Mengapa Staf Gudang Berpengalaman Masih Make Kesalahan Memilih

Pemilih Anda mungkin mengetahui gudang tersebut dengan baik.

Mereka tahu barangnya, raknya, dan pelanggan tetapnya. Mereka mungkin telah bekerja dengan Anda selama bertahun-tahun.

Namun kesalahan dalam memilih masih bisa terjadi.

Barang salah. Jumlah yang salah. Satuan yang salah. Kelompok yang salah. Lokasi salah.

Sangat mudah untuk mengatakan, "Mereka harus lebih berhati-hati."

Terkadang itu benar. Orang memang membuat kesalahan.

Namun ketika kesalahan pengambilan yang sama terus terjadi, masalahnya biasanya lebih besar dari satu anggota staf.

Hal ini sering terjadi karena gudang terlalu bergantung pada memori. Lokasinya tidak jelas. Item terlihat terlalu mirip. Unit membingungkan. Perubahan datang terlambat. Pengecekannya lemah.

Ini bukan tentang menyalahkan staf.

Ini tentang memperbaiki alur kerja pengambilan.

Kesalahan Muncul Saat Memilih, Tapi Mungkin Dimulai Lebih Awal

Kesalahan pengambilan biasanya terlihat pada saat pengambilan, pengepakan, pengiriman, atau setelah pelanggan mengajukan keluhan.

Namun penyebab sebenarnya mungkin sudah dimulai lebih awal.

Misalnya:

• barang diterima di tempat yang salah
• stok disimpan di rak melimpah
• label rak sudah tua atau tidak jelas
• lokasi sistem tidak diperbarui
• dua SKU serupa disimpan berdampingan
• karton, kotak, dan unit potongan dicampur
• stok disediakan untuk pesanan lain tetapi tidak ditampilkan dengan jelas
• sales mengubah pesanan sebesar WhatsApp setelah daftar pilihan dicetak

Dalam kasus ini, yang memilih hanyalah orang yang menemukan masalahnya.

Sepertinya ada kesalahan dalam memilih.

Namun penyebabnya mungkin karena penerimaan, penyimpanan, pelabelan, pengaturan unit, perubahan pesanan, pemeriksaan pengepakan, atau waktu sistem.

Mengapa "Lebih Berhati-hati" Tidak Memperbaiki Pengulangan Pilihan yang Salah

Pengalaman membantu.

Seorang pemetik yang baik akan mengingat lokasi barang, cara pelanggan biasanya memesan, dan kemasan mana yang terlihat berbeda.

Namun pengalaman mempunyai batas.

Gudang menjadi lebih sibuk. Ada lebih banyak SKU. Staf baru bergabung. Perubahan kemasan. Perintah mendesak mengganggu aliran normal. Orang-orang menjadi lelah.

Jika prosesnya bergantung pada satu orang berpengalaman yang mengingat semuanya, kesalahan akan terus muncul kembali.

Tujuannya agar tidak membuat staf takut.

Tujuannya adalah untuk membuat pemilihan yang benar lebih mudah daripada pemilihan yang salah.

Tujuh Kesenjangan Alur Kerja yang Mengalahkan Pemetik Berpengalaman

1. Lokasi kurang jelas

Daftar pilihan mungkin menunjukkan kode item dan kuantitas.

Tapi itu mungkin tidak menunjukkan tempat sampah, rak, zona, cabang, van, ruang pamer, atau lokasi luapan.

Jika staf harus mengingat setiap lokasi dengan hati, prosesnya lemah.

2. SKU serupa terlalu mudah tertukar

Beberapa item terlihat hampir sama.

Ukuran, warna, kadar, batch, tanggal kadaluwarsa, atau kemasan mungkin berbeda.

Jika barang-barang ini diletakkan berdampingan dengan label yang buruk, bahkan staf yang berpengalaman pun bisa memilih yang salah.

3. Satuannya tidak jelas

Satu barang dapat dibeli dalam karton, disimpan dalam kotak, dan dijual dalam potongan.

Jika daftar pilihan mengatakan "10" tetapi tidak dengan jelas menyebutkan potongan atau karton, kesalahan sudah menunggu untuk terjadi.

4. Pembaruan sistem terlambat

Stok boleh berpindah sebelum AutoCount atau sistem gudang diperbarui.

Pemilih pergi ke lokasi yang ditampilkan dalam sistem dan tidak menemukan apa pun.

Kemudian mereka mencari rak lain, bertanya pada seseorang, atau membuat tebakan terbaik.

Di situlah kesalahan dimulai.

5. Perubahan mendesak melewati daftar pilihan

Penjualan mengubah kuantitas.

Pelanggan mengubah pesanan.

Seorang manajer mengatakan pesanan harus keluar hari ini.

Jika perubahan ini terjadi di WhatsApp tetapi daftar pilihan yang dicetak tidak diperbarui, gudang bekerja dari informasi lama.

6. Batch atau kadaluwarsa tidak dikontrol

Untuk makanan, kosmetik, bahan kimia, suku cadang, dan banyak item lainnya, SKU yang tepat mungkin masih merupakan batch yang salah.

