Tại sao nhân viên kho có kinh nghiệm vẫn mắc lỗi Make khi lấy hàng

Người lấy hàng của bạn có thể biết rõ về kho hàng.

Họ biết mặt hàng, kệ hàng và khách hàng thường xuyên. Họ có thể đã làm việc với bạn trong nhiều năm.

Nhưng việc chọn sai vẫn có thể xảy ra.

Mục sai. Sai số lượng. Đơn vị sai. Lô sai. Vị trí sai.

Thật dễ dàng để nói: “Họ nên cẩn thận hơn”.

Đôi khi điều đó là đúng. Mọi người đều phạm sai lầm.

Nhưng khi lỗi chọn hàng tương tự tiếp tục tái diễn, vấn đề thường lớn hơn một nhân viên.

Điều này thường xảy ra do kho phụ thuộc quá nhiều vào bộ nhớ. Vị trí không rõ ràng. Các mặt hàng trông quá giống nhau. Các đơn vị đang bối rối. Những thay đổi đến muộn. Kiểm tra còn yếu.

Đây không phải là đổ lỗi cho nhân viên.

Đó là về việc sửa chữa quy trình lấy hàng.

# Sai lầm xuất hiện khi chọn hàng nhưng có thể bắt đầu sớm hơn

Việc chọn sai thường được nhận thấy trong quá trình lấy hàng, đóng gói, giao hàng hoặc sau khi khách hàng phàn nàn.

Nhưng nguyên nhân thực sự có thể đã bắt đầu sớm hơn.

Ví dụ:

• hàng hóa được nhận vào sai địa điểm
• hàng được giữ trong giá tràn
• nhãn kệ đã cũ hoặc không rõ ràng
• vị trí hệ thống chưa được cập nhật
• hai SKU tương tự được lưu trữ cạnh nhau
• Các đơn vị thùng carton, hộp và mảnh được trộn lẫn
• hàng đã được dành cho đơn hàng khác nhưng không được hiển thị rõ ràng
• doanh số bán hàng đã thay đổi thứ tự WhatsApp sau khi danh sách chọn được in

Trong những trường hợp này, người chọn chỉ là người tìm ra vấn đề.

Có vẻ như đó là một sai lầm khi chọn.

Nhưng nguyên nhân có thể là do nhận hàng, lưu trữ, dán nhãn, thiết lập đơn vị, thay đổi đơn hàng, kiểm tra đóng gói hoặc thời gian của hệ thống.

# Tại sao "Cẩn thận hơn" không khắc phục được lỗi lặp lại chọn sai

Kinh nghiệm giúp ích.

Người lấy hàng giỏi sẽ nhớ các mặt hàng ở đâu, khách hàng thường đặt hàng như thế nào và bao bì nào trông khác nhau.

Nhưng kinh nghiệm có giới hạn.

Kho càng ngày càng đông. Có nhiều SKU hơn. Nhân viên mới tham gia. Thay đổi bao bì. Lệnh khẩn cấp làm gián đoạn dòng chảy bình thường. Mọi người cảm thấy mệt mỏi.

Nếu quá trình này phụ thuộc vào một người có kinh nghiệm có thể ghi nhớ mọi thứ thì sai sót sẽ tiếp tục tái diễn.

Mục đích không phải là làm cho nhân viên sợ hãi.

Mục đích là làm cho việc chọn đúng dễ dàng hơn việc chọn sai.

# Bảy khoảng trống trong quy trình làm việc đánh bại những người chọn có kinh nghiệm

# 1. Vị trí không đủ rõ ràng

Danh sách chọn có thể hiển thị mã mặt hàng và số lượng.

Nhưng nó có thể không hiển thị thùng, giá, khu vực, chi nhánh, xe tải, phòng trưng bày hoặc vị trí tràn.

Nếu nhân viên phải ghi nhớ mọi địa điểm thì quy trình này sẽ yếu kém.

# 2. Các SKU tương tự quá dễ nhầm lẫn

Một số mặt hàng trông gần giống nhau.

Kích thước, màu sắc, cấp độ, lô hàng, ngày hết hạn hoặc bao bì có thể khác nhau.

Nếu những mặt hàng này đặt cạnh nhau với nhãn mác kém, ngay cả những nhân viên có kinh nghiệm cũng có thể chọn nhầm.

# 3. Đơn vị không rõ ràng

Một mặt hàng có thể được mua trong thùng carton, cất trong hộp và bán theo từng miếng.

Nếu danh sách chọn hàng ghi "10" nhưng không ghi rõ ràng số lượng hoặc thùng carton thì lỗi đã chờ sẵn để xảy ra.

# 4. Cập nhật hệ thống muộn

Hàng có thể di chuyển trước AutoCount hoặc hệ thống kho được cập nhật.

Người lấy hàng đi đến vị trí hiển thị trong hệ thống và không tìm thấy gì.

Sau đó, họ tìm kiếm một giá khác, hỏi ai đó hoặc đưa ra dự đoán chính xác nhất của mình.

Đó là nơi sai lầm bắt đầu.

# 5. Những thay đổi khẩn cấp bỏ qua danh sách chọn

Bán hàng thay đổi số lượng.

Khách hàng thay đổi đơn hàng.

Một người quản lý nói rằng đơn đặt hàng phải được thực hiện ngay hôm nay.

Nếu những thay đổi này xảy ra trong WhatsApp nhưng danh sách chọn in không được cập nhật thì kho đang hoạt động dựa trên thông tin cũ.

# 6. Không kiểm soát được lô hàng hoặc hạn sử dụng

Đối với thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, phụ tùng và nhiều mặt hàng khác, SKU đúng lô vẫn có thể bị sai lô.

