Tại sao việc đóng tài khoản lại mất nhiều thời gian đến cuối tháng

Việc đóng cửa cuối tháng sẽ không giống như một cuộc điều tra hàng tháng.

Các tài khoản cần được kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh, rà soát và khóa sổ. Đó là công việc tài chính bình thường.

Vấn đề bắt đầu khi các tài khoản cũng phải xây dựng lại những gì đã xảy ra trong quá trình bán hàng, kho hàng, giao hàng, mua hàng, nhận hàng, trả lại và phê duyệt.

Khi đó việc dọn dẹp cuối tháng sẽ trở thành một vấn đề về quy trình làm việc.

Nhóm tài khoản có thể trông chậm.

Nhưng trong nhiều trường hợp, tài khoản không phải là nút thắt cổ chai thực sự. Các tài khoản đang chờ đợi những thông tin lẽ ra phải được ghi lại trong quy trình làm việc hàng ngày.

Nếu vấn đề chính của bạn là chủ sở hữu nhận được báo cáo quá muộn để đưa ra quyết định, hãy đọc tại sao báo cáo cuối tháng lại quá muộn đối với chủ sở hữu. Bài viết này nói về công việc dọn dẹp phía sau phần kết thúc.

# Công việc đóng bình thường và việc dọn dẹp có thể tránh được

Không phải nhiệm vụ cuối tháng nào cũng là vấn đề.

Công việc đóng cửa cuối tháng thông thường bao gồm:

• đối chiếu ngân hàng;
• đối chiếu giữa khách hàng và nhà cung cấp;
• dồn tích;
• xem xét hàng tồn kho và chi phí;
• điều chỉnh với sự hỗ trợ rõ ràng;
• kiểm tra thuế;
• xem xét báo cáo quản lý;
• đăng bài cuối cùng và kiểm soát chặt chẽ.

Những nhiệm vụ đó thuộc về tài khoản.

Việc dọn dẹp có thể tránh được là khác nhau.

Việc dọn dẹp có thể tránh được là khi tài khoản phải hỏi:

• Việc giao hàng này đã hoàn thành chưa?
• Tại sao DO không được lập hóa đơn?
• Kho đã nhận được hàng này chưa?
• Hóa đơn nhà cung cấp nào đúng?
• Việc thay đổi giá này có được chấp thuận không?
• Tại sao việc chuyển nhượng cổ phiếu này không được cập nhật?
• Việc trả lại hàng này của khách hàng có được chấp nhận không?
• Tin nhắn WhatsApp nào là sự chấp thuận thực sự?

Đó là những vấn đề dọn dẹp định kỳ thường phải được xử lý trước khi đóng.

Họ thiếu thông tin về quy trình làm việc chứ không phải kỷ luật chặt chẽ thông thường.

# Nhật ký dọn dẹp là điểm khởi đầu tốt nhất

Nếu việc đóng cuối tháng mất quá nhiều thời gian, đừng bắt đầu bằng cách yêu cầu các tài khoản hoạt động nhanh hơn.

Bắt đầu nhật ký dọn dẹp.

Trong một tháng, hãy ghi lại mọi mục làm chậm quá trình đóng cửa.

Bảng này biến một khiếu nại mơ hồ thành một vấn đề có thể theo dõi được.

Thay vì nói "cuối tháng thật lộn xộn", nhóm có thể xem bước hàng ngày nào sẽ dọn dẹp.

# Tài khoản không nên phát hiện ra những khoảng trống hoạt động vào cuối tháng

Cuối tháng là thời điểm khó khăn để lần đầu tiên phát hiện ra rằng việc giao hàng chỉ diễn ra một phần.

Lần đầu tiên rất khó để phát hiện ra hóa đơn của nhà cung cấp không khớp với số lượng đã nhận.

Lần đầu tiên rất khó để phát hiện ra rằng cổ phiếu đã được chuyển nhượng nhưng chưa được xác nhận.

Đây là thời điểm khó khăn để lần đầu tiên phát hiện ra rằng việc trả lại hàng của khách hàng đã được chấp nhận nhưng không được ghi lại.

Khi những vấn đề đó chỉ được phát hiện vào cuối tháng, các tài khoản phải truy đuổi những người có thể không còn nhớ chi tiết nữa.

Công việc trở nên chậm hơn vì bằng chứng bị phân tán:

• Tin nhắn WhatsApp;
• hình ảnh giao hàng;
• giấy DO;
• Trình theo dõi Excel;
• trí nhớ của nhân viên;
• email nhà cung cấp;
• ghi chú viết tay.

Các tài khoản càng phát hiện ra vấn đề thì càng khó đóng.