Jika daftar pengambilan tidak secara jelas menunjukkan aturan batch, kadaluwarsa, atau FIFO, pemetik dapat mengirimkan stok yang salah.

7. Packing tidak ada pengecekan kedua

Jika pengambilan salah dan packing tidak dilakukan pengecekan, maka pelanggan menjadi pemeriksa terakhir.

Itu sudah terlambat.

Pengepakan harus mengkonfirmasi barang, unit, jumlah, batch jika diperlukan, dan dokumen pengiriman sebelum barang meninggalkan gudang.

Contoh UKM Indonesia: Karton, Potongan, Cabang, dan Kebingungan Pesanan Mendesak

Bayangkan situasi ini.

Seorang pelanggan memesan 10 buah.

Barang dibeli dengan karton. Satu karton berisi 24 buah.

AutoCount menunjukkan stok di kantor pusat, namun beberapa stok sebenarnya ada di cabang. Beberapa juga disimpan di rak pelimpah.

Daftar pilihan dicetak di pagi hari.

Setelah makan siang, penjualan mengubah pesanan di WhatsApp.

Pemetik melihat "10", ingat bahwa pelanggan ini biasanya membeli karton, dan mengambil 10 karton.

Pengepakan dilakukan secara terburu-buru dan tidak menangkap kesalahan unit.

Pelanggan menerima terlalu banyak stok.

Orang-orang akan menyebut ini sebagai kesalahan memilih.

Namun masalah sebenarnya adalah rangkaian masalah yang lebih kecil:

• satuannya tidak jelas
• lokasinya tidak jelas
• perubahan pesanan tidak terkontrol
• pengepakan tidak sesuai dengan dokumen akhir

Seorang pemetik yang berpengalaman tidak dapat mengingat semua itu.

Apa yang Harus Diperbaiki Sebelum Membeli Pemindai

Pemindaian kode batang dapat membantu.

Itu dapat mengkonfirmasi kode item, mengurangi pengetikan, dan membuat catatan yang lebih jelas.

Namun pemindaian bukanlah jawaban pertama jika aturan gudang tidak jelas.

Sebelum membeli pemindai, putuskan:

• apa yang harus ditunjukkan oleh daftar pilihan
• apakah pemetik harus mengkonfirmasi item, kuantitas, unit, lokasi, batch, atau kadaluwarsa
• yang dapat mengubah pesanan setelah pengambilan dimulai
• siapa yang melakukan pemeriksaan pengepakan
• ketika AutoCount diperbarui
• pengecualian mana yang memerlukan persetujuan supervisor

Jika aturan-aturan ini tidak ada, pemindaian mungkin menjadi satu langkah lagi yang dilewati staf ketika keadaan menjadi sibuk.

Untuk keputusan pemindaian, baca [apakah Anda memerlukan pemindaian kode batang](/solutions/apakah-Anda-memerlukan-pemindaian kode batang).

Cara Menyelidiki 5 Kesalahan Pengambilan Gudang Terakhir

Jangan memulai dengan teori.

Ambil lima kasus kesalahan pemilihan baru-baru ini dan tinjau satu per satu.

Pemeriksaan sederhana ini akan menunjukkan dari mana harus memulai.

Perbaikan pertama mungkin berupa label, tata letak, pengaturan unit, format daftar pengambilan, pemeriksaan pengepakan, pemindaian, atau perubahan alur kerja gudang yang lebih besar.

Anda dapat melacak peningkatan dan mengurangi kesalahan pengambilan dengan memeriksa pengambilan yang salah per 100 pesanan, mengulangi kesalahan SKU, pengambilan ulang, pengembalian, nota kredit, dan keluhan pelanggan.

Kapan Menghubungkan Pengambilan, Pengepakan, dan AutoCount untuk Mencegah Ketidaksesuaian Stok

Jika AutoCount adalah bagian dari alur kerja Anda, tim harus mengetahui kapan stok dicadangkan, dikurangi, atau diperbarui.

Dalam beberapa pengaturan, pesanan penjualan mungkin mencadangkan stok.

Stok dapat dikurangi pada pesanan pengiriman, faktur, masalah stok, atau langkah konfigurasi lainnya.

Jawaban yang benar bergantung pada pengaturan Anda.

Tapi setiap orang harus mengikuti aturan yang sama.

Jika gudang mengambil dari satu dokumen dan mencatat tagihan dari dokumen lain, jejaknya bisa terputus.

Alur kerja yang lebih baik menghubungkan pemesanan, pengambilan, pengepakan, dokumen pengiriman, dan waktu AutoCount.

Jika kesalahan pengambilan terus terjadi pada staf yang berpengalaman, jangan mulai dengan menyalahkan orang lain.

Ambil lima kasus kesalahan pengambilan baru-baru ini dan petakan melalui penerimaan, lokasi, unit, pengambilan, pengepakan, dan waktu AutoCount.

Baca tentang sistem gudang inventaris, tinjau menghubungkan AutoCount ke pengambilan gudang, atau gunakan [daftar periksa stok yang hilang](/resources/daftar periksa stok yang hilang).

Siap untuk menemukan di mana kesalahan Anda dimulai? Periksa Alur Kerja Stok Saya.