Nếu danh sách chọn hàng không hiển thị rõ ràng quy tắc lô, hạn sử dụng hoặc FIFO, người lấy hàng có thể gửi nhầm hàng.

# 7. Đóng gói không có kiểm tra lần thứ hai

Nếu lấy hàng sai và đóng gói không kiểm tra, khách hàng sẽ là người kiểm tra cuối cùng.

Đã quá muộn rồi.

Việc đóng gói phải xác nhận mặt hàng, đơn vị, số lượng, lô nếu cần và chứng từ giao hàng trước khi hàng rời kho.

# Ví dụ về một doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam: Sự nhầm lẫn về thùng carton, miếng, chi nhánh và đơn hàng khẩn cấp

Hãy tưởng tượng tình huống này.

Một khách hàng đặt mua 10 chiếc.

Mặt hàng được mua bằng thùng carton. Một thùng carton có 24 miếng.

AutoCount hiển thị hàng tồn kho tại HQ, nhưng một số hàng hóa thực sự nằm ở chi nhánh. Một số còn được giữ trong giá chống tràn.

Danh sách chọn được in vào buổi sáng.

Sau bữa trưa, bộ phận bán hàng thay đổi thứ tự trong WhatsApp.

Người lấy hàng nhìn thấy "10", nhớ ra rằng khách hàng này thường mua thùng và lấy 10 thùng.

Đóng gói vội vã và không bắt được lỗi đơn vị.

Khách hàng nhận được quá nhiều hàng.

Mọi người sẽ gọi đây là một sai lầm khi chọn hàng.

Nhưng vấn đề thực sự là một chuỗi các vấn đề nhỏ hơn:

• đơn vị không rõ ràng
• địa điểm không rõ ràng
• việc thay đổi đơn hàng không được kiểm soát
• đóng gói không kiểm tra tài liệu cuối cùng

Một người nhặt hàng có kinh nghiệm không thể ghi nhớ tất cả những điều đó.

# Cần khắc phục điều gì trước khi mua máy quét

Quét mã vạch có thể giúp ích.

Nó có thể xác nhận mã mặt hàng, giảm việc gõ và tạo một bản ghi rõ ràng hơn.

Nhưng việc quét không phải là câu trả lời đầu tiên nếu các quy định về kho hàng không rõ ràng.

Trước khi mua máy quét, hãy quyết định:

• danh sách lựa chọn phải hiển thị những gì
• người lấy hàng có phải xác nhận mặt hàng, số lượng, đơn vị, địa điểm, lô hàng hoặc hạn sử dụng hay không
• ai có thể thay đổi đơn hàng sau khi bắt đầu chọn hàng
• ai kiểm tra đóng gói
• khi AutoCount được cập nhật
• trường hợp ngoại lệ nào cần có sự chấp thuận của người giám sát

Nếu thiếu những quy tắc này, việc quét có thể trở thành một bước nữa mà nhân viên sẽ bỏ qua khi mọi việc trở nên bận rộn.

Để biết quyết định quét, hãy đọc bạn có cần quét mã vạch không.

# Cách Điều Tra 5 Lỗi Chọn Kho Mới Nhất

Đừng bắt đầu bằng lý thuyết.

Lấy năm trường hợp chọn sai gần đây và xem xét từng trường hợp một.

Kiểm tra đơn giản này sẽ hiển thị nơi bắt đầu.

Cách khắc phục đầu tiên có thể là nhãn, bố cục, thiết lập đơn vị, định dạng danh sách chọn hàng, kiểm tra đóng gói, quét hoặc thay đổi quy trình làm việc trong kho lớn hơn.

Bạn có thể theo dõi sự cải thiện và giảm thiểu sai sót khi lấy hàng bằng cách kiểm tra các lượt chọn sai trên 100 đơn hàng, lặp lại lỗi SKU, lấy lại, trả lại, ghi chú tín dụng và khiếu nại của khách hàng.

# Khi nào nên kết nối Chọn hàng, Đóng gói và AutoCount để ngăn chặn tình trạng không khớp hàng trong kho

Nếu AutoCount là một phần trong quy trình làm việc của bạn, thì nhóm phải biết khi nào hàng được đặt trước, khấu trừ hoặc cập nhật.

Trong một số trường hợp, đơn đặt hàng có thể dự trữ hàng.

Hàng tồn kho có thể được khấu trừ khi đặt hàng giao hàng, hóa đơn, xuất kho hoặc một bước định cấu hình khác.

Câu trả lời đúng phụ thuộc vào thiết lập của bạn.

Nhưng mọi người đều phải tuân theo cùng một quy tắc.

Nếu kho lấy từ một tài liệu và hạch toán hóa đơn từ một tài liệu khác, dấu vết có thể bị hỏng.

Quy trình làm việc tốt hơn kết nối đơn hàng, lấy hàng, đóng gói, tài liệu giao hàng và thời gian AutoCount.

Nếu sai lầm khi chọn hàng liên tục xảy ra với những nhân viên có kinh nghiệm, đừng bắt đầu bằng việc đổ lỗi cho người khác.

Lấy năm trường hợp chọn sai gần đây và ánh xạ chúng thông qua việc tiếp nhận, vị trí, đơn vị, lấy hàng, đóng gói và thời gian AutoCount.

Đọc về hệ thống kho hàng tồn kho, xem xét kết nối AutoCount với việc lấy hàng tại kho hoặc sử dụng danh sách kiểm tra hàng tồn kho bị thiếu.

Sẵn sàng để tìm nơi bắt đầu những lựa chọn sai lầm của bạn? Kiểm tra quy trình làm việc trong kho của tôi.