# Phân phối là nguồn dọn dẹp phổ biến

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thiên về thương mại, hậu cần hoặc giao hàng, việc giao hàng thường tạo ra sự dọn dẹp vào cuối tháng.

Hàng có thể đã rời kho nhưng chưa thanh toán được.

Khách hàng có thể chỉ chấp nhận một phần của đơn đặt hàng.

Kho có thể đã gửi hàng nhưng tài khoản không nhận được trạng thái thanh toán rõ ràng.

Vấn đề không chỉ đơn giản là "tài khoản quên lập hóa đơn".

Vấn đề có thể là trạng thái giao hàng chưa được chuyển thành bản ghi sẵn sàng thanh toán.

Nếu đây là vấn đề chính, hãy đọc tại sao đơn hàng giao hàng bị thất lạc giữa thời điểm gửi hàng và thanh toán.

Để đóng cuối tháng, nguyên tắc rất đơn giản:

Tài khoản không cần phải hỏi điều gì đã xảy ra với mỗi lần giao hàng vào cuối tháng.

Quy trình làm việc hàng ngày phải hiển thị những gì đã được giao, một phần, bị từ chối, trả lại, đang chờ xử lý hoặc sẵn sàng lập hóa đơn.

# Nhận là một nguồn dọn dẹp khác

Vấn đề mua và nhận hàng cũng xuất hiện vào cuối tháng.

Ví dụ:

• PO nói một đại lượng;
• kho nhận số lượng khác;
• hóa đơn nhà cung cấp hiển thị giá khác;
• phê duyệt đã xảy ra trong WhatsApp;
• hàng hóa được nhận sai UOM;
• hàng hóa bị hư hỏng không được tách rời;
• tài khoản không thể xác nhận những gì sẽ được thanh toán.

Tài khoản có thể kiểm tra các tài liệu.

Nhưng các tài khoản không cần phải xây dựng lại câu chuyện nhận từ đầu.

Nếu việc nhận hàng là nơi bắt đầu xảy ra vấn đề, hãy đọc tại sao việc nhận hàng là nơi bắt đầu xảy ra vấn đề về hàng tồn kho.

Quy trình làm việc rõ ràng là PO, nhận hàng, hóa đơn nhà cung cấp và kiểm tra tài khoản.

Khi một trong những bước đó không rõ ràng, công việc dọn dẹp cuối tháng sẽ tăng lên.

# AutoCount dễ tin cậy hơn khi quy trình làm việc nguồn rõ ràng

AutoCount có thể lưu giữ các hồ sơ kế toán, chứng khoán, bán hàng và mua hàng hữu ích.

Tuy nhiên, nếu quy trình làm việc ngược dòng không rõ ràng thì các tài khoản vẫn có thể cần điều tra trước khi tin cậy vào bản ghi.

Nếu các bản ghi đang di chuyển từ một quy trình làm việc khác sang AutoCount, Tích hợp AutoCount chỉ nên đồng bộ hóa dữ liệu sau khi trạng thái nguồn rõ ràng.

Ví dụ:

• việc điều chỉnh tồn kho không có lý do rõ ràng;
• DO chưa được chuyển sang hóa đơn;
• hóa đơn mua hàng không khớp với việc nhận hàng;
• việc hoàn trả không liên quan đến vấn đề của khách hàng;
• một tài liệu bán hàng đã được thay đổi sau khi được phê duyệt.

AutoCount có thể hiển thị bản ghi đã được nhập.

Câu hỏi đặt ra là liệu doanh nghiệp có nắm bắt đúng trạng thái trước khi hồ sơ đến tài khoản hay không.

Đó là lý do tại sao việc dọn dẹp cuối tháng nên được thực hiện ngược lại.

Tìm bước quy trình làm việc hàng ngày mà lẽ ra phải ghi lại trạng thái bị thiếu.

# Bảng thông tin không xóa việc dọn dẹp

trang tổng quan doanh nghiệp có thể giúp chủ sở hữu xem doanh nghiệp nhanh hơn.

Tuy nhiên, bảng thông tin chỉ có thể hiển thị nội dung mà quy trình làm việc nắm bắt.

Nếu thiếu trạng thái phân phối, trang tổng quan có thể hiển thị các khoảng trống, sự chậm trễ hoặc các con số trông rõ ràng nhưng lại ẩn các vấn đề còn tồn tại.

Nếu lý do biến động cổ phiếu không rõ ràng, bảng điều khiển có thể hiển thị sự khác biệt mà không giải thích nguyên nhân.

Nếu doanh số bán hàng, thời gian giao hàng và hóa đơn không được xác định thì bảng thông tin có thể hiển thị các phiên bản bán hàng khác nhau.

Đây là lý do tại sao sửa dữ liệu trước trang tổng quan lại quan trọng.

