terlihat lambat.
Namun dalam banyak kasus, rekening bukanlah hambatan sebenarnya. Akun sedang menunggu fakta yang seharusnya ditangkap selama alur kerja sehari-hari.
Jika masalah utama Anda adalah pemilik terlambat menerima laporan untuk mengambil keputusan, baca [mengapa laporan akhir bulan terlambat untuk pemilik](/blog/mengapa-laporan-akhir bulan-terlambat-untuk-pemilik). Artikel ini berisi uraian tentang pekerjaan pembersihan di balik penutupan.
Pekerjaan Tutup Normal vs Pembersihan yang Dapat Dihindari
Tidak setiap tugas akhir bulan menjadi masalah.
Pekerjaan penutupan akhir bulan yang normal meliputi:
- rekonsiliasi bank;
- rekonsiliasi pelanggan dan pemasok;
- akrual;
- tinjauan stok dan biaya;
- penyesuaian dengan dukungan yang jelas;
- pemeriksaan pajak;
- peninjauan laporan manajemen;
- posting akhir dan kontrol dekat.
Tugas-tugas itu milik akun.
Pembersihan yang dapat dihindari berbeda.
Pembersihan yang dapat dihindari adalah ketika akun harus bertanya:
- Apakah pengiriman ini sudah selesai?
- Mengapa DO tidak ditagih?
- Apakah gudang menerima barang tersebut?
- Faktur pemasok mana yang benar?
- Apakah perubahan harga ini disetujui?
- Mengapa transfer saham ini tidak diperbarui?
- Apakah pengembalian pelanggan ini diterima?
- Pesan WhatsApp manakah yang merupakan persetujuan sebenarnya?
Itu adalah masalah pembersihan berulang yang biasanya seharusnya sudah diketahui sebelum penutupan.
Mereka kehilangan fakta alur kerja, bukan disiplin yang ketat.
Log Pembersihan Adalah Titik Awal Terbaik
Jika penutupan akhir bulan memakan waktu terlalu lama, jangan mulai dengan meminta akun untuk bekerja lebih cepat.
Mulai log pembersihan.
Selama satu bulan, catat setiap item yang memperlambat penutupan.
| Barang pembersihan | Dimana itu dimulai | Fakta yang hilang | Dimana untuk mencegahnya |
|---|---|---|---|
| LAKUKAN terkirim tetapi tidak ditagih | alur kerja pengiriman | status siap penagihan | serah terima pengiriman ke penagihan |
| invoice supplier tidak sesuai PO | pembelian atau penerimaan | harga yang disetujui atau jumlah yang diterima | Cek faktur PO-GRN |
| saldo stok perlu penyesuaian | pergerakan gudang | alasan pergerakan atau lokasi | menerima, mengambil, mentransfer, atau mengembalikan alur kerja |
| nota kredit pelanggan tertunda | proses pengembalian | menerima pengembalian dan persetujuan | alur kerja inspeksi kembali |
| jumlah penjualan berbeda dari laporan operasi | waktu dokumen | Definisi SO, DO atau faktur | aturan pelaporan sebelum dasbor |
| transfer cabang tidak jelas | perpindahan gudang | konfirmasi pengirim dan penerima | permintaan transfer dan konfirmasi |
Tabel ini mengubah keluhan yang tidak jelas menjadi masalah yang bisa dilacak.
Daripada mengatakan "akhir bulan itu berantakan", tim dapat melihat langkah harian mana yang menghasilkan pembersihan.
Akun Tidak Harus Menemukan Kesenjangan Operasional Di Akhir Bulan
Akhir bulan adalah waktu yang sulit untuk pertama kali mengetahui bahwa pengirimannya hanya sebagian.
Sulit untuk mengetahui terlebih dahulu bahwa faktur pemasok tidak sesuai dengan jumlah yang diterima.
Ini adalah saat yang sulit untuk pertama kali mengetahui bahwa stok telah ditransfer tetapi belum dikonfirmasi.
Ini adalah saat yang sulit untuk pertama kali mengetahui bahwa pengembalian pelanggan telah diterima tetapi tidak dicatat.