Bảng thông tin phải dựa trên các quy tắc quy trình làm việc rõ ràng chứ không phải thay thế chúng.

# Làm thế nào để giảm việc dọn dẹp cuối tháng

Đừng cố gắng giải quyết mọi thứ cùng một lúc.

Để biết quy trình đánh giá rộng hơn, hãy xem kiểm tra hệ thống bao gồm những gì.

Chọn một mục dọn dẹp xuất hiện hàng tháng.

Sau đó hỏi:

• Bộ phận nào đã lập kỷ lục này?
• Tài liệu hoặc trạng thái nào bị thiếu?
• Phải hỏi người nào?
• Hệ thống, hình thức hoặc phê duyệt nào lẽ ra phải nắm bắt được nó?
• Quy tắc nào sẽ ngăn cản việc dọn dẹp này vào tháng tới?

Sau đó thay đổi quy trình làm việc hàng ngày. Trong một số trường hợp, dự án này trở thành dự án tự động hóa quy trình làm việc; trong các trường hợp khác, đó là một quy tắc, danh sách kiểm tra hoặc bản sửa lỗi bàn giao.

Ví dụ:

• yêu cầu trạng thái giao hàng trước khi chuyển giao hóa đơn;
• yêu cầu nhận xác nhận trước khi kiểm tra hóa đơn của nhà cung cấp;
• yêu cầu kiểm tra hoàn trả trước khi ghi chú tín dụng;
• yêu cầu xác nhận chuyển nhượng trước khi đội tiếp theo dựa vào số dư hàng tồn kho;
• yêu cầu lý do ngoại lệ trước khi điều chỉnh lượng hàng tồn kho;
• yêu cầu trạng thái phê duyệt trước khi đồng bộ hóa vào AutoCount.

Việc dọn dẹp cuối tháng giảm đi khi quy trình làm việc hàng ngày trở nên rõ ràng hơn.

Câu hỏi thường gặp

# Nguyên nhân nào gây ra sự chậm trễ đóng sổ cuối tháng?

Sự chậm trễ cuối tháng thường xuất phát từ việc thiếu thông tin ngược dòng: trạng thái giao hàng không rõ ràng, cập nhật hàng tồn kho muộn, hóa đơn nhà cung cấp không khớp, thiếu phê duyệt, trả lại chưa được giải quyết hoặc tài liệu không được kết nối đúng cách.

# Việc dọn dẹp cuối tháng có phải là vấn đề về tài khoản không?

Tài khoản có kỷ luật chặt chẽ, kiểm tra, đối chiếu và báo cáo. Tuy nhiên, việc dọn dẹp lặp đi lặp lại có thể bắt đầu từ các tài khoản bên ngoài, trong quy trình bán hàng, kho hàng, giao hàng, mua hàng, nhận hàng, trả lại hoặc phê duyệt.

# Làm cách nào để tài khoản có thể giảm thời gian dọn dẹp cuối tháng?

Tạo nhật ký dọn dẹp, theo dõi từng sự cố định kỳ trở lại bước quy trình làm việc hàng ngày nơi sự cố bắt đầu và thêm quy tắc hoặc trạng thái để ngăn chặn sự cố tương tự vào tháng tới.

# Tích hợp AutoCount có thể giảm bớt việc dọn dẹp cuối tháng không?

Có, nếu quy trình làm việc nguồn rõ ràng. Việc tích hợp có thể giảm việc nhập lại và cải thiện khả năng chuyển giao, nhưng không được đẩy dữ liệu vận hành không rõ ràng vào tài khoản nhanh hơn.

# Có nên xây dựng bảng điều khiển để dọn dẹp cuối tháng không?

Bảng thông tin sẽ hữu ích khi quy trình làm việc cơ bản nắm bắt đúng trạng thái. Nếu dữ liệu bị trễ, thiếu hoặc không rõ ràng, hãy khắc phục quy trình làm việc trước khi dựa vào số liệu trên bảng điều khiển.

# Phải làm gì tiếp theo

Nếu tài khoản luôn được dọn dẹp vào cuối tháng, đừng bắt đầu bằng cách yêu cầu nhóm làm việc nhanh hơn.

Chọn một mục dọn dẹp.

Theo dõi nơi nó bắt đầu.

Tìm trạng thái, tài liệu, quy tắc phê duyệt hoặc bàn giao bị thiếu.

Sau đó khắc phục điểm đó trong quy trình làm việc hàng ngày.

Cuối tháng nên xem xét và kết thúc.

Nó không nên là công việc thám tử mỗi tháng.

Result Marketing giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo dõi các mục dọn dẹp này theo quy trình làm việc đã tạo ra chúng.

Kiểm tra quy trình làm việc cuối tháng của tôi