Ketika masalah tersebut hanya ditemukan di akhir bulan, akun harus mengejar orang-orang yang mungkin sudah tidak ingat detailnya lagi.
Pekerjaan menjadi lebih lambat karena bukti-bukti tersebar:
- pesan WhatsApp;
- foto pengiriman;
- kertas DO;
- Pelacak Excel;
- memori staf;
- email pemasok;
- catatan tulisan tangan.
Semakin lama akun menemukan masalahnya, semakin sulit untuk menutupnya.
Pengiriman Adalah Sumber Pembersihan Umum
Bagi UKM perdagangan, logistik, atau yang banyak melakukan pengiriman, pengiriman sering kali menciptakan pembersihan akhir bulan.
Barang mungkin sudah meninggalkan gudang, namun penagihan belum siap.
Pelanggan mungkin hanya menerima sebagian pesanan.
Gudang mungkin sudah mengirim barang, namun rekening tidak menerima status penagihan yang jelas.
Masalahnya bukan sekadar "akun lupa menagih".
Masalahnya mungkin status pengiriman tidak diubah menjadi catatan siap penagihan.
Jika ini masalah utamanya, baca mengapa pesanan pengiriman hilang antara pengiriman dan penagihan.
Untuk penutupan akhir bulan, prinsipnya sederhana:
Akun tidak perlu bertanya apa yang terjadi pada setiap pengiriman di akhir bulan.
Alur kerja harian harus sudah menunjukkan apa yang terkirim, sebagian, ditolak, dikembalikan, tertunda, atau siap ditagih.
Menerima Adalah Sumber Pembersihan Lainnya
Masalah pembelian dan penerimaan juga muncul selama akhir bulan.
Misalnya:
- PO mengatakan satu jumlah;
- gudang menerima kuantitas lain;
- faktur pemasok menunjukkan harga lain;
- persetujuan terjadi di WhatsApp;
- barang diterima dengan UOM yang salah;
- barang yang rusak tidak dipisahkan;
- akun tidak dapat memastikan apa yang harus dibayar.
Akun dapat memeriksa dokumen.
Namun akun tidak harus membangun kembali cerita penerimaan dari awal.
Jika penerimaan barang adalah awal mula masalah, baca mengapa penerimaan barang adalah awal mula masalah inventaris.
Alur kerja yang bersih adalah PO, penerimaan, faktur pemasok, dan pemeriksaan akun.
Ketika salah satu langkah tersebut tidak jelas, pembersihan akhir bulan akan meningkat.
AutoCount Lebih Mudah Dipercaya Ketika Alur Kerja Sumber Jelas
AutoCount dapat menyimpan catatan akuntansi, stok, penjualan dan pembelian yang berguna.
Namun jika alur kerja upstream tidak jelas, akun mungkin masih perlu menyelidiki sebelum memercayai catatan tersebut.
Jika catatan dipindahkan dari alur kerja lain ke AutoCount, integrasi AutoCount hanya akan menyinkronkan data setelah status sumber jelas.
Misalnya:
- penyesuaian stok tidak mempunyai alasan yang jelas;
- DO tidak ditransfer ke invoice;
- faktur pembelian tidak sesuai dengan penerimaan;
- pengembalian tidak terkait dengan masalah pelanggan;
- dokumen penjualan diubah setelah disetujui.
AutoCount dapat menampilkan catatan yang dimasukkan.
Pertanyaannya adalah apakah bisnis tersebut mendapatkan status yang benar sebelum catatan tersebut mencapai akun.
Itu sebabnya pembersihan akhir bulan harus ditelusuri ke belakang.
Temukan langkah alur kerja harian di mana status yang hilang seharusnya diambil.
Dasbor Jangan Hapus Pembersihan
Dasbor bisnis dapat membantu pemilik melihat bisnisnya lebih cepat.
Namun dasbor hanya dapat menampilkan apa yang ditangkap oleh alur kerja.
Jika status pengiriman tidak ada, dasbor mungkin menampilkan angka kosong, penundaan, atau angka yang tampak bersih namun menyembunyikan masalah yang belum terselesaikan.
Jika alasan pergerakan stok tidak jelas, dashboard mungkin menunjukkan varian tanpa menjelaskan penyebabnya.
Jika waktu penjualan, pengiriman, dan faktur tidak ditentukan, dasbor mungkin menampilkan versi penjualan yang berbeda.
Inilah sebabnya mengapa memperbaiki data sebelum dasbor penting.
Dasbor harus berada di atas aturan alur kerja yang jelas, bukan menggantikannya.
Cara Mengurangi Pembersihan Akhir Bulan
Jangan mencoba memperbaiki semuanya sekaligus.
Untuk proses peninjauan yang lebih luas, lihat [apa saja yang termasuk dalam audit sistem](/guides/apa yang termasuk dalam audit sistem).
Pilih satu item pembersihan yang muncul setiap bulan.
Lalu tanyakan:
- Departemen mana yang memulai pencatatan ini?
- Dokumen atau status mana yang hilang?
- Orang mana yang harus ditanya?
- Sistem, bentuk, atau persetujuan mana yang seharusnya menangkapnya?
- Aturan apa yang mencegah pembersihan ini bulan depan?
Kemudian ubah alur kerja harian. Dalam beberapa kasus, ini menjadi proyek otomatisasi alur kerja; dalam kasus lain, ini adalah aturan, daftar periksa, atau perbaikan serah terima.
Misalnya:
- memerlukan status pengiriman sebelum penyerahan penagihan;
- memerlukan penerimaan konfirmasi sebelum pemeriksaan faktur pemasok;
- memerlukan pemeriksaan pengembalian sebelum nota kredit;
- memerlukan konfirmasi transfer sebelum tim berikutnya mengandalkan saldo stok;
- memerlukan alasan pengecualian sebelum penyesuaian stok;
- memerlukan status persetujuan sebelum menyinkronkan ke AutoCount.
Pembersihan akhir bulan berkurang ketika alur kerja harian menjadi lebih jelas.
Pertanyaan Umum
Apa yang menyebabkan keterlambatan penutupan akhir bulan?
Keterlambatan penutupan akhir bulan sering kali disebabkan oleh hilangnya fakta awal: status pengiriman yang tidak jelas, pembaruan stok yang terlambat, faktur pemasok yang tidak cocok, persetujuan yang hilang, pengembalian yang belum terselesaikan, atau dokumen yang tidak terhubung dengan benar.
Apakah pembersihan akhir bulan merupakan masalah akun?
Akun memiliki disiplin, pemeriksaan, rekonsiliasi, dan pelaporan yang ketat. Namun pembersihan berulang mungkin dimulai di luar akun, dalam alur kerja penjualan, gudang, pengiriman, pembelian, penerimaan, pengembalian, atau persetujuan.
Bagaimana akun dapat mengurangi pembersihan akhir bulan?
Buat log pembersihan, lacak setiap masalah berulang kembali ke langkah alur kerja harian tempat masalah dimulai, dan tambahkan aturan atau status yang mencegah masalah yang sama bulan depan.
Bisakah integrasi AutoCount mengurangi pembersihan akhir bulan?
Ya, jika alur kerja sumbernya jelas. Integrasi dapat mengurangi pengetikan ulang dan meningkatkan handoff, namun tidak akan mendorong data operasional yang tidak jelas ke dalam akun dengan lebih cepat.
Haruskah kita membuat dasbor untuk pembersihan akhir bulan?
Dasbor membantu ketika alur kerja yang mendasarinya menangkap status yang tepat. Jika data terlambat, hilang, atau tidak jelas, perbaiki alur kerja sebelum mengandalkan nomor dasbor.
Apa yang Harus Dilakukan Selanjutnya
Jika akun selalu dibersihkan pada akhir bulan, jangan mulai dengan meminta tim untuk bekerja lebih cepat.
Pilih satu item pembersihan.
Telusuri dari mana awalnya.
Temukan status, dokumen, persetujuan, atau aturan serah terima yang hilang.
Kemudian perbaiki titik itu dalam alur kerja sehari-hari.
Akhir bulan harus ditinjau dan ditutup.
Seharusnya tidak menjadi pekerjaan detektif setiap bulan.
Result Marketing membantu UKM melacak item pembersihan ini kembali ke alur kerja yang membuatnya.